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Ersatzteilversorgung ohne ‚Out-of-Stock‘-Schilder

Der Kunde ist König und stets in Eile

Die Ersatzteilversorgung in der Automobilindustrie besitzt einen sehr kurzfristigen Charakter. Anwendungen zum Abbilden solcher Prozesse sind S/4Hana Supply Chain Management sowie S/4Hana-Automotive-Ersatzteilmanagement. Die wichtigen Zielgrößen für die Versorgungsqualität sind Lieferservicegrad und Time-to-Delivery.

Die integrierte Planung von Kunden und Lieferanten ist ein entscheidender Faktor, um die Performance und Stabilität der Supply Chain sicherzustellen. (Bild: Consilio GmbH)

Die integrierte Planung von Kunden und Lieferanten ist ein entscheidender Faktor, um die Performance und Stabilität der Supply Chain sicherzustellen. (Bild: Consilio GmbH)

After-Sales-Services – also die Dienstleistungen nach dem Kauf – gewinnen an Bedeutung. Durch solche Services haben Unternehmen die Möglichkeit, sich vom Wettbewerb zu differenzieren und die Gewinnmargen sind auch oft höher als bei Neugeschäften. Vorreiter in diesem Bereich ist die Automobilindustrie. Mit ihren fortschrittlichen Prozessen in der Ersatzteilplanung ist sie in Designfragen sowie der Implementierung von Innovationen führend. Doch wer sich technologisch nicht bewegt, wird mittel- bis langfristig abgehängt, da es neue Herausforderungen zu bewältigen gibt, die sich auf klassische Weise oft nicht mehr meistern lassen. Dazu zählen die gestiegenen Ansprüche in punkto Geschwindigkeit logistischer Abwicklungen oder die zunehmende Erwartung der Kunden an die Verfügbarkeit von Teilen – die Nachricht ‘Out of Stock’ stößt heute oft nur noch auf Unverständnis.

In SAP S/4Hana integriert

Die Service-Parts-Management-Lösung von SAP adressiert die Anforderungen des Marktes in diesem Aufgabenfeld. Für Anwender werden vordefinierte Lösungen zur integrativen Planung und Abwicklung von Aftersales-Prozessen bereitgestellt. Im Mittelpunkt steht dabei die integrierte Planung der internen und externen Materialbeschaffung, die Liefer- und Lagerstufen sowie zielgruppenspezifische Marketing- und Vertriebskampagnen. Ab dem Release 1909 sind die SPP-Prozesse und SPP-Funktionen in das Kernsystem SAP S/4Hana integriert. Mit ihnen erstellen Anwender eine Absatzhistorie (Capture Demand), führen eine Bestandsplanung (Inventory Planning) durch, geben Prognosen (Forecasting) ab oder stellen eine Distributionsbedarfsplanung (Distribution Requirements Planning) auf. Unterstützt werden die Prozesse von SPP-Stammdatenfunktionen wie Bill of Distribution (BOD), Product Interchangeability und der Integration von Contract Packagern. Die Vertriebsprozesse von Auftragsannahme bis Rechnungsstellung bilden neben möglichst optimierten, internen Bearbeitungs- und Lieferzeiten das Rückgrat des integrierten Ersatzteilmanagement-Prozesses.

Planung ist die halbe Miete

Die Grundlage für die Ersatzteilversorgung bildet die an der Lieferkette ausgerichtete Planung der Lagerbestände. Am Anfang steht dabei eine automatisierte Prognoserechnung, basierend auf den bisherigen Auftragsdaten. Über die Zuordnung externer und interner Kunden an einen ausliefernden Standort ergeben sich die künftigen Liefermengen einzelner Produkte. Es folgt das Urteil darüber, ob ein Produkt an einer oder mehreren Lokationen im Bestand verfügbar sein soll. Die Entscheidung orientiert sich zum einen an den Bedarfsmengen der Produkte eines Standortes und zum anderen an Faktoren wie Kosten und Wiederbeschaffungszeiten. Nach den einleitenden Planungsprozessen erhalten weitere dispositiv relevante Parameter Beachtung – etwa die Höhe des Sicherheitsbestands, die idealen Auftragsgrößen und die voraussichtlichen Zeiten für die Wiederbeschaffung der Produkte bei den zuständigen Lieferanten.

Hunderttausende Produkte

Bei der Supply-Chain-Planung kommt es vor allem darauf an, die Höhe des Bestandswertes – also des gebundenen Kapitals – bei gleichzeitig hohem Lieferservicegrad möglichst niedrig zu halten. Eine robuste Softwarelösung liefert gute Voraussetzungen dafür, systemunterstützt Hunderttausende von Produkten inklusive ihren jeweiligen Produktersetzungen, dazu wechselnden Bedarf und gleichzeitig ein hohes Auftragsvolumen zu berücksichtigen. Die für die Verfügbarkeit wichtige Prozesssicherheit lässt sich sicherstellen, wenn externe Lieferanten in die Beschaffungsprozesse einbezogen werden. Partner erhalten so früh Einsicht in die Planungsergebnisse – einschließlich des vorgesehenen Bestätigungsmanagements. Weitere wichtige Prozesse bei der Planung und Beschaffung sind die Bestandsverteilung im eigenen Netzwerk und die Funktionen zum Bestandsausgleich zwischen den Lokationen.

