Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Invoicing per ZUGFeRD-Format

Rechnungen elektronisch verschicken

In der deutschen Industrie ist die Zahlungsaufforderung auf Papier noch verbreitet. Doch wenn ab Ende 2020 alle Lieferanten der öffentlichen Hand eRechnungen ausstellen müssen, dürfte der elektronische Versand recht schnell zum Standard werden. Wem das nicht schnell genug geht: Der Umstieg ist schon heute einfach und rechtssicher möglich.

eRechnungen | ERP | Comarch ERP

Bild: Comarch Software und Beratung AG

Die Zahlen der Studie ‚Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017‘ von der Mittelstand 4.0-Agentur Handel und IBI Research ergaben, dass 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger 2017 die digitale gegenüber der gedruckten Rechnung bevorzugen. Die Studie ermittelte einen Anstieg um rund 20 Prozentpunkte gegenüber 2015. Mit Blick auf die globale Entwicklung und die Entscheidung der öffentlichen Hand hierzulande – wie in Österreich und der Schweiz – ab 2020 nur noch eRechnungen von ihren Lieferanten zu akzeptieren, dürfte dieser Prozentsatz noch steigen.

Kosten- und Nutzenbilanz

Die eRechnung zeichnet sich durch einen in der Regel beachtlichen Return-on-Investment aus. Den geringen transaktionsorientierten Kosten stehen die Kosteneinsparungen gegenüber. Diese Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Insbesondere bei Eingangsrechnungen ergeben sich beim Einlesen strukturierter Daten deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die korrekte Datenübernahme ins System.

Welche Möglichkeiten gibt es?

Die einfachste Form der digitalen Rechnung stellt ein PDF dar, das statt an den Drucker in den Anhang einer E-Mail wandert. eRechnungen lassen sich also theoretisch manuell versenden, bei kleinen Startups ist dieses Vorgehen am Anfang vermutlich am sinnvollsten. Dieser Prozess ist aber aufwendig, funktioniert nur bei einer kleinen Kundenliste und verzichtet auf Standardisierung sowie die Chancen automatisierter Prozesse. Auch ist hier die Gefahr am größten, nicht gesetzeskonform zu agieren, da beispielsweise nicht revisionssichere und damit nicht archivwürdige PDF-Formate verwendet werden. Bei ‚wirklichen‘ eRechnungs-Lösungen hat man in dieser Hinsicht in der Regel vorgesorgt, die rechtlichen Änderungen werden in der Software abgebildet. Deshalb dürfte der Löwenanteil aller Unternehmen in Deutschland die elektronischen Rechnungen aus ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware versenden oder via EDI mit automatischem Datenaustausch umsetzen. Grundsätzlich gibt es bei eRechnungen damit zwei grundlegende Vorgehensweisen und Standards, welche je nach Ausgangslage zu empfehlen sind.

Via EDI oder ZUGFeRD

Zum einen ist das der Rechnungsversand und -empfang via EDI E-Invoicing. Er ist vor allem bei Firmen mit einem festen Stamm an Lieferanten sinnvoll, die mit diesen jeweils sehr viele Dokumente austauschen. Die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen und kleineren Firmen werden als zweite Variante eRechnungen eher aus ihrer ERP-, ihrer Faktur- oder Financials-Software heraus versenden. Mit dem Standard ZUGFeRD wurden 2014 Richtlinien eingeführt, wie sich konforme Rechnungen zwischen Unternehmen und zukünftig der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch austauschen lassen. Comarch selbst versendet seit 2017 solche ZUGFeRD-eRechnungen aus der hauseigenen Software Comarch ERP heraus an die eigenen Tochtergesellschaften und diverse Kunden. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem revisionssicheren PDF-A mit einem XML-Datencontainer zum maschinellen Einlesen der Rechnungsdaten.

Die eRechnung einführen

Zur Einführung der eRechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Eine Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Wer jedoch ohnehin auf ein neues ERP- oder Buchhaltungssystem umsteigt, kann vergleichsweise einfach auf eRechnungen umstellen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste für die Angebote mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten inklusive denen für eRechnungen.

