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ERP-Einführung bei Arwus

Individuelle Prozesse individuell abbilden

Hotellobbys, Produktionshallen oder Tiefkühlzonen von Lagerhäusern – überall dort reduzieren Luftschottanlagen den Wärme- und Stoffaustausch zwischen verschiedenen Bereichen. Arwus aus Chemnitz produziert diese Anlagen nach Kundenanforderung – und bringt mit ERP-Software von Delta Barth Transparenz in die Abläufe.

 (Bild: Arwus GmbH)

(Bild: Arwus GmbH)

An einer klimatisierten Hotelrezeption oder im Eingangsbereich eines Kaufhauses ist niemand an Zugluft interessiert. Kälte oder auch Hitze sollen draußen bleiben. In der Industrie besitzt außerdem die Abschottung unterschiedlicher Luftqualitäten voneinander große Brisanz. Das Abschirmen von Reinräumen vor Insekten, das Fernhalten unangenehmer Gerüche oder der Schutz der Mitarbeiter vor Schadstoffen sind typische Anwendungsfälle für Luftschottanlagen wie sie das Chemnitzer Unternehmen Arwus produziert. 1991 als Ingenieurbetrieb für klimatechnisches Engineering gestartet, fertigt der Familienbetrieb Luftschottanlagen, die für eine Reduzierung des Wärme- und Stoffaustausches sorgen sollen. Gemeinsam mit der Vielseitigkeit des Kernprodukts und dem Kundenstamm wuchs bei Arwus auch die Komplexität der internen Prozesse. Um diese zu optimieren und zu digitalisieren, entschloss sich das Familienunternehmen zur Einführung eines ERP-Systems. Die Herausforderung dabei: Arwus ist kein klassischer Fertiger und agiert sehr projektbezogen, denn jede Anlage ist eine Sonderanfertigung. „Unser Anspruch war es daher, unsere Individualität auch in unserer zukünftigen Business Software abzubilden“, so Arwus-Geschäftsführerin Mareike Israel. Fündig wurde das Unternehmen beim Systemhaus Delta Barth und deren ERP-Software Deleco.

In vier Monaten live

Von der Konzeption bis zur Inbetriebnahme der Software im Januar 2020 vergingen etwa vier Monate. Anschließend wurden in einzelnen Etappen immer mehr Module zum Einsatz gebracht. Heute sind bei Arwus alle Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche durch das ERP-System miteinander verzahnt. Arwus-Geschäftsführer Germo Ritzmann resümiert: „Die Einführung der Software brachte uns dazu, unsere eigenen Arbeitsabläufe zu reflektieren, sodass wir nun in der Lage sind, unsere Projekte effizienter und transparenter umzusetzen.“ Kommt ein Auftrag herein, steht zunächst die Montageplanung sowie das Anlegen der Fertigungsaufträge mitsamt der Technologien und Stücklisten an. Um diesen Arbeitsschritt zu erleichtern, wurden Vorlagen im ERP-System erstellt. Diese liefern das Grundgerüst, welches anschließend individuell an jede neu geplante Anlage angepasst wird. Ist der Montageplan freigegeben, geht es an die Disposition und die Bestellung der benötigten Ware. Gleich mehrere Aspekte schätzt die Geschäftsführerin hierbei an der Software: „Ganz klar spart die Rückkopplung ans Lager Laufwege und Zeit. Wir sehen in der Software, welche Artikel noch im Bestand verfügbar sind und welche wir ordern müssen.“ Sind alle benötigten Bauteile da, kann die Produktion beginnen. Auch die Kommissionierung, die Erstellung der Lieferscheine und Abnahmeprotokolle sowie die Planung der Montageeinsätze laufen über Deleco – nicht zu vergessen, die projektbezogene Abrechnung inklusive Rechnungsprüfung direkt auf elektronischem Wege.

