Zwar verschafft die Wartungsverlängerung für die SAP ECC Business Suite Unternehmen mehr Zeit für den Wechsel auf das In-Memory-ERP-System von SAP, doch frühe Vorbereitung auf den Umstieg ist nie verkehrt, zumal die interne IT-Abteilung – passende Qualifikation vorausgesetzt – einige unterstützende SAP-Tools selbst aufs Gleis stellen können.
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Die verlängerte Wartungsfrist für die SAP ECC Suite bis 2027 lässt viele SAP-Anwender aufatmen: Der Umstieg auf S/4Hana gilt als aufwendig und anspruchsvoll, ohne Unterstützung durch externe Dienstleister kaum zu bewältigen. Zuletzt deutete sich hier sogar ein Projektstau an, da die SAP-Beratungskapazitäten am Markt begrenzt sind. Die gewonnene Zeit nun zur Vorbereitung zu nutzen und sich zudem rechtzeitig Berater-Ressourcen zu sichern – das klingt sicher für viele Firmen vernünftig, wenn nicht zuerst noch andere wichtige Projekte anstehen würden.
Wie schnell sich Unternehmen mit Wechsel auf das In-Memory-System beschäftigen, hängt maßgeblich davon ab, welchen Mehrwert sie darin erkennen. Welche Vorteile bringen die neuen Datenstrukturen, Echtzeitauswertungen und beschleunigten Analysefunktionen im eigenen Unternehmen? Leider ist das schwer greifbar, denn der Mehrwert lässt sich nicht pauschal beziffern. In welchem Umfang Zeit, Kosten oder Datenvolumen reduziert werden können, hängt nicht nur von der Systemlandschaft, sondern auch von den eigenen Zielen, den angestrebten Veränderungen und Verbesserungen ab. Der Systemwechsel kann als Teil der digitalen Transformation verstanden werden. Eine Fristverlängerung für den Umstieg bedeutet mehr Zeit für die inhaltliche Vorbereitung, für die Prüfung und Weiterentwicklung der eigenen Geschäftsmodelle und Prozesse, mehr Zeit, die eigenen Ziele zu definieren. Das geht nur in Abstimmung von Geschäftsleitung, Fachabteilungen und IT. Um hier auf Augenhöhe mitreden zu können, sollten IT-Verantwortliche informiert sein: über die neuen Möglichkeiten, die sich unter S/4Hana bieten, aber auch über notwendige Anpassungen und den zu erwartenden Aufwand.
Mit einigen bereitgestellten SAP-Tools können Anwender wichtige Analysen im Vorfeld des Umstieges selbstständig durchführen und – bei Bedarf gemeinsam mit einem Beratungshaus – auswerten, um daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Dazu im Folgenden einige Erläuterungen und Tipps aus der Praxis.
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Das Wissen um Simplification List und Readiness Check ist sicher in den meisten Unternehmen vorhanden. Im Ergebnis des SAP Readiness Checks für S/4Hana werden wesentliche Analyse-Ergebnisse in einem Dashboard zusammengefasst. Zentral sind dabei die Auswertungen zu den Simplification Items, deren Bearbeitung sich durch das gesamte Projekt zieht, von der Vorbereitung bis zur Live-Setzung. Es handelt sich um Änderungen im Code oder in den Prozessen der In-Memory-ERP-Lösung gegenüber der älteren Business Suite. Auch der verwendete Custom Code wird dahingehend untersucht, ob Funktionalitäten verwendet werden, die es in S/4 nicht mehr gibt. Die entsprechenden Daten könnten sonst gar nicht oder unbemerkt falsch verarbeitet werden. Zwar ist die Liste der Simplification Items lang – über 600 Änderungen. Die Erfahrung zeigt aber, dass nur etwa 60 bis 120 davon für das eigene System relevant sind und aktiv verwendet werden. Und nicht in allen Fällen sind Anpassungen erforderlich. Unumgänglich sind aber in jedem Fall Detailprüfungen zu den einzelnen Fehlermeldungen im Report. Mit dem resultierenden Aufwand sollten IT-Verantwortliche rechnen. So können die Änderungen herausgefiltert werden, die tatsächliches Eingreifen erfordern und als Aktivitäten in den Projektplan übernommen werden.
