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Technik vs. Kultur bei cloudbasierter Ressourcenplanung

Technik vs. Kultur bei
cloudbasierter Ressourcenplanung

Noch immer setzen viele Unternehmen auf Fax, E-Mail und Co, wenn es um die Steuerung ihrer Prozesse geht. Doch in cloudbasierten Systemen zum Enterprise Ressource Planning (ERP) sehen viele Unternehmen eine Transformationswelle, die andere Unternehmen bereits erfolgreich reiten – auch als Sprungbrett für ihre Internationalisierung. Doch Herausforderungen kultureller Art gibt es auf jeden Fall noch.

Cloudbasiertes ERP-Systeme sorgen für Transformationswelle [1]

Bild: ©everythingpossible / Adobe Stock

Der deutsche Mittelstand ist geprägt von Maschinenbauern und Anbietern für Steuerungssysteme oder Automatisierungslösungen. Diese klassischen Akteure liefern die Basisausstattung für produzierende Unternehmen vieler Branchen – vom Automobilzulieferer bis hin zu Produzenten halbfertiger Lebensmittel. Mag die Bandbreite der Anwendungsfälle auch unerschöpflich sein, eine operative Gemeinsamkeit gibt es: Die Produktions- und Logistikprozesse sind relativ komplex. Das trifft umso mehr zu, je stärker die Internationalisierung voranschreitet. In der Regel sind mehrere Standorte mit der Herstellung beschäftigt, und diese sind oft über mehrere Länder verteilt. Für den Vertrieb und die Logistik – insbesondere in ausländischen Märkten – gibt es häufig eigene Gesellschaften, die auch gemäß dem jeweiligen Landesrecht etwa in Sachen Finanzbuchhaltung agieren. Bisweilen verfügen solche Regionalableger noch über eigene Lagerkapazitäten, speziell bei bedeutenden weil umsatzstarken Märkten außerhalb Kontinentaleuropas; so lassen sich Lieferzeiten für fertige Produkte oder Ersatzteile verkürzen. Gleichzeitig senken die zentralisierte Produktion und die zum großen Teil konsolidierte Bevorratung die Aufwendungen für die eigentliche Herstellung gemäß eines Lean Production-Konzeptes.

Standardisierte Technik

Die Transaktionskosten hingegen steigen potenziell durch die zugehörigen Prozesse, wenn zahlreiche Systembrüche enthalten sind: Wandern Informationen per Fax, E-Mail, Tabellen und so weiter von Produktions- zu Logistikstandort, ist der Aufwand für die jeweilige Übertragung in die lokalen dezentralen Systeme oft hoch. Überdies steigt die Fehleranfälligkeit und damit -häufigkeit. Dass es solche Abläufe gibt, hat meist historische Gründe. Es ist eher die Regel als die Ausnahme, dass Unternehmen schneller wachsen als ihre Prozesse und die Infrastruktur. Hier können cloudbasierte ERP [2]-Systeme helfen, indem sie ausländische Standorte schnell und sicher anbinden. Skalierbare Systeme bieten demnach eine Chance, das Unternehmenswachstum zu beschleunigen. Auch finanziell bieten Cloudsysteme [3] mitunter Vorteile, da die Bereitstellung einfacher ist als eine On-Premise-Installation und weniger IT-Infrastruktur ausgerollt werden muss. Sowohl CAPEX als auch OPEX sprechen oft für die Lösung aus der Wolke. Zur Anbindung an vorhandene Infrastruktur unterstützen viele Cloudanwendungen inzwischen zudem etablierte Standards.

Die Implementierung

Die technologischen Herausforderungen bei der Inbetriebnahme von Cloudsoftware sind vergleichsweise gering. Entscheidend für die Umsetzung sind vielmehr die Analyse der Bestandssysteme und die Optimierung der künftigen Prozessverläufe – das klassische Handwerkszeug für jedes ERP-Projekt also. Bedenken sollten Unternehmen jedoch die Verfügbarkeit entsprechender Kapazitäten für die Anbindung an cloudb asierte Systeme. Nicht selten sind solche Unternehmen Hidden Champions aus dem Mittelstand. Sie sind meist mit Knowhow und viel Gründereinsatz in ländlichen Gebieten gestartet und dort gewachsen. Doch selbst heutzutage sind an solchen Standorten Breitbandanschlüsse noch keine Selbstverständlichkeit. Sind die grundsätzlichen Überlegungen angestellt und etwaige Hindernisse aus dem Weg geräumt, geht es an die Feinheiten beim internationalen Rollout: Mögen die technologischen Standards für die Anbindung einer ganzen Palette von Infrastruktursystemen bei den Unternehmen auch geklärt sein, kann das für die Finanzbuchhaltung anders aussehen. Denn die Gesetzgebung für Steuern, Qualitätsmanagement oder Compliance kann sich von Land zu Land maßgeblich unterscheiden. Die cloudbasierte ERP-Lösung muss das abbilden können, denn diese Aspekte fallen eher in die Kategorie Pflicht als Kür.

Management der Kulturen

Die Begleiterscheinungen der Internationalisierung lassen sich mit technischer Expertise und einer passenden Software gut bewältigen. Für weitreichende Veränderungsprojekte wie einer Umstellung auf cloudbasiertes ERP ist das nicht genug. Tatsächlich fällt geschätzt 40 bis 50 Prozent Aufwand an, um die weichen Faktoren einer Technologieumstellung in den Griff zu bekommen. Das beginnt schon bei Unternehmen, die ausschließlich beziehungsweise hauptsächlich in Deutschland agieren: Vertriebsmitarbeiter sehen in der Umstellung auf ein neues System vielleicht keinen direkten Mehrwert für ihre – provisionsabhängige – Vergütung und Sachbearbeiter sind nach vielen Jahren gewohnter Abläufe vielleicht nur wenig bereit etwa zu ändern. Noch größer ist die Herausforderung im internationalen Umfeld. Denn während bei einer innerdeutsch agierenden Firma vor allem individuelle Aspekte zählen, gibt es im Ausland grundlegende gesellschaftskulturelle Unterschiede zu beachten. Es ist wichtig, Ängste zu nehmen und Transparenz zu schaffen. Das kann schon damit beginnen, wenn Muttergesellschaften durch ein Cloud-ERP-System tiefere Einblicke in Zahlen bekommen oder stärker steuern möchten. Die Ausprägungen einer technologisch und betriebswirtschaftlich sinnvollen Lösung können für einzelne Länder oder Regionen befremdlich sein. Internationale IT-Dienstleister können dabei helfen, die weichen Faktoren bei einem weltweiten Rollout im Blick zu behalten. Das Risiko eines Fehlschlages kommt oft teuer. Denn wenn Mitarbeiter in Niederlassungen erst einmal Resistenzen gegen die Cloudlösung aufgebaut haben, ist viel Effizienzpotenzial einer solchen ERP-Lösung vergeben.


Arnim Eberle ist Head of Project Management & Prokurist bei der KCS.net GmbH (an Avanade Company); Dr. Rainer Bamberger ist Business Applications Lead bei der Avanade Deutschland GmbH.