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Infrastrukturen ohne Grenzen

Internationaler ERP-Einsatz

Infrastrukturen ohne Grenzen

Viele Mittelständler expandieren international, etwa nach Asien, Amerika oder Osteuropa. Für die ERP-Systeme bedeutet das, Echtzeitdaten abliefern und länderspezifische Eigenheiten abbilden zu können. Doch der weltweite Einsatz muss strategisch geplant werden, denn zentrale und verteilte Infrastrukturen bringen unterschiedliche Vorteile mit sich.

(Bild: ©peshkova/stock.adobe.com) [1]

(Bild: ©peshkova/stock.adobe.com)

Zur Vernetzung von ausländischen Vertriebsbüros und Produktionsstandorten existieren in der Praxis grundsätzlich zwei Optionen: In einer zentral angelegten Architektur greifen die Mandanten aller Standorte auf eine Datenbank zu. Das andere Modell ist dagegen dezentral organisiert. Hier versorgen mehrere, verteilte Datenbanken jeweils eine Gruppe regionaler Gesellschaften mit Informationen. Die Entscheidung lokal versus zentral hat weitreichende Konsequenzen.

Datenzugriff für alle Regionen

Eine zentrale Datenbank bietet einen einheitlichen Daten- und Prozesskern für alle Niederlassungen und ermöglicht den direkten Informationsaustausch. Die Daten müssen dazu nur an einer Stelle aktualisiert und vorgehalten werden. Für dieses Ein-Datenbank-Modell sprechen vergleichsweise geringe Kosten für Anschaffung und Betrieb der Hardware. Ein weiteres Plus: Allen Landesgesellschaften steht der gesamte Lizenz-, Anpassungs- und Funktionsumfang unmittelbar zur Verfügung.

Zentral nicht immer optimal

Zentralisierung hat auch ihre Tücken: Gerade bei Unternehmen, die in sehr unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten, schmelzen die Zeitfenster für mögliche Wartungen bei einer zentralen IT-Infrastruktur auf ein Minimum. Selbst einfache Routineadministration wird so zur Herausforderung, ungeplante, dringende Eingriffe sind extrem aufwendig. Auch auf der Kostenseite gibt es Nachteile. Denn Landesgesellschaften haben möglicherweise Funktionalitäten zur Verfügung, die sie gar nicht benötigen. Ein Vertriebsbüro ohne Fertigung beispielsweise braucht kein Modul für die Produktionsplanung. Darüber hinaus werden Lizenzkosten für neue Module auf die Gesamtuserzahl bezogen. Durch ein Concurrent-User-Lizenzmodell lässt sich dieser Effekt etwas abfedern, wenn bedingt durch verschiedene Zeitzonen immer nur ein Teil der Nutzer gleichzeitig im ERP-System arbeitet. Ein weiterer Nachteil einer großen, zentral ausgerichteten Installation ist: Zusätzlich zu einem erhöhten Abstimmungs- und Testbedarf im Falle von Change Requests gestalten sich Releasewechsel oft sehr komplex, denn alle Gesellschaften müssen gemeinsam ein neues Release in Betrieb nehmen.

Internationaler ERP-Einsatz

Infrastrukturen ohne Grenzen

Risiken genau abwägen

Technische Probleme betreffen bei einer zentralen Architektur sofort alle Niederlassungen. Auch bei einem Datenleck ist der Schaden tendenziell größer als bei verteilten Systemen. Allerdings: Ein Problem muss in einer zentralen Infrastruktur nur einmal gefunden und behoben werden. Gegen einen zentralen Ansatz spricht, dass Zugriffsgeschwindigkeit und System-Performance entscheidend von der weltweit verfügbaren Bandbreite und Latenz der Internetverbindungen abhängen. Politische Gegebenheiten und lokale gesetzliche Änderungen bedingen zudem oftmals eine dezentrale Infrastruktur, beispielsweise in China. Dort müssen seit 2017 sensible und personenbezogene Daten lokal gehostet werden und dürfen das Land nicht verlassen. Sind so bewertete Daten betroffen, ist ein Ein-Datenbank-Modell de facto unmöglich.

Standards und Vergleichbarkeit

Andererseits bietet ein zentrales ERP-System aber auch viele Chancen. Alle Niederlassungen nutzen bereits erprobte Prozesse von Anfang an. Sie sind so viel schneller operativ und produktiv. Und auch wenn es dem einen oder anderen Country Manager nicht immer angenehm ist: Ein einheitliches Prozessgerüst zwingt zu einem standardisierten Vorgehen. Das bietet Chancen für eine gewisse Vergleichbarkeit, die sonst nahezu unmöglich wäre.

Verantwortlichkeit klären

Mit der technischen Implementierung einer ERP-Lösung ist es allein nicht getan. Für den Erfolg des internationalen ERP-Einsatzes sind außerdem der Datenzugriff und die Datenverwaltung entscheidend. Ein Modell mit zentraler Verantwortung und Verwaltung bietet eine hervorragende Grundlage, um ERP-Governance und Datensicherheit sicherzustellen. Gleichzeitig kann es dadurch aber zu Einbußen in der Produktivität kommen. Denn für einen effizienten Informationsfluss benötigen die lokalen Organisationen umfangreichen Zugang zu relevanten Daten. Je nach Situation kann es sogar erforderlich sein, die Verantwortung für die Daten teilweise oder komplett in lokale Hände zu geben. Die Zentrale verliert damit ein Stück Kontrolle. Dies gilt insbesondere bei Fragen des Stammdatenmanagements. Hier heißt es ebenfalls abzuwägen: Werden die Stammdaten zentralisiert über einen Mastermandanten gepflegt oder sollen die Landesgesellschaften selbst ihre Stammdaten aktualisieren und verwalten – oder gibt es einen Mittelweg?

Die passende Lösung finden

Bei der ERP-Infrastruktur gibt es keinen Ansatz, der für alle Fälle gleichermaßen sinnvoll ist. Die individuellen Gegebenheiten und strategischen Prioritäten im einzelnen Unternehmen müssen genau bewertet werden. Dazu gilt es, sämtliche Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen abzuwägen. Anschließend helfen erprobte Szenarien. Der Aufbau einer Architektur kann daher mit einem erfahrenen ERP-Berater deutlich schneller vorankommen.