(Bild: FIS Informationssysteme und Consulting GmbH)
Bestandteil des Checks ist auch eine Untersuchung der Geschäftsprozesse und der Belegdaten. Die dadurch ermittelte, oft große Anzahl nicht abgeschlossener Transaktionen überrascht viele Unternehmen – gerade im Bereich der Finanzbuchhaltung, wo offene Belege auf unbezahlte Rechnungen verweisen. Hier gilt es, diese Vorgänge zunächst abzuschließen und zu archivieren. Diese Aufräumarbeiten beziehen sich aber nicht nur auf einzelne Geschäftsvorgänge. Vielmehr ist es ein zentrales Anliegen, vor dem Wechsel Daten und Prozesse soweit wie möglich zu bereinigen. Das Resultat zeigt sich ebenfalls im Rahmen des Readiness Checks: Auf Basis der Ist-Situation werden Zielarchitektur und -größe des künftigen Systems berechnet. Je überschaubarer also die Situation im Unternehmen vor dem Systemwechsel, desto übersichtlicher – und somit günstiger – wird die Systemlandschaft nach der Transition aufgebaut sein.
Erste Anregungen zu Prozess-Optimierungen können Best Practices liefern, wie sie von SAP selbst, aber auch von Dienstleistungspartnern vorgestellt werden. Wenn es um die Anwendungen im eigenen Unternehmen geht, sind zwei Self-Service-Tools des Software-Anbieters besonders zu empfehlen: Mit Hilfe des Transformation Navigators lässt sich ein Bauplan für die Konfiguration des künftigen Systems erstellen – basierend auf dem Ist-Zustand, optional können aber auch weitere, neu geplante Elemente mit untersucht werden. Im Report ist auch indiziert, ob für die neue Konfiguration unter S/4Hana zusätzliche Lizenzen benötigt werden. Das zweite Werkzeug, der Business Scenario Recommendation Report, analysiert, welche Transaktionen und Applikationen die Anwender im Tagesgeschäft nutzen und welche dieser Prozesse mit dem neuen ERP-System verändert wurden. Zusätzlich werden im Ergebnisbericht Optimierungsvorschläge für die verwendeten Geschäftsprozesse aufgelistet. Die Kompatibilität der verwendeten Business Functions und Addons von Drittanbietern wird standardmäßig auch im Rahmen des S/4Hana Readiness Checks geprüft. Hierzu ein Tipp: Addons von Drittanbietern werden bei dieser Analyse recht häufig als unbekannt klassifiziert. Daher ist es wichtig, schon vorab mit den jeweiligen Software-Anbietern die künftige Kompatibilität zu klären. Zusätzlich werden im Ergebnis des Readiness Checks Fiori-Apps vorgeschlagen, die Prozesse zusätzlich vereinfachen sollen.
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Diese Selbsthilfe-Tools von SAP können häufig von der eigenen IT-Abteilung vorbereitet werden. Die Auswertung dieser Reports und die Ableitung von individuellen Handlungsempfehlungen erfordert jedoch Expertise. Entweder holen sich Unternehmen dieses Fachwissen ins Haus, oder suchen bei Beratungshäusern Unterstützung bei der Interpretation und den notwendigen Anpassungen der Systeme. Die Analyseergebnisse erlauben es den Anwenderunternehmen, einige wesentliche Punkte beim Systemwechsel einzuschätzen:
Damit ist die IT-Abteilung bereit für die Diskussion mit den Fachabteilungen und die Planung und Durchführung des Wechsels auf die neue ERP-Generation von SAP.
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