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IT-gestützte Projektverwaltung bei VTU Engineering

Die Übersicht beim komplexen Projekt

Der Anlagenplaner VTU Engineering ist auf Projekte in der Prozessindustrie spezialisiert. Um die komplexen Aufträge zu planen und abzuwickeln, setzt VTU auf eine Projektverwaltungs-Anwendung, die alle relevanten Informationen verwaltet. Um zu einer wirklich passenden Lösung zu gelangen, holte sich das Unternehmen den IT-Dienstleister DCCS ins Boot.

 (Bild: VTU Engineering GmbH)

(Bild: VTU Engineering GmbH)

Die internationale VTU-Gruppe mit Stammsitz in Grambach bei Graz beschäftigt sich seit fast 30 Jahren mit Anlagenplanung für die Prozessindustrie. Rund 500 hochqualifizierte Mitarbeiter sind an 20 Standorten in Österreich, Deutschland, Schweiz, Italien und Rumänien beschäftigt. „Unser Fokus sind individuelle Engineering-Lösungen, wobei die Kunden vor allem komplexe Anlagen mit hohem Entwicklungs- und Testaufwand anfragen. Aufgrund des starken Wachstums und der vielschichtigen Projekte waren wir mit den vorhandenen Verwaltungs-Tools vor allem bei datenintensiven Projekten an die Grenzen gelangt“, berichtet Nikolas Trofaier, VTU Head of Oil & Gas Development Programm und Projektleiter für die neue Software.

Maßgeschneiderte Lösung

Die steigende Datenmenge der Aufträge konnte mit Software wie Microsoft Project oder Excel nicht mehr schnell genug verarbeitet werden. Auch die Datenkonsistenz war mit den Standardtools nicht immer ausreichend gegeben. Ein Softwareprojekt zielte daher darauf ab, eine maßgeschneiderte Single Point of Contact-Lösung zu entwickeln, die auch das Microsoft Dynamics AX ERP-System einbindet. Durch die Anbindung der Geschäftsanwendung an die Projektverwaltung können Stamm- und Bewegungsdaten direkt verarbeitet werden. „Das neue Tool sollte unsere Projektleiter, die Controller und die Verwaltung durch ein einziges Projektcockpit bestmöglich unterstützen, aber auch den Status für die Kunden einfach, schnell und übersichtlich darstellen können“, schildert Trofaier.

IT-Spezialist war erforderlich

Nach einer Recherche zeigte sich, dass es keine passenden Softwarelösungen am Markt gibt oder zu viele Anpassungen bei den vorhandenen nötig gewesen wären, um sie performant einsetzen zu können. „Mit unserem Anforderungskatalog wandten wir uns an mehrere IT-Spezialisten in der Region, die Individualentwicklung anbieten. Am besten gefiel uns DCCS, die durch Kompetenz, Potenzial, Größe und gute Reputation punktete“, erläutert Trofaier. Nach einigen Workshops, bei welchen die Anforderungen detailliert diskutiert und User Stories erstellt wurden, entwickelte DCCS einen ersten Prototyp. Eine Expertengruppe von VTU testete daraufhin das Tool, die Ergebnisse zeigten Optimierungspotenziale auf. Insbesondere die modulübergreifende Berechnungslogik war noch nicht vollständig ausgereift. Die DCCS-Projektleiter und Requirements-Engineers erhoben daher die Detailanforderungen und holten sich in Form von Screenshots, Skizzen und Ideen Feedback der Benutzer ein. Damit konnte eine zweite, grundlegend verbesserte Version der Software erstellt werden. „DCCS überarbeitete mit Hochdruck das Konzept und setzte parallel die Programmierung um. Nach etwa vier Monaten und zahlreichen Verfeinerungen konnten wir die neue Lösung testen“, berichtet Trofaier. So wurden die Problemfelder der ersten Version – etwa die Berechnungsmodelle und Ressourcenplanung – komplett überarbeitet, um eine Durchgängigkeit der Berechnungslogiken zu erzielen. „Dazu entwickelten wir mit DCCS neuartige Algorithmen, die Standard-Tools überhaupt nicht besitzen“, erklärt Trofaier.

Projektplanung auf allen Ebenen

Nach rund zwei Jahren Entwicklung konnte das neue Projektverwaltungs-Tool in den Echtbetrieb gehen. Es berücksichtigt nun die hierarchische Struktur der Auftragsprojekte, indem es durch ausgeklügelte Vererbungslogiken automatisch die Berechtigungen auf die untergeordneten Projektebenen überträgt. Aufgrund der Durchgängigkeit kann man nun Daten in jeder Ebene erfassen, die Berechnungslogik ermittelt dann automatisch die Werte aller anderen Ebenen. Das ermöglicht den Projektleitern und Controllern, den Ressourceneinsatz (etwa Personal), die Kosten, aber auch die Fortschrittsgrade des Auftrags auf Knopfdruck zu ermitteln. „Insbesondere bei Großprojekten spart das Tool wertvolle Zeit und hilft Fehler zu vermeiden. Es ermöglicht alle Ebenen, von der Grob- zur Feinplanung, auch in umgekehrter Reihenfolge, darzustellen“, schildert Trofaier.

Zentrale Datenbank

Neben einem weitreichenden Überblick über laufende Projekten bietet das neue Tool weitere Vorteile: Alle Informationen sind nun in einer zentralen Datenbank erfasst, statt mehrfach in individuellen Ablagen. Es standardisiert und automatisiert die mit dem Projektmanagement verbundenen Prozesse, wodurch viel manuelle Arbeit entfällt, die Kontrolle erleichtert und Fehlerquellen vermieden werden. Auch Informationen von Partnern (etwa Subunternehmen) können über Schnittstellen automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Sogar die Fehlersuche ist automatisiert. „Damit laufen unsere Arbeitsprozesse wesentlich effizienter und fehlerfreier als bisher ab. Wir können nun standardisierte Berichte, Diagramme zu Zeitaufwänden, Earned-Value-Analysen, Plan- und Istkosten-Vergleiche, Kapazitätsgebirge oder auch KPIs auf Knopfdruck erstellen. Bei vielen Projekten sind wir Generalplaner, nun können wir dem Kunden rasch ein Gesamtbild des Projekts liefern“, berichtet Trofaier. Auch die User bei VTU sind mit der Lösung zufrieden, die benutzerfreundlich aufgebaut ist und die Projektverwaltung deutlich vereinfacht.

Nächster Schritt Roll-out

Als nächstes soll die Anwendung an 20 VTU-Standorten in Europa eingeführt werden. „Wir überlegen auch die Entwicklung einer Applikation für den mobilen Einsatz“, blickt Trofaier voraus. Die Zusammenarbeit mit DCCS ist jedenfalls überaus erfolgreich. „DCCS hat sich als positiver, konstruktiver Entwicklungspartner bewährt, der auch die hohe Komplexität unserer Anforderungen meistern konnte. Das neue Tool bildet den fachlichen Grundstein, um unsere Unternehmensentwicklung der letzten 30 Jahre in die Zukunft tragen zu können“, schließt Trofaier.


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