Generationswechsel bei SAP-Anwendern

Möglichst lautlos auf S/4Hana umstellen

Vom Umstieg auf SAP S/4Hana versprechen sich viele mittelständische SAP-Nutzer mehr Flexibilität und Agilität, wie eine Untersuchung des IT-Dienstleisters Arvato Systems und des Marktanalysten PAC ergab. Mehr Informationen zur Marktdurchdringung von S4/Hana und Tipps zur Implementierung liefert dieser Bericht.

Die für die Untersuchung von Arvato Systems und PAC befragten SAP-Anwender stehen dem neuen System von SAP überwiegend positiv gegenüber. Rund zwei Drittel versprechen sich durch S/4Hana eine Beschleunigung ihrer Prozesse und Datenanalysen. Mehr als die Hälfte rechnet damit, dass von der Softwareimplementierung eine Art Initialzündung ausgeht, um vorhandene SAP-Anwendungen und Infrastrukturen zu modernisieren. Immerhin noch 48 Prozent der Studienteilnehmer vertrauen darauf, dass S/4Hana benutzerfreundlicher, flexibler und besser anpassbar ist als die Vorgängerversionen.

Umstellung nimmt Fahrt auf

Fünf Prozent der Unternehmen haben die Implementierung auf S/4Hana bereits abgeschlossen, während sich neun Prozent während des Umfragezeitraums in der Einführungsphase befanden. Bei weiteren 18 Prozent ist die Umstellung fest eingeplant, so dass insgesamt also bereits fast ein Drittel der befragten Firmen das neue S/4Hana bereits nutzt oder kurz davor steht. 54 Prozent haben sich derzeit noch nicht festgelegt. Ist die Entscheidung, das neue System einzuführen, gefallen, steht man vor der nächsten Herausforderung: die passende Strategie einschließlich Kosten- und Zeitplan zu entwickeln. Folgende Handlungsempfehlungen helfen, möglichst lautlos umzustellen.

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Einen Neustart wagen

Für 68 Prozent der befragten Unternehmen besteht die wichtigste Forderung an die neue ERP-Lösung von SAP darin, bestehende Prozesse zu verbessern. Die Mitautoren der Studie von PAC favorisieren dafür den Greenfield-Ansatz, da sich S/4Hana an den Geschäftsbereichen – den Lines of Business – orientiert und nur so die Vorteile bei den Geschäftsprozessen, etwa die Performance bei Datenanalysen und die Handhabung der Analytics-Funktionen, voll zum Tragen kommen. Die Neuinstallation der SAP-Systeme entlang von Best-Practice-Prozessen gestattet es, die Prozesse von Grund auf neu zu strukturieren und sie dabei besser an sich wandelnde geschäftliche Anforderungen anzupassen. Laut der Studie wollen jedoch nur 33 Prozent der Unternehmen, die sich für das neue SAP-System entschieden haben, diesen Weg gehen. Zwei Drittel hingegen wählen den Brownfield-Ansatz. Hier erfolgt der Wechsel analog einem Upgrade oder einer Migration. Unter diesen Teilnehmern bevorzugt eine Mehrheit von 73 Prozent eine System Conversion, also eine rein technische Umstellung der SAP-Systeme. Die anderen 27 Prozent sprechen sich für einen Migrationsprozess aus, bei dem sie ihre SAP-Prozesse konsolidieren und harmonisieren. Man sollte im Vorfeld sehr genau analysieren, ob die Ziele der Umstellung auf Hana nur mit einer System Conversion zu erreichen sind.

Puffer einbauen?

Bei einem so komplexen IT-Vorhaben ist es nahezu unvermeidbar, dass Fehler auftreten oder es unvorhersehbare Abhängigkeiten gibt. Deshalb sollte man bei der Zeit- und Budgetplanung Spielräume für den Notfall einrechnen. Es gilt zudem, die Zeitplanung für das gesamte Vorhaben mit den Nutzern in Übereinstimmung zu bringen – bei größeren Unternehmen oder weltweiten Niederlassungen ein durchaus anspruchsvolles Unterfangen. Generell ist es empfehlenswert, mit der Vorbereitung für eine Conversion so früh wie möglich zu beginnen und das Projekt nicht unnötig hinauszuzögern.

Am Simulator prüfen

Es ist ratsam, im Vorfeld der Live-Schaltung umfassende Tests in einem Testmandanten zu absolvieren. Die Testnutzer sollten alle späteren Nutzergruppen vertreten. Beim Testen sind die typischen Prozessabläufe und Anwendungsszenarien durchzuspielen. Arvato Systems beispielweise führt standardmäßig eine so genannte Validation-Phase in der Sandbox durch.

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Expertise ins Haus holen

39 Prozent der Befragten plädieren dafür, im Zusammenhang mit der S/4Hana-Einführung externe Berater ins Boot zu holen. 27 Prozent aller Studienteilnehmer legen dabei den Fokus auf eine Prozessberatung zur Optimierung bestehender Geschäftsprozesse, 15 Prozent wünschen sich vor allem eine Beratung hinsichtlich der Implementierung neuer Geschäftsprozesse oder -modelle.

SAP-Wissen ist nicht genug

Für über 80 Prozent der Studienteilnehmer muss der externe Dienstleister die fachliche Kompetenz haben, um sie bei der Transformation ihrer Geschäftsprozesse zu beraten. Er sollte sich jedoch nicht nur mit SAP auskennen. Er muss wissen, wie das Unternehmen tickt, welche Besonderheiten es in seinen Geschäftsabläufen gibt und ein professionelles Verständnis für die Branche haben. Das sehen rund 70 Prozent der Befragten ähnlich und verlangen ein entsprechendes Branchen-Know-how von ihrem Dienstleister. Es ist anzuraten, einen neuen Partner vorab genau unter die Lupe zu nehmen und sich über Referenzen zu abgeschlossenen Projekten zu informieren, eine Empfehlung, die drei Viertel der Studienteilnehmer teilen.

Kompetente Leitung

Wie bei jedem Projekt muss jemand den Hut aufhaben. Dessen Entscheidungen sind dann für alle Ebenen verbindlich. Der ideale Projektleiter ist fachkompetent, durchsetzungsfähig und vertrauenswürdig. Zusätzlich sind persönliche Autorität sowie soziale und kommunikative Kompetenzen gefragt, um Konflikte zu lösen und die Umstellung voranzutreiben.

Die Hardware fit machen

Wer die neue ERP-Suite im eigenen Rechenzentrum betreiben möchte, braucht dafür Serverhardware, die auf Hana ausgelegt ist. Zudem sollte man im Vorfeld prüfen, inwieweit aktive Eigenentwicklungen mit der Hana-Datenbank kompatibel sind, und bei dieser Gelegenheit ggf. die unternehmenseigene IT-Landschaft entschlacken. Dabei kann man zwischen der On-Premises-Lösung und der Cloud-Variante wählen.