Invoicing per ZUGFeRD-Format
Rechnungen elektronisch verschicken
In der deutschen Industrie ist die Zahlungsaufforderung auf Papier noch verbreitet. Doch wenn ab Ende 2020 alle Lieferanten der öffentlichen Hand eRechnungen ausstellen müssen, dürfte der elektronische Versand recht schnell zum Standard werden. Wem das nicht schnell genug geht: Der Umstieg ist schon heute einfach und rechtssicher möglich.
Die Zahlen der Studie ‚Elektronische Rechnungsabwicklung und Archivierung: Fakten aus der deutschen Unternehmenspraxis 2017‘ von der Mittelstand 4.0-Agentur Handel und IBI Research ergaben, dass 46 Prozent der Rechnungsversender und 53 Prozent der Rechnungsempfänger 2017 die digitale gegenüber der gedruckten Rechnung bevorzugen. Die Studie ermittelte einen Anstieg um rund 20 Prozentpunkte gegenüber 2015. Mit Blick auf die globale Entwicklung und die Entscheidung der öffentlichen Hand hierzulande – wie in Österreich und der Schweiz – ab 2020 nur noch eRechnungen von ihren Lieferanten zu akzeptieren, dürfte dieser Prozentsatz noch steigen.
Kosten- und Nutzenbilanz
Die eRechnung zeichnet sich durch einen in der Regel beachtlichen Return-on-Investment aus. Den geringen transaktionsorientierten Kosten stehen die Kosteneinsparungen gegenüber. Diese Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart. Insbesondere bei Eingangsrechnungen ergeben sich beim Einlesen strukturierter Daten deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die korrekte Datenübernahme ins System. Die neunte Ausgabe von Rockwell Automations „State of Smart Manufacturing“ Report liefert Einblicke in Trends und Herausforderungen für Hersteller. Dazu wurden über 1.500 Fertigungsunternehmen befragt, knapp 100 der befragten Unternehmen kommen aus Deutschland. ‣ weiterlesen
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Welche Möglichkeiten gibt es?
Die einfachste Form der digitalen Rechnung stellt ein PDF dar, das statt an den Drucker in den Anhang einer E-Mail wandert. eRechnungen lassen sich also theoretisch manuell versenden, bei kleinen Startups ist dieses Vorgehen am Anfang vermutlich am sinnvollsten. Dieser Prozess ist aber aufwendig, funktioniert nur bei einer kleinen Kundenliste und verzichtet auf Standardisierung sowie die Chancen automatisierter Prozesse. Auch ist hier die Gefahr am größten, nicht gesetzeskonform zu agieren, da beispielsweise nicht revisionssichere und damit nicht archivwürdige PDF-Formate verwendet werden. Bei ‚wirklichen‘ eRechnungs-Lösungen hat man in dieser Hinsicht in der Regel vorgesorgt, die rechtlichen Änderungen werden in der Software abgebildet. Deshalb dürfte der Löwenanteil aller Unternehmen in Deutschland die elektronischen Rechnungen aus ihrer ERP- oder Buchhaltungssoftware versenden oder via EDI mit automatischem Datenaustausch umsetzen. Grundsätzlich gibt es bei eRechnungen damit zwei grundlegende Vorgehensweisen und Standards, welche je nach Ausgangslage zu empfehlen sind.
Via EDI oder ZUGFeRD
Zum einen ist das der Rechnungsversand und -empfang via EDI E-Invoicing. Er ist vor allem bei Firmen mit einem festen Stamm an Lieferanten sinnvoll, die mit diesen jeweils sehr viele Dokumente austauschen. Die Mehrzahl der mittelständischen Unternehmen und kleineren Firmen werden als zweite Variante eRechnungen eher aus ihrer ERP-, ihrer Faktur- oder Financials-Software heraus versenden. Mit dem Standard ZUGFeRD wurden 2014 Richtlinien eingeführt, wie sich konforme Rechnungen zwischen Unternehmen und zukünftig der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch austauschen lassen. Comarch selbst versendet seit 2017 solche ZUGFeRD-eRechnungen aus der hauseigenen Software Comarch ERP heraus an die eigenen Tochtergesellschaften und diverse Kunden. Eine Rechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einem revisionssicheren PDF-A mit einem XML-Datencontainer zum maschinellen Einlesen der Rechnungsdaten. Der Thin[gk]athon, veranstaltet vom Smart Systems Hub, vereint kollaborative Intelligenz und Industrie-Expertise, um in einem dreitägigen Hackathon innovative Lösungsansätze für komplexe Fragestellungen zu generieren. ‣ weiterlesen
Innovationstreiber Thin[gk]athon: Kollaborative Intelligenz trifft auf Industrie-Expertise
Die eRechnung einführen
Zur Einführung der eRechnung im ZUGFeRD-Format eröffnen sich zwei Möglichkeiten. Eine Variante ist die Integration im bestehenden ERP- oder Buchhaltungssystem. Wer jedoch ohnehin auf ein neues ERP- oder Buchhaltungssystem umsteigt, kann vergleichsweise einfach auf eRechnungen umstellen. Für die Einführung einer neuen Software empfiehlt sich die Erstellung einer individuellen Checkliste für die Angebote mit den bisherigen beizubehaltenden Funktionalitäten und den gewünschten neuen Funktionalitäten inklusive denen für eRechnungen.
Per Add-on nachgerüstet
Die Softwarefirma Comarch hat die eRechnung über das eigene Addon ‚Comarch eRechnung‘ bei sich selbst eingeführt. Alle Geschäftspartner können damit auf Wunsch eRechnungen im ZUGFeRD-Format anstatt auf Papier erhalten. Rechtlich gesehen dürfen alle Unternehmen nach Anpassung ihrer AGB auf digitale Rechnungen umstellen und sie an Kunden verschicken. Comarch geht den Weg, Geschäftspartner aktiv danach zu befragen, ob sie den Empfang einer eRechnung bevorzugen. Die Einführung zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres hat sich beim Softwarehersteller bewährt. Anwender des Comarch-Addons müssen keine Lizenzgebühren entrichten, dafür fallen aber für jede versandte Ausgangsrechnung und jede in die Schnittstelle übernommene Eingangsrechnung Gebühren an. Die als eRechnung eingegangenen Rechnungen sind nach ihrer Bearbeitung im Unternehmen in ein GoBD-konformes Archiv zu überführen, welches die Archivierung in Papierform komplett ersetzt. Entsprechende Unterstützung dazu bietet zum Beispiel ein geeignetes elektronisches Archivsystem.
