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Kein Nutzen ohne Datenpflege

Fünf Tipps für saubere Stammdaten

Stimmen die Artikeldaten? Sind die Stammdaten genau und rechtskonform? Diese Fragen entscheiden über die Qualität fundamentaler Datenquellen. Wenn sich Fehler in die Stammdaten eingeschlichen haben, wirken sie womöglich quer durch alle Datenbanken und Prozesse hindurch. Diese und weitere Stolpersteine fasst folgende Checkliste zusammen.

Bild: ©Maridav/stock.adobe.com

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MDM-Check 1 – Stimmen die Artikeldaten?

Stammdaten liefern die Grundinformationen über alle betrieblich relevanten Objekte wie Produkte, Lieferanten oder Kunden. Wenn sich Fehler in diese Quellen eingeschlichen haben, können sie quer durch sämtliche Prozesse mitgeschleppt werden. Deshalb empfiehlt sich besondere Sorgfalt bei der Prüfung der Daten. Die Validierung sollte inhaltlich, rechtlich, semantisch sowie waren- und unternehmensspezifisch erfolgen. Dies erfolgt in modernen EDI-Lösungen schon bei der Dateneingabe automatisiert. So entfallen auch spätere Korrekturen durch den Kunden, da die Daten bereits vollständig und korrekt sind, wenn sie empfangen werden.

MDM-Check 2 – Sind die Stammdaten genau genug?

Besonders ärgerlich ist, wenn in den Stammdaten wichtige Informationen fehlen. Dem Aufbereiten von Produktdaten ist daher sehr wichtig. Attribute und Anforderungen sollten dabei je nach Markt und Empfänger aufbereitet werden. Später sind Firmen dann umso flexibler, wenn sie die eingehenden Anforderungen von Kunden erfüllen. Alle Warengruppen sollten berücksichtigt werden: Existierende Datenmodelle bilden die Grundlage, werden aber je nach Warengruppe um spezifische Attribute und Validierungen erweitert. Wenn Firmen ihr Stammdatenmanagement einem Update unterziehen, können sie dennoch Kontinuität wahren. So können etwa nach einer Datenanreicherung bereits existierende Datenquellen und Verträge mit Anbietern weiterhin genutzt und konsolidiert werden. Mit diesen wenigen Stellschrauben sichern Unternehmen ein multidimensionales und umfassendes Stammdatenmanagement.

MDM-Check 3 – Erfüllen die Daten die rechtlichen Vorgaben?

Großes Schadpotential geht von rechtlichen Mängeln in den Stammdaten aus. Solche Fehler haben nicht nur negative Auswirkungen auf Prozesse, sondern ziehen im Ernstfall Auseinandersetzungen mit Behörden oder Bußgelder nach sich. Verbraucherschutz wird in der EU und Deutschland sehr ernst genommen. Entsprechend umfangreich sind die rechtlichen Vorgaben, die heute mit der Erfassung und Vorhaltung von Daten einhergehen. Daher sollte man nie die Verpflichtung aus den Augen verlieren, rechtliche Konformität zu wahren. Mit automatisiertem Stammdatenmanagement lassen sich solche Fehler meist einfach verhindern. Alle Daten werden von Lieferanten, Herstellern oder Großhändlern automatisch nach den gesetzlichen Anforderungen des Zielmarkts aufbereitet.

MDM-Check 4 – Werden Stammdaten international gesteuert?

Wächst ein Unternehmen international, wächst der Anspruch an die Stammdaten. Sie sollten unbedingt global ihrer Funktion als wichtiges Steuerungselement gerecht werden. Stammdaten müssen in diesem Fall eine globale Lieferkettenunterstützung ermöglichen. EDI-Stammdatenmanagement bietet hier zahlreiche Funktionen und Gimmicks, die das Agieren auf internationalen Märkten vereinfachen. So werden die Stammdaten in unterschiedlichen Spracheinstellungen angezeigt und Übersetzungen ermöglicht. Zudem erfolgen Zoll- sowie Steuerkalkulation nach landesspezifischen Regelungen.

MDM-Check 5 – Werden Daten effizient verarbeitet?

Uneinheitliche Datenbestände erhöhen das Fehlerrisiko deutlich. Gerade eine Datenerfassung über interne und externe Quellen hinweg sollte daher vereinheitlicht werden. Stammdatenmanagement kann das Fehlerpotential durch eine Harmonisierung verhindern. Der Datennutzer sollte dazu Vorgaben machen. Definiert werden dann z.B. Pflichtfelder. Gerade wenn sehr viele Akteure an der Datenerfassung beteiligt sind, empfiehlt sich eine Lösung für Stammdatenmanagement, die eine einfache Bedienung ermöglicht. Moderne User-Experience-Designs sowie zahlreiche unterstützende Funktionen und Automatismen reduzieren den Aufwand der Dateneingabe und -annahme oft signifikant.


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