Firmen bestimmen die Liefermengen und Empfänger auf Basis globaler Verfügbarkeitsprüfungen. Nach Ausführung der Warehouse-Prozesse und der Belieferung des Kundenauftrags fließen die Auftragsdaten in die Historie des kontinuierlichen Supply-Chain-Planungsprozesses ein. (Bild: Consilio GmbH)

Firmen bestimmen die Liefermengen und Empfänger auf Basis globaler Verfügbarkeitsprüfungen. Nach Ausführung der Warehouse-Prozesse und der Belieferung des Kundenauftrags fließen die Auftragsdaten in die Historie des kontinuierlichen Supply-Chain-Planungsprozesses ein. (Bild: Consilio GmbH)

Engpässe vermeiden

Die operativen Warehouse-Prozesse beschreiben im Wesentlichen die eingehenden und ausgehenden Lieferungen mit ihren internen Vorgängen. Schlanke und kostengünstige Abläufe lassen sich durch individuelle Ein- und Auslagerungsstrategien erreichen sowie die für ihre Zwecke geeigneten Lagerplätze. Zur Vermeidung von Engpässen beim Abarbeiten der Aufträge erweist sich eine Kapazitätsplanung der Ressourcen oft als unerlässlich. Notfalls müssen dafür Aktivitäten vorgezogen oder die Ressourcenverfügbarkeit passend erhöht werden. In diesem Kontext müssen Verantwortliche neben Verpackungs- und gegebenenfalls Veredelungsprozessen auch Faktoren wie Qualitätsprüfungen, Inventuren und Verschrottungsprozesse beachten. Für die Abwicklung von ausgehenden Lieferungen empfiehlt sich eine Routenfindung inklusive Kapazitätsplanung.

Aufträge transparent gestalten

Sind alle internen Planungs- und Steuerungsprozesse eingerichtet und angepasst, sollte ein klarer Auftragsprozess für Kunden gebildet werden. Da es sich bei den Abnehmern fast immer um einen heterogenen Kreis handelt, benötigt ein Vertrieb ebenso diverse Distributionskanäle. Häufig eingesetzte Tools zum Erfassen von Aufträgen sind Electronic-Data-Interchange- (EDI) und Dealer-Management-Systeme (DMS). Alternativ kommt die manuelle Auftragserfassung durch die Geschäftspartner über eine portalbasierte Applikation infrage. Ausgehend von den eingegangenen Kundenbedarfen erfolgt eine globale Verfügbarkeitsprüfung (ATP). Je nach Strategie unterstützt die ATP bestimmte Ersetzungen von Produkten oder Lokationen bis hin zur Integration externer Lieferanten in den Bestätigungsprozess. Die einzelnen Bedarfsmengen lassen sich dann über Auftragsprioritäten entsprechend gewichten. Bei – trotz vorausgegangener Planung – unbestätigten Aufträgen erfolgt umgehend eine Neuverteilung der wieder verfügbaren Artikel durch den Prozess der Rückstandsbearbeitung (Backorder Processing) unter Gewichtung der Auftragsprioritäten und Termine. Dabei dürfen klassische Vertriebsthemen wie Marketing-Programme oder Aufträge mit spezifischen Preis- und Lieferkonditionen nicht auf der Strecke bleiben, da sie für die Differenzierung vom Wettbewerb stehen und die Servicequalität herausstellen – erwähnt sei hier etwa ‘Lieferung bis morgen’ als eine der typischen Herausforderungen im Ersatzteilegeschäft. Der Kreis schließt sich mit der in den Prozess integrierten Rechnungsstellung, da abgeschlossene Aufträge wieder in die Absatzhistorie eingehen und so die Grundlage für die nächste Bestandsplanung bilden. Als Folgeprozesse stehen Retourenbearbeitungen, Garantieabwicklungen und Gutschriftenaktionen zur Verfügung, die sich anforderungsgerecht definieren lassen.

Tipps aus der Praxis

Unternehmen sollten zur Befriedigung der kurzfristigen Kundenbedarfe die Planungsprozesse ihres Teilegeschäfts zuerst entlang der Supply Chain anpassen. Im zweiten Schritt folgt entlang der gesamten Wertschöpfungskette die verbesserte Planung der Lagerbestände mit schlanken Warehousing-Prozessen sowie einem integrierten Kundenauftragsmanagement. Eine verschlankte logistische Abwicklung ein- und ausgehender Aufträge und die damit verbundene Planungssicherheit helfen, Stabilität in die operative Auftragsabwicklung zu bringen. Kunden wissen die Ergebnisse als guten Service zu schätzen.

Individuelle Ein- und Auslagerungsstrategien sowie eine optimierte Identifikation geeigneter Lagerplätze unterstützen eine schnelle Abwicklung der operativen Warehousing-Prozesse. (Bild: Consilio GmbH)

Individuelle Ein- und Auslagerungsstrategien sowie eine optimierte Identifikation geeigneter Lagerplätze unterstützen eine schnelle Abwicklung der operativen Warehousing-Prozesse. (Bild: Consilio GmbH)


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