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ERP-System einführen ohne Fallstrick

Regeln für den Rollout

Bei der Einführung einer Software für Enterprise Resource Planning gilt es viele unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen, diese richtig zu planen und deren Umsetzung zu überwachen. Eine Faustregel sagt: Je müheloser und unaufgeregter eine Systemeinführung zum Zeitpunkt der Live-Setzung erscheint, desto mehr wurde im Vorfeld richtiggemacht.

Einführung | ERP-Systeme | ERP-Nutzung in der Produktion: Arbeiten Sie schon oder suchen Sie noch?

Bild: Barc GmbH

Neben technischen Themen ist bei dem Rollout einer ERP-Anwendung vor allem die Verankerung von Projekt und Programm in der Organisation ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wie bei jeder Reise sollte auch der Weg vom Lastenheft zum Go-Live gut geplant und vorbereitet werden. Im Folgenden werden wesentliche Stellschrauben behandelt.

Flexibles System

ERP-Systeme helfen, Daten und Prozesse zu strukturieren und damit die Nutzung der Informationen zu erleichtern. Schon bei Projektbeginn sollte festgelegt werden, welches System für welche Aufgaben zuständig ist – insbesondere beim Zusammenspiel zwischen Produktdatenmanagement-System (PDM) und ERP-Lösung. Produktionsplanung und -realität müssen in Einklang gebracht werden – von den Verwaltungsprozessen bis zur Leistungserstellung. Dabei müssen auch typische Anwendungsfälle wie dringende Aufträge, technische Probleme oder Ausfall von Mitarbeitern unterstützt werden. Um dies praxisnah abbilden zu können, sollte der Erfahrungsschatz der Produktionsmitarbeiter in das Projekt einfließen.

Projekte realistisch planen

Eine ERP-Einführung ist IT- und Organisationsprojekt zugleich. Die Organisation sollte also möglichst früh bei der Lastenhefterstellung und der System-/Anbieterevaluation eingebunden werden. Hier ist zu definieren, wer wann und in welchem Zeitrahmen welche Aufgaben ausführt Zu Beginn der Systemeinführung gilt es eine möglichst realistische und vollständige Projektplanung zu erarbeiten. Neben den Projektphasen sind alle relevanten Arbeitspakete zu benennen und zu strukturieren. Nicht selten werden hier komplette Aufgaben wie die Altdatenaufbereitung zur Migration vergessen. Auch Unwägbarkeiten müssen berücksichtigt und abgeschätzt werden. Für eine realistische Planung des Projektverlaufes sollten auch Ferien- und Urlaubszeiten sowie saisonale Besonderheiten eingeplant werden. Das reduziert unnötige Doppelbelastungen sowie Engpässe und ruhigere Zeiten können effizienter genutzt werden.

Den Rahmen definieren

Zur Dokumentation von Regeln, Organisation, Verantwortlichkeiten sowie der Kommunikationsregeln hat sich ein Projekthandbuch bewährt. Es dient als zentrale Informationsquelle für gültige Rahmenbedingungen, Ziele und Zusammenhänge und wird bei Änderungen fortgeschrieben. Hier wird etwa auch festgelegt, wer zum Gremium gehört, das über Change Requests entscheidet oder wer die Schulungsunterlagen für die Enduser erstellt. Das Anwenderunternehmen sollte sich aber gut überlegen, wen er mit welchen Aufgaben betraut und welche Kompetenzen und Befugnisse der jeweilige Projektmitarbeiter erhält.

Klassisch oder agil eingeführt

Die meisten Systemanbieter haben ihre eigene, präferierte Projektmethode, die sich potenzielle Kunden im Vorfeld genau erläutern lassen sollten. In der Praxis werden immer seltener klassische Implementierungsmethoden wie das Wasserfall- oder V-Modell angewandt, die zwischen langer Planungsphase und Umsetzung unterscheiden. Auch rein agile Methoden wie Scrum liefern nicht immer das gewünschte Ergebnis. Die meisten Methoden der Anbieter liegen irgendwo dazwischen. In der Regel werden im Vorfeld Meilensteine definiert und die Systemeinführung somit in kleinere, in sich abgeschlossene, Projektphasen aufgeteilt, die einzeln abgenommen werden und aufeinander aufbauen.

