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F&E-Projekte erfolgreich steuern

Projektmanagement bei Continental

F&E-Projekte erfolgreich steuern

Um den Erfolg von F&E-Projekten zu messen, müssen Unternehmen im Controlling alle relevanten Projektdaten auswerten. Werden dafür verschiedene Tools eingesetzt, kann bei komplexen Vorhaben schnell die Übersicht verloren gehen. Um das zu vermeiden, führt die Reifensparte von Continental alle Projektdaten auf einer Plattform zusammen.

 (Bild: Continental AG) [1]

(Bild: Continental AG)

Im Jahr 2016 investierte die Division Reifen der Continental AG mehr als 260 Millionen Euro in Forschung und Entwicklung. Um diese Kosten im Vorfeld zuverlässig planen und während bzw. nach Abschluss eines Projekts einem Realitätscheck unterziehen zu können, betrieb die Reifensparte mehrere Jahre eine selbst entwickelte Lösung. „Die wurde allerdings von den Anwendern nicht gut angenommen“, berichtet Florian Kamke, Global Team Lead Analysis Solutions IT Competence Center R&D Tires bei Continental. Und sein Kollege Uwe Höppner, Service Owner Cplace bei Continental, ergänzt: „Die Benutzerfreundlichkeit ließ zu wünschen übrig, und die Performance war auch alles andere als optimal.“ Deswegen suchten die F&E- und die IT-Abteilung der Division Reifen 2015 gemeinsam nach einer geeigneten Alternative. „Wir stellten dann schnell fest, dass das Kostencontrolling meist Teil eines übergeordneten Projektmanagement-Ansatzes ist. Das nahmen wir zum Anlass, gleich nach einer Lösung zu suchen, die über kurz oder lang als zentrale Instanz für unser gesamtes Projektmanagement dienen kann“, erklärt Kamke. Die Wahl fiel auf das Tool Cplace der Münchner Firma Collaboration Factory. „Cplace hat sich hervorgetan als benutzerfreundliche, schlanke und flexible Lösung, die sich sehr gut intern und mit Standardmitteln weiterentwickeln lässt“, sagt Höppner.

Erste Schritte

Zunächst baute das interdisziplinäre Projektteam aus IT-Mitarbeitern und Fachabteilungen das Projektkostencontrolling auf, „allerdings immer mit dem Ausbau auf weitere Anwendungsfelder im Hinterkopf“, schildert Dr. Steffen Förster, Head of IT Competence Center R&D Tires bei Continental. „Da die Projektleiter für das Projektkostencontrolling ohnehin erste Projektstammdaten in das System aufnehmen müssen, war es naheliegend, auf dieser Basis weiterzumachen, sukzessive weitere Datenquellen zu integrieren und neue Use Cases zu realisieren.“ So wurde die Software Schritt für Schritt zu einem ‚Excel-Staubsauger‘ für die Projektdaten, die zuvor einzeln auf Laufwerken und in nicht verknüpften Tabellenkalkulationen lagen. Damit entstand eine zentrale Datenbasis für die Projektdaten. An dieser Stelle waren die flexiblen Schnittestellen des Tools von Vorteil. „Die Integration von SAP-Daten spielt nicht nur im Projektkostencontrolling, sondern auch in anderen Anwendungsbereichen eine wichtige Rolle“, betont Förster.

Zentrale Plattform

Nachdem das Projektkostencontrolling als erster Entwicklungsschritt abgeschlossen war, folgten in kurzen Abständen das Projektmonitoring und die Projektzeiterfassung. „Diese Anwendungsbereiche greifen unmittelbar ineinander“, sagt Kamke. „Soll- und Ist-Kosten, Zielerreichung, Zeitplanung und Zeiterfassung sind Aspekte, die im Projekt immer miteinander korrespondieren. Wir haben so die Basisfunktionalität einer umfassenden Projektmanagement-Plattform gelegt, die wir nun kontinuierlich ausbauen wollen.“ Heute dient Cplace als zentrale Anlaufstelle bei der Planung und Steuerung der F&E-Projekte. Projektleiter nutzen das System, um die Kosten zu planen und zu überwachen. Sie haben den aktuellen Projektstatus immer im Blick und können direkt aus dem Tool heraus Reports erstellen und im Unternehmen verteilen. Auch die Daten aus der Zeiterfassung fließen in die Lösung ein und füttern damit das Controllingmodul, das zudem kontinuierlich mit SAP-Daten versorgt wird. Dabei läuft das System stabil, was für Zufriedenheit sowohl bei den Anwendern als auch in der IT-Abteilung führt, die nun weniger Zeit für die Lösung technischer Probleme verwenden muss als bei der alten Lösung. Auch hinsichtlich der Bedienbarkeit ist das neue System ein Fortschritt gegenüber der vorherigen Lösung und brachte dadurch Zeitersparnis.

Ausbau geplant

Die Erfolge in der Anwendung des Tools haben dafür gesorgt, dass ein Ausbau der Cplace-Plattform geplant ist – für ein ganzheitliches Projektmanagement, das noch weitere F&E-Prozesse integrieren soll. Auch andere Unternehmensbereiche sind auf die Lösung aufmerksam geworden. „Wir sind in unserem Geschäft auf perfekte ‚time to performance‘ angewiesen, das leistungsfähigste Produkt zum genau richtigen Zeitpunkt, denn Reifen sind ein Saisongeschäft. Dabei unterstützt uns Cplace ganz hervorragend“, sagt Förster. Grundlage dafür ist auch die Offenheit der Lösung – „wir kommen an den Source Code heran, um bei Bedarf selbst etwas hinzuzuentwickeln“, meint Höppner. Förster fügt hinzu: „Und wenn wir neue Datenmodelle brauchen, sind die in Cplace einfach und schnell eingerichtet, so dass wir auf veränderte Rahmenbedingungen oder Anforderungen unmittelbar reagieren können.“