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Grundlage für Individualisierung

ERP-System auf Touren gebracht

Nur Updates machen eine Software nicht zwangsläufig moderner. Das Kerpener Unternehmen Lucas-Nülle wechselte darum seinen ERP-Anbieter, um eine zukunftsfähige Basis für die eigene IT-Infrastruktur zu schaffen. Im neuen System kann das Unternehmen endlich kleinere Dinge in Eigenregie ändern, statt jedesmal seinen IT-Dienstleister beauftragen zu müssen.

Grundlage für Individualisierung - ERP-System auf Touren gebracht

Bild: Lucas-Nülle GmbH

Die global agierende Lucas-Nülle-Gruppe besteht aus drei Firmen, die jeweils auf unterschiedliche Gebiete der technischen und naturwissenschaftlichen Aus- und Weiterbildung spezialisiert sind. Zur inhabergeführten Unternehmensgruppe gehört die Lucas-Nülle GmbH mit Sitz in Kerpen. Sie entwickelt und produziert Trainingssysteme für Schlüsseltechnologien wie Elektrotechnik, Elektronik, Automatisierungstechnik, Mechatronik, Kommunikationstechnik und Kraftfahrzeugtechnik. Lucas-Nülle arbeitet weltweit mit mehr als 60 Vertriebspartnern zusammen und hat Niederlassungen in Shanghai und Williamsburg, USA.

Antiquiertes System

Das in Kerpen seit vielen Jahren verwendete ERP-System erfüllte zwar noch seine Aufgaben, aber: „Dieses EDV-Produkt erschien uns einfach antiquiert und auch mit dem Dienstleister waren wir in keiner Weise zufrieden“, schildert Ralf Kreider, Prokurist sowie IT- und Betriebsleiter, die Situation. So ließen sich auch kleine Änderungen nur mit verhältnismäßig großem Aufwand durchführen – etwa einem Pflichtenheft über mehrere Seiten. „Wenn ich den ganzen Aufwand und die Kosten rechne, brauche ich drei Jahre bis sich diese eine Kleinigkeit amortisiert hat, das ist nicht sinnvoll“, erläutert Kreider. Der IT-Leiter hatte einige Jahre zuvor mit dem Systemintegrator Cosmo Consult die ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV bei Phywe eingeführt, einem Schwesterunternehmen von Lucas-Nülle, Kreider wusste, dass Adminstratoren in diesem System selbst einiges ändern können, etwa grundsätzlich triviale Dinge wie Felder auszublenden. „Das sind oft geringfügige Anpassungen, aber die bringen dem einzelnen User eine Zeitersparnis – vielleicht nur drei Sekunden, aber bei dreißig Usern über zehn Jahre sparen wir viel Zeit und Geld“, schildert Kreider. Solche kleinen Verbesserungen kommen ständig vor. Sie gehören Kreider zufolge fast zum Tagesgeschäft, aber sie bringen das System ständig auf einen höheren Level. „Ich hätte gedacht, irgendwann ist das mal vorbei, aber das ist es nie“, erläutert der IT-Leiter. Vor dem Hintergrund dieser Erwägungen entschloss sich das Unternehmen, zusammen mit dem IT-Partner Cosmo Consult das Microsoft-ERP am Standort Kerpen einzuführen.

Das Auswahlverfahren entfiel

Ein Auswahlverfahren war nicht nötig, aufgrund früherer Erfahrungen war Cosmo Consult als Integrator gesetzt. Hinsichtlch der Investitions- und Zukunftssicherheit sprach die Marktposition von Microsoft dafür, dass die Software ständig entwickelt werde. Die Berater traten zudem noch deutlich kompetener und engagierter als die des alten Anbieters auf. Für die auf der ganzen Welt tätige Lucas-Nülle GmbH spielte zusätzlich die Internationalität eine wichtige Rolle, und auch hier konnte die Kombiniation aus Software und Partner überzeugen. Zu Beginn des Vorhabens besprachen die Projektverantwortlichen beim Fertiger und IT-Dienstleister die angestrebten Prozesse und überlegten, wie sie sich am besten abbilden ließen. Meistens konnten die Anforderungen durch eine Kombination des Standardsystems mit Zusatzmodulen von Cosmo Consult erfüllt werden. In einigen Fällen mussten jedoch entweder die Prozesse etwas angepasst oder das System individualisiert werden. „Integriert man in den Standard von Dynamics NAV spezielle Module, von denen ja gerade Cosmo Consult viele bietet, ist man immer noch dicht am Standard, dann aber an einem sehr ausgereiften und individuellen, und hat nur noch einen geringfügigen Anpassungsbedarf“, sagt Kreider.

Aufträge individuell gefiltert

Eine dieser Funktionen betraf die Fertigungsaufträge. Ein Filter sollte im System jene Aufträge anzeigen, deren Stücklistenpositionen im Lager vollständig vorrätig sind, damit die Aufträge von der Disposition sofort terminlich abgestimmt und freigegeben werden. Sie gelangen über den Drucker in der richtigen Reihenfolge ins Lager, werden dort kommissioniert und gehen in die Fertigung. Dieser Ablauf wurde zusätzlich mit einer Ampel ausgestattet. Bei Rot kann man etwa ein Fehlteil identifizieren und nachforschen, warum es fehlt. „So fangen wir keine halben Sachen an. Das kostet immer Zeit für’s Warten und Suchen und der Auftrag liegt halbfertig herum“, schildert Kreider. Als ausgesprochen nützlich erwiesen sich auch die sogenannten NAV-Notizen, die man als Kommunikationsmodul einführte. Disposition und Vertrieb kommunizieren innerhalb von Aufträgen nur noch über diese Notizen, die automatisch dokumentiert werden. Nicht über Outlook, sondern direkt aus einem Auftrag heraus lassen sie sich wie eine E-Mail an einen Kollegen schicken und bleiben dann für jeden innerhalb des Auftrags sichtbar. So lassen sich über den gesamten Fertigungszeitraum Termine und Veränderungen als Historie verfolgen. „Das führen wir jetzt auch bei den Artikeln ein, also Notizen über neue Stücklisten oder geänderte Fertigungsanweisungen“, kündigt Kreider an. Die Buchhaltung wurde ebenfalls integriert. „Man benötigt keine Schnittstelle und kann viele Kennzahlensysteme über Qlikview auf Knopfdruck auswerten“, sagt Kreider, „so kann man eine Firma sehr, sehr gut steuern.“ Auch in Hinblick auf die Bedienung wurde individualisiert. Im Rahmen des Rollouts wurden viele jener Felder im System ausgeblendet, die Anwender für ihre Arbeit nicht benötigen. Mitarbeitern sollen nur die Informationen angezeigt werden, die sie auch bearbeiten müssen.

Nicht mehr, aber effizienter

„Man kann nicht unbedingt sagen, dass wir jetzt etwas können, was wir vorher nicht beherrschten. Aber es war alles komplizierter, dauerte länger und war fehleranfälliger,“ schildert Kreider. Fertig ist der IT-Leiter – wie erwartet – nicht: „Fast jeden Tag optimiere ich wieder etwas. So haben wir jetzt ein erweitertes Anlagenmodul für die Buchhaltung eingeführt und nutzen das ERP-System zum Budgetieren.“ Diese Möglichkeit, kleine Änderungen selbst durchführen zu können, ist für ihn der große Vorteil. „Die Firma verändert sich auch ständig und passt sich an. jetzt kommt unsere Software endlich mit unserem Tempo mit.“

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