Als ihr Implementierungspartner mitten in der ERP-Einführung Insolvenz anmeldete, stand der Fensterbauer Sky-Frame mit einer nicht funktionierenden Lösung da. Kumavision sprang ein und implementierte die eigene ERP-Branchensoftware. Dabei waren einige Herausforderungen zu meistern.
(Bild: Sky-Frame)
Fenster sind ein wesentliches Architektur-Element und je höher der architektonische Anspruch wird, desto größer sind auch die Anforderungen an die Fenster. In diesem High-End-Segment bewegt sich der Fensterbauer Sky-Frame. Vor 20 Jahren kam das erste Fenster des schweizer Unternehmens auf den Markt. Getrieben durch dynamisches Wachstum, war die Einführung eines ERP-Systems unumgänglich. Ein erster Versuch, eine Lösung auf dem Standard von Microsoft Dynamics NAV aufzubauen, scheiterte jedoch an der Insolvenz des damaligen Implementierungspartners. Sky-Frame stand von heute auf morgen mit einer nicht funktionierenden Lösung und ohne Partner da. „Wir wussten, dass unsere Ansprüche zu hoch für Dynamics NAV im Standard sind und wir eine spezialisierte Branchenlösung brauchen“, erklärt Andreas Maier, Projektleiter ERP bei Sky-Frame. „In den Präsentationen zeigte sich, dass uns die Branchenlösung der Kumavision, die auf Microsoft Dynamics basiert, mit einer Vielzahl von branchenspezifischen Prozessen ein breites Fundament liefert, auf dem wir aufbauen konnten.“
Die erste Herausforderung im Projekt war es, die Mitarbeiter für die neue Lösung zu gewinnen. Denn durch das gescheiterte erste Projekt war das Misstrauen groß. Die zweite Herausforderung war die Zeit. Denn während die Beteiligten das gescheiterte System am Laufen hielten, musste möglichst schnell die neue Lösung her. Die dritte und größte Herausforderung war das komplexe Geschäftsmodell von Sky-Frame: Vertriebsmitarbeiter weltweit konfigurieren die Fenster in einem eigens entwickelten Produktkonfigurator. Da jedes Fenster ein Unikat ist, fallen darin jede Menge Daten wie etwa Maße, Glasform, konstruktive Merkmale an. Insgesamt können das mehrere Hundert Positionen sein. Daraus wird ein Angebot generiert und die Informationen für die CAD-Konstruktion sowie die CNC-Maschinen in der Fertigung abgeleitet. Sämtliche Daten werden über eine Schnittstelle in Kumavision ERP importiert. Dieses generiert daraus alle Verkaufspositionen, Projektplanzahlen, Stücklisten, Komponenten und Artikel. „Allein diese Anbindung war eine große Herausforderung“, so Joel Ruh, Leiter digitale Transformation.
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Die Aluprofile für die Fenster werden als Meterware angeliefert und entweder im Haus pulverbeschichtet oder bei einem Dienstleister eloxiert. Nach Projekten sortiert warten sie im ebenfalls an das ERP-System angebundenen Hochregallager auf die Produktion. Denn der kritische Pfad ist das Glas. Für mehr Transparenz gibt es ein Ampelsystem, in dem Kunden sehen, ob bei Teil X die Produktion noch nicht begonnen hat (rot), es in der Produktion (gelb), gepackt (grün) oder auf dem Weg ist (blau). Es ist die Logistik, die die Abbildung des Material- und Werteflusses so komplex macht. Je nach Kundenwunsch müssen Positionen aus einem Verkaufsauftrag auf logistischer Seite zeitlich getrennt verschickt oder Positionen aus verschiedenen Verkaufsaufträgen zusammengeführt und auf Rechnungsseite wieder nach anderen Kriterien sortiert werden. „In einem ERP mit klassischem Belegfluss geht so etwas eigentlich nicht“, sagt Joel Ruh. Die Klammer, die das Gebilde zusammenhält, ist das Projektmodul der ERP-Software, in dem Fenster für ganze Bauvorhaben oder einzelne Bauabschnitte verwaltet werden können. Auch das Controlling findet dort statt. Da dies nicht genügte, erfolgt die Faktura aus dem Verkaufsauftrag, der eine virtuelle Lieferung simuliert. Die physische Lieferung wird dann über ein separates Modul abgewickelt. Zudem werden die Fenster auf speziellen Ladungsträgern verschickt, die mit einem Pfandsystem verwaltet und nach Gebrauch wieder in die Schweiz zurückgesendet werden. „Und für all das müssen Steuer und Wertefluss jederzeit nachvollziehbar bleiben“, erklärt Joel Ruh.
Damit wird auch die Auswertungsseite sehr komplex. „Power BI war für uns ein echter Game-Changer“, so Joel Ruh. „Damit haben wir alle relevanten Zahlen zur Unternehmenssteuerung auf einen Blick.“ Das zugrunde liegende Datenmodell ist jedoch vielschichtig. Informationen aus dem Produktkonfigurator, dem Projektmodul und dem ERP-System wie beispielsweise Projektplanzahlen, Verkaufsaufträge, Fertigungsaufträge, Bestellungen und Auslieferungen müssen zusammengeführt werden. Zahlen aus 300 bis 400 Tabellen müssen in Relation gesetzt werden.
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Joel Ruh und Andreas Maier wissen auch die weiteren Neuerungen zu schätzen – das Dokumentenmanagement mit ELO, die Projektzeiterfassung oder die Belegerfassung mit Document Capture. „Wir hatten zuvor nichts davon, mussten unsere Belege von Hand abtippen – und jetzt nehmen wir es bereits als selbstverständlich“, resümiert Maier. Die Mitarbeiter sparen durch die Integration der DMS-Lösung in die ERP-Software Zeit und müssen nicht ständig zwischen zwei Programmen wechseln.
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