Per Add-on nachgerüstet

Die Softwarefirma Comarch hat die eRechnung über das eigene Addon ‚Comarch eRechnung‘ bei sich selbst eingeführt. Alle Geschäftspartner können damit auf Wunsch eRechnungen im ZUGFeRD-Format anstatt auf Papier erhalten. Rechtlich gesehen dürfen alle Unternehmen nach Anpassung ihrer AGB auf digitale Rechnungen umstellen und sie an Kunden verschicken. Comarch geht den Weg, Geschäftspartner aktiv danach zu befragen, ob sie den Empfang einer eRechnung bevorzugen. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres hat sich beim Softwarehersteller bewährt. Anwender des Comarch-Addons müssen keine Lizenzgebühren entrichten, dafür fallen aber für jede versandte Ausgangsrechnung und jede in die Schnittstelle übernommene Eingangsrechnung Gebühren an. Die als eRechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem.

eRechnungen mit der ERP-Software "Comarch"

Bild: Comarch Software und Beratung AG


Das könnte Sie auch interessieren:

Zerspaner müssen sich intensiv mit hoher Variantenvielfalt, kleinen Losgrößen und langen Rüstzeiten befassen, um wettbewerbsfähig zu fertigen. MES-Software mit Advanced Planning and Scheduling-Funktionalität hilft, die Herausforderungen der Branche anzugehen.‣ weiterlesen

Weltweit steckt der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) noch in den Kinderschuhen. Die Mehrheit der Unternehmen, die KI einsetzen, experimentieren laut einer Accenture-Untersuchung in diesem Bereich noch. 12 Prozent nutzen die Technologie mit einem KI-Reifegrad, der einen starken Wettbewerbsvorteil bringt, so das Ergebnis der Studie.‣ weiterlesen

Thomas Herrguth verantwortet seit 1. Juli das Deutschlandgeschäft bei VMware. Sein Vorgänger Armin Müller konzentriert sich nun auf seine Rolle als Vice President CEMEA bei VMware.‣ weiterlesen

Bei Predictive-Quality-Anwendungen kann es sich auszahlen, nicht auf die Cloud, sondern auf Edge Computing zu setzen – vor allem dann, wenn es schnell gehen muss, erläutert Data-Science-Spezialist LeanBI.‣ weiterlesen

Der ERP-Auswahlberater Trovarit begleitete Buhmann Systeme bei seiner Software-Neuausrichtung von der Prozessanalyse bis zur Systemauswahl. Ein zentrales Element war der Anforderungskatalog mit 850 Punkten. Im Marktvergleich bot die Software AMS.ERP die höchste Abdeckung - und ihr Hersteller erhielt den Zuschlag.‣ weiterlesen

Gemeinsam wollen Siemens und Nvidia das industrielle Metaverse erschließen. Die Unternehmen wollen dafür ihre Partnerschaft ausbauen und durch die Verknüpfung von Nvidia Omniverse und Siemens Xcelerator realitätsgetreue digitale Zwillinge ermöglichen.‣ weiterlesen

Amazon Web Services hat auf dem AWS Summit in San Francisco drei Services angekündigt, die sich vor allem an produzierende Betriebe richten. Mit AWS IoT TwinMaker können Entwickler digitale Zwillinge etwa von Gebäuden, Fabriken, Industrieanlagen und Produktionslinien erstellen.‣ weiterlesen

Wachstum hatte die Personalarbeit bei Schuler Präzisionstechnik vor Herausforderungen gestellt. Die manuelle Bearbeitung von Vorgängen kostete Zeit und war umständlich. Daher wurde ein digitales Personalmanagement-System auf Basis einer Software für Enterprise Content Management (ECM) aus der Taufe gehoben.‣ weiterlesen

Die Berliner Fraunhofer Institute haben im Auftrag von German Edge Cloud und dem Innovationscluster 5G Berlin eine 5G-Infrastruktur in Betrieb genommen. Diese steht Kunden und Partnern aus Industrie und Forschung für Projekte zur Verfügung.‣ weiterlesen

PTC hat das neunte Major Release der CAD-Software Creo vorgestellt. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Boston hat in die Weiterentwicklung der Modellierungsumgebung investiert, um die Benutzerfreundlichkeit und Produktivität zu erhöhen.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige