ERP-Systeme

Cloudlösung oder On Premise?

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen, zeigt Optimierungspotenziale bei Prozessen auf und ist der Grund, warum Unternehmen neue Serviceleistungen bieten können. Bei der Wahl des passenden Systems haben KMUs zwei Möglichkeiten: eine integrierte Lösung im eigenen Haus oder ein ERP-System aus der Cloud.

Nicht-cloudbasierte ERP-Systeme sind noch immer sehr beliebt. Die Softwarelizenz wird einmalig erworben und das System kommt direkt im Unternehmen zum Einsatz. So sind die Geschäftsprozesse immer im Blick und sensible Daten gelangen nicht nach außen. Notwendig für den Inhouse-Betrieb des Systems sind dafür geeignetes Personal sowie eigene Server. ERP-Systeme können jedoch auch in der Cloud betrieben werden. Deartige Lösungen benötigen beispielsweise keine eigene IT-Infrastruktur und bieten einen ortsunabhängigen Zugriff auf Daten. Wie die integrierten On Premise ERP-Systeme, können auch Cloud-Lösungen alle Geschäftsprozesse abbilden.

Wo liegen die Daten?

Nach Einführung der DSGVO ist die Sicherheit wichtiger Daten von KMUs ein großes Thema – auch beim Kauf oder beim Mieten von Software. Unternehmen wollen wissen, wie es um den Schutz ihrer Daten bestellt ist, wenn diese nicht auf den eigenen Servern gehostet werden. Auch die Frage nach dem Standort der Server beschäftigt die Unternehmen. In Deutschland gelten dabei meist strengere Datenschutzregeln. Zudem bieten deutsche Betreiber oftmals eine Authentifizierung, regelmäßige Updates, eine SSL-Verschlüsslung sowie eine Firewall an. Doch auch integrierte On Premise ERP-Systeme müssen nicht immer sicher sein. Entsprechende Wartungen müssen beispielsweise vom Unternehmen oder dem IT-Partner selbst durchgeführt werden. Werden dadurch wichtige Updates zu lange hinausgezögert, kann das die Sicherheit der Daten gefährden.

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Welche Kosten fallen an?

Für integrierte Lösungen fallen folgende Kosten an: Kauf der Softwarelizenz, Wartung und Updates sowie die eigene IT-Infrastruktur. Beim ERP-System aus der Cloud wird die Software gemietet und es fallen monatliche Abogebühren an. Wartungen und Updates übernimmt der Betreiber selbst, eine eigene IT-Infrastruktur ist nicht notwendig.

Unterschiedliche Voraussetzungen

Eine richtige Antwort auf die Frage, welches ERP-System das Bessere ist, gibt es nicht. KMUs haben ganz unterschiedliche Voraussetzungen und Bedürfnisse, die bei der Wahl des passenden Systems eine entscheidende Rolle spielen. Deswegen ist es wichtig den Istzustand in allen Abteilungen und Bereichen des Unternehmens klar zu dokumentieren, ebenso wie den Zielzustand zu definieren.

Anforderungen im Pflichtenheft

Elementar ist das Anlegen eines Pflichtenhefts, in dem Unternehmen alle wichtigen Informationen festhalten, gliedern und priorisieren. Dies kann auch als Ausgangslage für das Gespräch mit einem ERP-System-Anbieter dienen. Unternehmen sollten darin beispielsweise festhalten, welche Daten wo gespeichert sind und wie viele Mitarbeiter an den jeweiligen Prozessen beteiligt sind. Ist die Bedarfsanalyse erfolgt, sollte im zweiten Schritt genau festgelegt werden, welche konkreten Ziele das Unternehmen mit der Einführung eines ERP-Systems verfolgt. Je präziser diese Ziele definiert werden, desto besser sind die Anforderungen an ein ERP-System erkennbar. Aufgrund dieser Ansprüche lässt sich die Entscheidung für ein ERP-System aus der Cloud oder für eine integrierte On-Premise-Lösung schneller und leichter treffen. Dabei sollten folgende Punkte abgebildet werden:

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• Welche Geschäftsprozesse sollen (in Zukunft) abgebildet und optimiert werden?
• Welche Potentiale sollen erschlossen werden?
• Welche Probleme sollen gelöst werden?
• In welchen Bereichen sollen Zeit und Kosten minimiert werden?
• Welche Prozesse sollen automatisiert werden?
• Welche Aufgaben sollen besser kontrolliert, koordiniert und dokumentiert werden?
• Welche Daten werden in das ERP-System übertragen?
• Wie viele Mitarbeiter sollen mit dem ERP-System arbeiten?
• Wie flexibel muss der Zugriff auf die Daten sein?
• Welches Budget steht für das ERP-System zur Verfügung?

Ist der Istzustand ermittelt und sind die Ziele festgelegt, können Unternehmen nun die verschiedenen Anforderungen mit den jeweiligen ERP-Systemen vergleichen. Die Entscheidung für ein System sollte dabei keine Hauruckaktion sein. Unternehmen sollten zudem darauf achten, dass das System durch zusätzliche Module erweiterbar ist.

Individuelle Entscheidung

Ob KMUs ein ERP-System On Premise oder aus der Cloud einsetzen ist immer eine individuelle Entscheidung. Es kommt auf die eigenen Ansprüche und Bedürfnisse an. Ein detailliertes Pflichtenheft kann dabei helfen, alle Überlegungen festzuhalten und gut überlegt die unternehmenswichtigen Entscheidungen zu treffen.

Tobias Ambrosch ist Marketing Communications Manager bei der Selectline Software GmbH.