Lernkurven beachten

Jedes Teammitglied – aber auch die gesamte Organisation – durchläuft im Rahmen des ERP-Projekts eine Lernphase. Wird diese berücksichtigt, kann effektiver und lösungsorientierter gehandelt werden. Nicht alle Eventualitäten können im Vorfeld bedacht werden, zudem entstehen auch im Laufe des Projekts noch wertvolle Ideen. Die Zieldefinition sollte daher den Rahmen vorgeben, in dem man während des Projekts noch agieren und notwendige Änderungen durchführen kann. Oft wird der Anpassungsaufwand überschätzt, da man von bisherigen Prozessen ausgeht und die Möglichkeiten der neuen Systeme nicht ausreichend kennt. Daher werden häufig in frühen Projektphasen Anforderungen formuliert, für die es einfachere Lösungswege geben würde.

Von Anfang bis Ende gedacht

Mit Einführung einer ERP-Lösung verlagern sich oft auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Eine rein arbeitsplatz- beziehungsweise mitarbeiterbezogene Systemeinführung würde hier zu kurz greifen. Eine prozessbezogene Implementierung führt dazu, dass die Anforderungen sowie die Auswirkungen von Entscheidungen übergreifend betrachtet werden. Das erhöht die Qualität der Unterstützung, gleichzeitig werden die Beteiligten umfassend eingebunden und können mitentscheiden.

Einführung | ERP-Systeme | Verankerung in der Organisation

Bild: Barc GmbH

80/20-Regel für Änderungen

Bei jeder ERP-Lösung wird es Prozesse oder Aufgaben geben, die nicht wie gewünscht dargestellt werden können. Hier sollte man sich kritisch verschiedene Fragen stellen, um das Kosten-Nutzen-Verhältnis zu bestimmen: Wie relevant ist dieser Prozess oder diese Aufgabe für unser Kerngeschäft? Wie häufig müssen wir diesen Prozess oder diese Aufgabe ausführen? Wollen beziehungsweise müssen wir hierfür tatsächlich das System modifizieren? Welche Auswirkungen hat die Änderung auf andere Prozesse oder Systeme? So können aus der Fülle von Anpassungsideen einige wenige, kritische Prozesse und Funktionen identifiziert werden, deren Individualisierung ohne viel Zeitverlust einen Mehrwert liefert.

Nicht alle können gut schulen

Rechtzeitig vor Inbetriebnahme müssen alle künftigen Anwender eingewiesen und geschult werden. Dabei darf der Fokus nicht auf den einzelnen Funktionen des Systems liegen, sondern auf der Bearbeitung der konkreten Aufgaben der späteren Anwender. So wird der erforderliche Kontext vermittelt. Idealerweise werden diese Schulungen nicht durch den Systemanbieter, sondern durch eigene Mitarbeiter durchgeführt, die das System und die Prozesse kennen. Da aber Wissensvermittlung nicht unbedingt zu deren Arbeitsalltag gehört, könnten Berater des Systemlieferanten die ersten Schulungen flankieren.

Go-Live ist nicht nur ein Tag

Anwender brauchen Ansprechpartner für fachliche Fragen und bei Bedien- oder Verständnisproblemen. Fehlen diese Kontaktpersonen, drohen Projekte aufgrund mangelnder Akzeptanz und Nutzung zu scheitern – obwohl das Werkzeug womöglich gut funktioniert. Eine gut erreichbare und aussagefähige Anlaufstelle im Unternehmen kann helfen, das Thema ERP in der Organisation breiter zu verankern.

Mitdenken und handeln

Der Erfolg einer ERP-Einführung wird durch die umfassende Planung des je nächsten Projektschrittes bestimmt. Unwägbarkeiten sollten stets antizipiert werden, um reagieren und lernen zu können. Ein gut vorbereitetes Projektteam kann ein großes Potenzial entfalten und kreative Lösungen sowie Verbesserungen erarbeiten. Gerade solche Ideen und so entstehendes Wissen schafft über das System hinaus einen langfristigen Mehrwert für das Unternehmen.

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