Enterprise Information Management

Tagesgeschäft digitalisieren per Office-Integration

Der Datentausch zwischen Konstruktion und den Business-Abteilungen mit Außenkontakt ist oft von Medienbrüchen geprägt und ineffizient. Enterprise Information Management-Systeme verbinden diese Abläufe – und nehmen mit Microsoft-Office-Integration oft zusätzlich an Fahrt auf.

(Bild: Ceyoniq Technology GmbH)

Beim Informationsmanagement in Produktionsunternehmen treffen zwei Welten aufeinander: Einmal die technischen Entwicklungsabteilungen, in denen etwa Konstrukteure Maschinen und Anlagen planen und dafür Expertensysteme nutzen, Stücklisten erstellen und sich mit der technischen Redaktion austauschen. Auf der anderen Seite stehen die Business-Abteilungen mit Kontakt zu Lieferanten und Kunden, etwa der Einkauf oder der Vertrieb, die oft Microsoft-Office-Programme wie Outlook, Excel, Word oder PowerPoint nutzen. In Unternehmen mit so diversen Systemwelten werden Daten und Dokumente in der Regel an verschiedenen Speicherorten aufbewahrt, selbst wenn sie sich auf dasselbe Projekt, etwa einen Produktionsauftrag, beziehen. Viele Mitarbeitende sind an der Auftragsabwicklung beteiligt, haben allerdings keinen zentralen Zugriff auf prozessrelevante Informationen. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern. Zudem drohen Compliance-Verstöße bei einem zu sorglosen Umgang mit der Dateiablage.

Schwierige Zusammenarbeit

Die digitale Zusammenarbeit in Produktionsunternehmen birgt vielseitige Herausforderungen. Eine Lösung bieten EIM-Systeme (Enterprise Information Management) wie Nscale von der Ceyoniq Technology. Das folgende Beispiel soll zugleich den Nutzen einer tiefen Microsoft-Office-Integration herausstellen, da diese Anwendungen häufig für den Informationsaustausch in Firmen genutzt werden.

Von Planung bis Archivierung

Während des Konstruktionsprozesses entstehen Dokumente wie Konstruktionspläne und Stücklisten. Letztere sind für den Einkauf ebenso relevant wie für den Vertrieb, der seine Angebote darauf abstellt. Die zentrale Ablage der vorgangsbezogenen Daten und Dokumente ist Voraussetzung für einen reibungslosen abteilungsübergreifenden Workflow. Für die Bestellung der Materialien braucht der Einkauf die Stückliste und auch die Zeichnung im PDF-Format. Damit reiht sich diese Aufgabe in den unternehmensweiten Purchase-to-pay-Prozess ein, dessen digitalisierter Ablauf von EIM-Systemen unterstützt werden kann. Bei der Kommunikation mit Lieferanten entstehen weitere Dokumente wie Angebote, Verträge und Rechnungen, die alle nach den GoBD-Vorgaben archiviert werden müssen. Ein aufwendiger Vorgang, wenn jedes Dokument händisch in einen passenden Ordner gespeichert werden muss. Anders stellt sich dies dar, wenn Nscale mit Office-Integration genutzt wird. Über eine in Outlook eingebettete Registerkarte legt das EIM-System die Nachricht in der jeweiligen Lieferanten- oder Kundenakte ab. Häufig genutzte Akten sind über einen einen Schnellzugriff auswählbar. Nach der erfolgten Ablage erhält die E-Mail eine eindeutige Kennzeichnung, damit Anwender in Outlook erkennen, dass die E-Mail digital in der Lieferantenakte abliegt. So können aus Outlook heraus Vorgänge wie Prüf- und Freigabeprozesse gestartet werden, ohne das System wechseln zu müssen. Bearbeitet wird dann nur noch ein zentrales Dokument.

Der Autor Michele Barbato ist Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH. (Bild: Ceyoniq Technology GmbH)

Strukturierte Datenablage

Um eine zentrale Ablage für Dokuemente zu schaffen, bieten EIM-Systeme nutzungsorientierte Aktenstrukturen an. Diese sollen Doppeleingaben ersparen und allen eine klare Struktur bereitstellen. Mit Rechte- und Rollenkonzepten wird der Zugriff gelenkt. Zentral verwaltete Office-Vorlagen beschleunigen die Dokumentenerstellung. EIM-Systeme verwalten neben Dokumenten auch Daten zur Benutzung in Office-Vorlagen. Auf die gespeicherten Vorlagen können berechtigte Beschäftigte aus Microsoft Word zugreifen. Ähnlich ist es mit Textbausteinen, die in mehreren Schreiben benötigt werden, wie beispielsweise die AGBs in Lieferverträgen. Sie können als wiederverwendbare Module im EIM-System hinterlegt werden.

Informationen für Angebote

Dass Projektinformationen in der Kundenakte gebündelt vorliegen, hilft bei der Angebotserstellung: Die anfallenden Kosten werden aus der Kalkulation übernommen, die Kontaktdaten des Ansprechpartners beim Abnehmer sind ebenfalls im EIM-System hinterlegt und Textbausteine formalisieren die Kommunikation mit ihnen. Fertige Angebote gehen in den Freigabeworkflow.

Präsentationen erstellen

EIM-Lösungen bilden auch Workflows rund um die Erstellung von Präsentationen digital ab. Mit PowerPoint erstellte Folien oder Präsentationen lassen sich mit einer integrierten EIM-Anwendung verwalten. Wie in Word kann auf Vorlagen im Corporate Design zugegriffen werden. Zudem können freigegebene Präsentationen aus dem EIM-System in die PowerPoint-Anwendung geladen werden. Per Mausklick werden der neuen Präsentation Folien aus bereits vorhandenen hinzugefügt.

Werkzeug fürs Tagesgeschäft

EIM-Systeme bieten eine rechtsichere Archivierung und unterstützen vielfältige Aufgaben im Alltag eines Produktionsunternehmens. Mit der Tiefe der Integration steigt die Summe der Prozesse des Tagesgeschäftes, die sich EIM-gestützt digitalisieren lassen. Und damit beinahe unauffällig der Anteil täglich eingesparter Arbeit, Zeit und Kosten.

Datum:8. September 2022

Autoren:Michele Barbato ist Abteilungsleiter Produktmanagement bei der Ceyoniq Technology GmbH.

Themen: Produktionsmanagement

Webseite: www.ceyoniq.com

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