Ein Gesamtbild entsteht

Die Projekte bei Arwus sind vielseitig. Je nach Komplexität und Umfang können die Durchlaufzeiten bei zwei bis zwölf Monaten liegen, sodass das Team zeitweise bis zu zehn Aufträge gleichzeitig bearbeitet. Die Planung erfolgt per Deleco-Projektmanagement. „Von der Konstruktion über die Fertigung bis zur Montage ist jeder Schritt in Phasen, Meilensteine und Aufgaben eingeteilt“, berichtet Germo Ritzmann. Basierend auf diesen Projektplänen und der damit verbundenen Zuordnung von Mitarbeitern und den anberaumten Zeiten, entsteht ein Bild der Auslastung der einzelnen Abteilungen.

Jede Luftschottanlage, die bei Arwus gefertigt wird, ist auf ihre jeweilige Aufgabe abgestimmt. (Bild: Arwus GmbH)

Jede Luftschottanlage, die bei Arwus gefertigt wird, ist auf ihre jeweilige Aufgabe abgestimmt. (Bild: Arwus GmbH)

Keine Excel-Tabellen mehr

In der Vergangenheit lief die Einsatzplanung der Produktionsmitarbeiter und Monteure über Excel-Tabellen. Diese Praxis zeigte sich allerdings als zunehmend fehleranfällig und undurchschaubar – vor allem, wenn die Mitarbeiter, die für die Listen zuständig waren, einmal vertreten werden mussten. „Heute sehen wir mit einem Klick wie die Auslastung in der Produktion zum Zeitpunkt X ist oder ob ein bestimmter Mitarbeiter noch über freie Kapazitäten verfügt“, so der Geschäftsführer. Aussagen gegenüber Kunden, etwa ob und wann sich noch ein Auftrag einschieben lässt, sind nun schnell möglich. Auch wenn umdisponiert werden muss verzeichnet das Arwus-Team durch die neue ERP-Software eine geringere Fehlerquote. Die einzelnen Projektaufgaben sind an Abhängigkeiten gebunden, sodass es unmöglich ist, beim Umplanen einen Schritt zu vergessen.

Überwachung und Auswertung

Die Abläufe ergänzt die ERP-Software durch die Überwachung des Fortschritts in Echtzeit sowie durch Projektauswertungen. „Die Frage ist doch immer“, so Mareike Israel, „geht die Kalkulation am Ende auf?“ Wie viel Zeit fließt in die Konstruktion, Produktion und Montage? Welche Materialkosten belaufen sich auf das Projekt? Stimmt der Zeitplan oder müssen mehr Mitarbeiter hinzugezogen werden? „Gerade bei Aufträgen, für die kein Plan existiere, sei es wichtig, den Überblick zu behalten, fügt Germo Ritzmann hinzu. Ob Projektauswertung, Mitarbeiterauslastung, Produktionskapazität, Kostenauswertung, die Übersichten zu Rechnungen oder Angeboten – Arwus nutzt viele der von Deleco bereitgestellten Auswertungen und Analysemöglichkeiten. Diese achtet die Geschäftsführung als Werkzeuge für schnelleres, konsequenteres und nachhaltigeres Handeln, wie Mareike Israel ausführt: „Wir können kurzfristig entscheiden, ob der finanzielle Rahmen eines Projekts einen Rabatt zulässt. Wir können mittelfristig ableiten, ob wir aufgrund der Preissteigerung für ein bestimmtes Material die Kalkulationen nach oben korrigieren müssen. Und die Daten helfen uns auch, unsere langfristigen Ziele genauer zu bestimmen und zu erreichen – wie die Effizienz unserer Prozesse, die wir in jedem einzelnen Geschäftsbereich deutlich steigern konnten.“

Nächstes Projekt in Planung

Als nächstes Projekt will Arwus das Instandhaltungsmanagement der ERP-Software weiter ausrollen. Bereits jetzt werden mit dem Tool die Objekthistorien der Luftschottanlagen gepflegt, die Seriennummern der verwendeten Bauteile verwaltet und die Wartungsintervalle überwacht. Künftig soll auch die Abrechnung der Wartungsaufträge, inklusive aller Zeiten und Kosten für ausgetauschte Komponenten, über Deleco erfolgen.


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