Konsequentes Prozessmanagement
Mehr Qualität durch klar definierte Vorgaben
Datenschutz beachten
Doch wie können Datenschutz und Prozessmanagement miteinander vereinbart werden? Im alten Bundesdatenschutzgesetz waren die Tätigkeiten von Datenschutzbeauftragten zwar auch schon geregelt und die neue Regelung von 2018 weist wenig inhaltliche Veränderungen auf, wird jedoch viel ernster genommen, da sie im Blick der Öffentlichkeit steht. Auch sind die Strafen bei Regelverstößen erheblich höher. Datenschutz nach DSGVO-Vorgaben ist eine anspruchsvolle Aufgabe mit einigen Dokumentationspflichten. Um Fristen einzuhalten, müssen Unternehmen die Abläufe im Griff haben. Und das funktioniert nur, wenn Vorgänge und Verfahren in bestimmten Prozessen beschrieben sind und auch über Workflows ablaufen. Bigge kam auf die Idee, diese über Aeneis zu organisieren. Der Vorteil besteht in einem reibungslosen Ablauf. Beispiel Betroffenenanfragen: Jeder, dessen Daten verarbeitet werden, gilt nach der DSGVO als Betroffener, beispielsweise Besucher, die an einer Unternehmensführung teilnehmen. Es handelt sich also um personenbezogene Daten. Laut DSGVO hat jeder das Recht zu erfahren, welche Daten von ihm vorgehalten werden. Geht eine solche Anfrage ein, kann ermittelt werden, welche personenbezogene Daten in welchen Systemen verarbeitet werden. Dieser Prozess kann in Aeneis abgebildet werden. Auch der Ablauf wird dokumentiert.
Projekt ohne Schlussstrich
Prozessmanagement ist niemals abgeschlossen. Bei Reilling etwa verläuft die Prozessfreigabe regelmäßig über Workflows. Das betrifft alle Prozesse, die immer wieder im Fokus stehen. Die Verantwortlichen bekommen einmal im Jahr den Workflow zugeschickt mit der Frage, ob er noch in Ordnung sei und inklusive der Änderungen gelten solle. Das betrifft alle operativen und alle Managementprozesse. Beispiel aus dem operativen Bereich: Der ankommende LKW-Fahrer meldet sich an der Waage, das Personal sichtet die Frachtpapiere. Wenn sich einer dieser Schritte auch nur geringfügig ändert, etwa dass der Motor dabei laufen darf, muss die Stelle im Prozess geändert werden und Teil des Freigabe-Workflows werden. „Daran arbeiten wir aktuell.“
