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ERP-Umstellung

Vom Angebot bis zur Auslieferung alles im Blick

Die Miditec Datensysteme GmbH stellt Produkte aus den Bereichen Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Raumautomation und Gebäudesicherheit her. Aufgrund steigender Anforderungen an die Produkte entschied sich das Unternehmen dazu, das ERP-System auszutauschen und so ist seit 2017 die Business-Software Deleco der Delta Barth Systemhaus GmbH in Bremen im Einsatz.

Bild: Miditec Datensysteme GmbH

Bild: Miditec Datensysteme GmbH

Die Miditec Datensysteme GmbH begann im Jahr 1983 damit, IT-Lösungen für die Automatisierungstechnik zu entwickeln. Mit den Jahren etablierte sich das Unternehmen als Anbieter von Soft- und Hardwarelösungen für Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, Raumautomation und Gebäudesicherheit. Entwickelt und produziert wird in Bremen, geliefert in die ganze Welt.

Komplette Neuausrichtung

Seit einigen Jahren tritt Miditec nicht mehr nur als Hersteller, sondern auch als Errichter auf. Durch die stets komplexer werdenden Projekte und Aufgaben war eine komplette Neuausrichtung der Arbeitsweise innerhalb des Unternehmens notwendig. Da das vorhandene ERP-System nicht mehr in der Lage war, den Anforderungen zu genügen, machte sich Miditec auf die Suche nach einem neuen System. Dieses sollte unbedingt eine Produktionsplanung, eine bessere Transparenz der Warenein- und -ausgänge sowie eine Fertigungsübersicht ermöglichen. Darüber hinaus gab es die Anforderungen, Angebote direkt aus dem System heraus erstellen zu können und diese nach Bestätigung in Aufträge umzuwandeln. Bisher wurde dieser Vorgang via Excel umgesetzt. Die Business Software Deleco der Delta Barth Systemhaus GmbH konnte diese Anforderung am besten abbilden und ist nun bereits seit Januar 2017 im Einsatz. Bei der Entscheidung spielten jedoch auch weitere Faktoren eine Rolle: „Wir waren schnell überzeugt von der Flexibilität. Unsere kundenspezifischen Anforderungen wurden gern erfüllt. Letztlich war auch das sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis ausschlaggebend für die Einführung des Systems“, erklärt Christoph Langenkamp, der die System-umstellung seitens Miditec als Projektleiter begleitet.

Sechs Monate Implementierungszeit

Die Implementierung des neuen Systems hat ca. ein halbes Jahr in Anspruch genommen. Im Zuge dieser fanden mehrere Workshops für die einzelnen Abteilungen statt. Noch während der Implementierungsphase entschied sich Miditec dafür, die Lizenzen aufzustocken. Mittlerweile arbeitet mehr als die Hälfte der Belegschaft mit der Software.

Daten aus dem Altsystem

Auch die Kunden- und Kontaktdaten aus dem Altsystem und dem bis dato verwendeten Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) wurden in die neue Lösung übernommen. Darüber hinaus ermöglicht ein individuell entwickeltes Portlet im Cockpit des ERP-Systems, die Daten zur Produkthistorie aus dem Altsystem zusammen mit den Statistikdaten aus Deleco anzuzeigen. Die Supportaktivitäten wurden im Nachgang ebenfalls aus dem bisherigen CRM-System importiert, sodass die Service-Hotline schnell auf die Arbeit mit dem neuen Tool umsteigen konnte.

Der Weg zum papierlosen Unternehmen

Trotz reibungsloser Einführung mussten die Arbeitsabläufe und die Organisation komplett neu überdacht werden. In erster Linie waren hierbei die Abteilungen Vertrieb, Verwaltung und Produktion betroffen. Im weiteren Verlauf kam auch die Supportabteilung dazu. Im Hinblick auf den angestrebten papierlosen Workflow wurde über die Optimierung interner Prozesse und der Kommunikation nachgedacht, um zukünftig eine optimale Zusammenarbeit der Abteilungen zu gewährleisten. „Ein gänzlich papierloser Workflow ist bis dato leider noch nicht möglich. Das liegt jedoch vor allem an den zum Teil eingefahrenen Strukturen innerhalb des Unternehmens“, resümiert Christoph Langenkamp. „Es ist unser erklärtes Ziel, diesen Zustand schnellstmöglich zu ändern und so den vollen Umfang der Möglichkeiten des Systems auszuschöpfen.“ Mit Ausnahme der Qualitätssicherung nutzen alle Abteilungen das ERP-System. Derzeit werden die Prozesse der Entwicklungsabteilung in das System übertragen, um die Abläufe auch in diesem Bereich zu optimieren.

Die Miditec-Produkte werden in Bremen produziert und weltweit ausgeliefert. (Bild: Miditec Datensysteme GmbH)

Die Miditec-Produkte werden in Bremen produziert und weltweit ausgeliefert. (Bild: Miditec Datensysteme GmbH)

Vom Angebot bis zur Lieferung

Wie sich die Abläufe bei Miditec verändert haben, soll im Folgenden skizziert werden. Zunächst erstellt der Vertrieb ein kundenindividuelles Angebot, wobei häufig mehrere Versionen mit unterschiedlichen Inhalten entstehen. Mit der Kopierfunktion können dabei Angebote dupliziert und einzelne Positionen ausgetauscht werden. Hat sich der Kunde entschieden und die Bestellung ausgelöst, kann die Auftragsverwaltung das entsprechende Angebot direkt in einen Auftrag umwandeln. Dieser wird dann seitens der Verwaltung disponiert und alle weiterführenden Schritte für die einerseits bestands- und andererseits vorgangsbezogene Disposition ausgelöst; die notwendigen Fertigungsaufträge werden angelegt. Der Einkauf hat alle Daten für die Materialbeschaffung auf einen Blick zur Verfügung. Die Fertigungsübersicht bietet Mitarbeitern in der Produktion jederzeit Auskunft über den Status der einzelnen Aufträge. Somit kann schnell reagiert werden, wenn es an einer Stelle im Produktionsprozess Probleme geben sollte. Ist das Produkt fertiggestellt, wird die Ware kommissioniert, geprüft und verpackt – alle benötigten Daten finden die Mitarbeiter im neuen System. Die Verwaltung erstellt im Anschluss die Lieferscheine sowie Versandpapiere und im Nachgang die Rechnungen zu den jeweiligen Aufträgen. Zum Schluss prüft die Buchhaltung den Zahlungseingang und gibt die Daten per Datev-Schnittstelle weiter.

Die nächsten Schritte

Als nächster Schritt ist der Anschluss der Telefonie über das System geplant. Auch soll die Miditec-Niederlassung in Dubai das System nutzen, um ebenfalls auf die vorhandenen Daten zugreifen zu können. Darauf aufbauend kann die Geschäftsleitung ohne großen Aufwand die Zahlen aus beiden Repräsentanzen einsehen. Das ERP-System ermöglicht es dafür bereits, die Benutzeroberfläche in verschiedenen Sprachen abzubilden und es individuell auf den Nutzer anzupassen. Miditec plant zudem den Einsatz des Deleco-Projektmanagements. Auch die Integration der Seriennummernverwaltung ist zeitnah geplant. So können Reparaturmaßnahmen anhand der entsprechenden Nummer zugeordnet und dokumentiert werden. Hieraus resultiert eine lückenlose Gerätehistorie. Auch bei diesen Visionen vertraut Miditec somit auf das Knowhow der Delta Barth Systemhaus GmbH.


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