Wenn nur der Wandel beständig ist, kommt es bei einer ERP-Software vor allem auf eines an: Sie muss sich unkompliziert konfigurieren und anpassen lassen. Nur dann können Unternehmen neue geschäftliche Anforderungen rasch und kosteneffizient umsetzen. Dazu muss die Software einige Grundbedingungen erfüllen.
Bild: IFS Deutschland GmbH & Co. KG
Das Marktumfeld der Unternehmen ist durch die Digitalisierung von kontinuierlichem Wandel geprägt. Sie erschließen neue Märkte, kooperieren mit neuen Geschäftspartnern, setzen neue Prozesse um und expandieren in neue Regionen. Den ERP-Systemen als Herzstück der Unternehmens-IT kommt dabei eine entscheidende Rolle zu: Sie dürfen diesem Wandel nicht im Weg stehen, sondern müssen ihn im Gegenteil flexibel unterstützen. Damit sie dieser Aufgabe gerecht werden können, sollten sie einige grundlegende Eigenschaften mitbringen. Die Daten, die eine ERP-Software sammelt und visualisiert, unterstützen die geschäftlichen Entscheidungen, die die Mitarbeiter treffen. Damit sie diese Möglichkeit auch aktiv nutzen, muss ihnen ein attraktiver und intuitiver Zugang geboten werden. Von den Mobilgeräten, Apps und sozialen Netzwerken aus ihrem Privatleben sind sie heute größtmögliche Flexibilität, Gestaltungsfreiheit und Individualität gewohnt – und dasselbe erwarten sie inzwischen auch von einer ERP-Software. Deshalb sollte sie nicht nur auf jedem Endgerät inklusive Smartphones, Tablets und Notebooks zur Verfügung stehen, sondern sich auch auf sämtlichen Endgeräten unkompliziert nutzen lassen. Das fängt mit einer personalisierbaren Benutzeroberfläche für den Einstieg in die Software an, die sich an die verschiedenen Aufgaben und Rollen der User ebenso anpassen lässt wie an ihre persönlichen Präferenzen; und setzt sich mit Tools wie Echtzeit-Benachrichtigungsdiensten, Sprachsteuerung oder sozialen Unternehmensnetzwerken fort.
Flexibilität ist aber nicht nur bei der Nutzung, sondern auch schon bei der Implementierung einer ERP-Software gefragt, denn sie kann kostspielig sein, den Geschäftsbetrieb aufhalten und weitere Risiken beinhalten. Abhilfe kann eine komponentenbasierte Software schaffen, bei der zuerst nur benötigte Elemente ausgewählt und bei Bedarf durch weitere Module ergänzt werden. So geht die Einführung oft schneller und die Lösung macht sich früher bezahlt. Darüber hinaus sollte die Software auch verschiedene Implementierungsoptionen bieten. Die Cloud gewinnt inzwischen auch bei Unternehmen im deutschsprachigen Raum zunehmend an Akzeptanz und immer mehr lokale Implementierungen werden durch hybride Modelle ersetzt. Die meisten dieser Modelle bilden eine Kombination aus cloudbasierten und lokalen Lösungen von mehreren Anbietern und viele Unternehmen verfügen mittlerweile über eine teilweise cloudbasierte Infrastruktur. Das ERP-System sollte derartige Modelle unterstützen und Installationsoptionen mitbringen, die sowohl den aktuellen Unternehmensanforderungen entsprechen als auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigen. Vor allem international tätige Unternehmen wollen ihre ERP-Software vielleicht als globale Single-Instance-Anwendung betreiben können. So lassen sich Komplexität und Kosten weltweit reduzieren und die Daten besser analysieren und nutzen. Zudem ermöglicht es eine globale Verwaltung aller Mitarbeiter, unabhängig vom Aufenthaltsort und der jeweiligen Organisationsstruktur.
Für Flexibilität im Betrieb kann eine ERP-Software sorgen, wenn sie eine mehrstufige Anwendungsarchitektur bereitstellt. Entwicklung und Verwaltung lassen sich so in verschiedenen Architekturschichten unabhängig voneinander verändern, wodurch Lokalisierungen, Anpassungen und Konfigurationen vereinfacht werden. Außerdem können Unternehmen damit den Pflegeaufwand reduzieren. Sind Source Code, Lokalisierungen, Erweiterungen und Modifikationen in Form verschiedener Schichten voneinander getrennt, sind auch Aktualisierungen der Software leichter möglich. Der Betrieb der Software im so genannten ‚Evergreen‘-Modus, bei dem ein Unternehmen stets über die aktuelle Version verfügt, wird damit erheblich erleichtert. Wenn Unternehmen ihre Software regelmäßig auf den neuesten Stand bringen, haben sie auch zeitnah Zugang zu den Systemverbesserungen des Softwareherstellers und können mehr aus ihrer Investition herausholen.
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Aber nicht nur die ERP-Software selbst, sondern auch ihr Anbieter sollte flexibel sein, etwa bei der Produktentwicklung. Der Anbieter sollte den Anwenderunternehmen ermöglichen, Einfluss auf diese Entwicklung zu nehmen, damit auch künftige Versionen ihren Bedürfnissen gerecht werden. Einige Anbieter sammeln und priorisieren die Produktanforderungen ihrer Anwender, um die Weiterentwicklung stets am konkreten Bedarf auszurichten. Um zu einer Entscheidung für das passende ERP-System zu gelangen, könnten interessierte Firmen zudem einen anderen Kunden des Softwareherstellers besuchen und sich vor Ort einen Eindruck von dem System zu verschaffen. Die Auswahl und Implementierung einer ERP-Software ist eine strategisch wichtige Entscheidung. Natürlich ist es utopisch, schon heute die künftigen regulativen Auflagen oder neue Geschäftsmodelle vorherzusehen. Deshalb ist es umso wichtiger, seine ERP-Software schon heute flexibel konfigurieren und anpassen zu können.
Herbert Feuchtinger ist Vice President Consulting & Support bei IFS Europe Central.
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