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Das Einmaleins fürs Pflichtenheft

Schlüssel zum Digitalisierungserfolg

Das Einmaleins fürs Pflichtenheft

Agile und anwenderfreundliche Geschäftssoftware ist ein Schlüssel zum Digitalisierungserfolg. Um die passende ERP-Lösung möglichst reibungslos einzuführen, muss schon das Lasten- beziehungsweise Pflichtenheft stimmen. Auf die folgenden fünf Punkte sollten Unternehmen bei der Erstellung achten, um den Grundstein für den Projekterfolg zu legen.

Pflichtenheft [1]

Bild: Godesys AG

1. Zuerst die Projektplanung durchdenken

Bevor es losgeht, sollten Unternehmen bedenken: Die ERP [2]-Auswahl ist ein Projekt. Die Einführung ein anderes. Deshalb sollten sie sich an die Grundregeln für erfolgreiches Projektmanagement [3] halten und keine ERP-Auswahl starten, solange keine Klarheit über die damit verbundenen Ziele, die zur Verfügung stehenden Mittel und die zeitlichen Vorstellungen besteht. Ist die Freigabe zur Auswahl aber erteilt und gibt es eine klare Budgetvorstellung, dann steht dem Beginn des ERP-Auswahlprojekts nichts mehr im Wege. Ein gutes Projekt braucht auch eine eindeutige zeitliche Vorgabe. Für einen im Mittelstand üblichen ERP-Auswahlprozess ist mit mindestens drei Monaten zu rechnen. Gilt es aber, die Entscheidung für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Intercompany-Prozessen oder aber internationalen Anforderungen zu treffen, kann die notwendige Zeitachse für eine professionelle ERP-Auswahl auch schnell auf sechs Monate anwachsen. Die generellen Prozessabläufe und Organisationsstrukturen des jeweiligen Unternehmens sollten vor dem Start eines ERP-Auswahlverfahren also unbedingt bekannt sein.

2. Geschäftsprozesse stehen im Fokus

Die erfolgreichsten Projekte sind erfahrungsgemäß die, bei denen sich Interessent und Anbieter gemeinsam an einen Tisch setzen und offen über die individuellen Anforderungen reden. Dabei sollten die Geschäftsprozesse ganz klar im Vordergrund stehen und nicht die Features, denn die ergeben sich automatisch aus den Prozessen. Wichtig im Anbieter-Entscheidungsprozess sind die weichen Faktoren, die kein ERP-Pflichtenheft abdeckt: Die Chemie zwischen Hersteller und Kunde muss stimmen, denn die ‚Ehe‘ mit dem ERP-Anbieter hält durchschnittlich acht bis zehn Jahre. Sind die Ziele abgesteckt, fällt es auch leichter, die fachlichen Anforderungen an das neue ERP-System festzulegen, also das ERP-Pflichtenheft aufzustellen. Der sicherste Weg dazu ist, dass Projektverantwortliche bereits heute im Einsatz befindliche Funktionen auflisten und diese dann Schritt für Schritt um die gewünschten Funktionen der einzelnen Fachabteilungen ergänzen.

3. Zwischen Projektzielen unterscheiden

Bei der Aufnahme ins Lastenheft sollten die einzelnen Funktionen auch auf ihre Relevanz zur Erreichung der Projektziele überprüft und kategorisiert werden, am besten in ‚kritisch‘ und ’nice to have‘. Es muss bei jedem Punkt auch bedacht werden, ob und inwieweit dieser Einfluss auf die Kostenschätzungen der möglichen Lieferanten haben kann. Viele Standardfunktionen werden von den meisten Anbietern erfüllt, gleichwohl sollten sie zur vertraglichen Sicherheit immer im Lastenheft aufgeführt sein. Wichtig ist an dieser Stelle, dass Unternehmen eigenständig ein Gefühl entwickeln können, welche Funktionen den jeweiligen Anbieter herausfordern. Dies wird ihnen nur gelingen, wenn beide Seiten umfassend und ehrlich kommunizieren.

4. Kurz und zielführend formulieren

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein ERP-Pflichtenheft von mehreren hundert Seiten mit bis zu einigen tausend Fragen ist heutzutage beinahe die Regel. Das zeugt von der Unsicherheit der produzierenden Unternehmen. Die Bilanz hierbei: Kein noch so großer Fragenkatalog, kein externer Rat und auch kein auf endlosen Seiten ausgebreitetes Prozessmodell oder Workflow-Diagramm sagt am Ende aus, ob die jeweiligen Anwender im Unternehmen die Software intuitiv bedienen und damit im Alltag nutzen. Und nur in seltenen Fällen können die im Stenogrammstil abgefragten Systemeigenschaften belegen, dass das anfragende Unternehmen eine benötigte Systemfunktion im Vorfeld wirklich so detailliert beschrieben hat, dass das einführende Unternehmen vertraglich auch eindeutig verpflichtet ist. Ein Rat daher: Kurz und knapp halten, dafür aber präzise und zielführend formulieren, statt lang und ausschweifend!

5. Auf den Inhalt kommt es an

Viele Features bringen Unternehmen nicht weiter. Die Automobilindustrie hat aus guten Gründen noch nie versucht, einen Supersportwagen mit einem Kieslaster zu kreuzen. Ähnlich ist es mit dem ERP-Pflichtenheft: Wenn sich Prozesse gegenseitig ad absurdum führen oder Funktionalität eingefordert und – noch schlimmer – teuer eingekauft wird, die mit den benötigten Geschäftsprozessen nichts zu tun hat, können kaum sinnvolle, wettbewerbsfähigen Lösungen entstehen. Gute Pflichtenhefte und eventuell auch gute Berater lassen sich also nicht am Umfang des erzeugten Papiers erkennen, sondern am Inhalt. Die Vollständigkeit eines Lastenheftes sollte von allen Fachabteilungen vor Veröffentlichung geprüft werden. Zudem sollten Unternehmen abschließend noch Kapitel zu den technischen Voraussetzungen, den zu erwartenden Useranzahlen sowie den benötigten Reporting- und Dashboarding-Funktionen aufnehmen. Querschnittsfunktionen werden von Fachabteilungen im ERP-Auswahlprozess gerne vergessen. Bei der Vorauswahl ist außerdem ratsam, dass zunächst ein Extrakt des ERP-Pflichtenheftes an die vorausgewählten ERP-Lieferanten verschickt wird. Projektverantwortliche und Entscheidungsträger können so deutlich schneller und einfacher eine Vorselektion treffen, welcher Anbieter sich überhaupt ernsthaft mit den spezifischen Anforderungen auseinandersetzt und auch ein ehrliches Interesse an einer gemeinsamen Zusammenarbeit hat. Auf dieser Basis sollte der Kreis auf fünf bis sechs mögliche Lieferanten eingegrenzt werden.


Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender Godesys AG