Datendrehscheibe ERP-System

Das ERP-System als digitaler Anker

In Zeiten stetigen Wandels in den Produktionssystemen profitieren Unternehmen mehr denn je von einer leistungsfähigen ERP-Plattform als Datendrehscheibe. Von modernen Programmen können Anwender einiges erwarten: leichtes Customizing ohne Verlust der Updatefähigkeit, offene Schnittstellen zur Anbindung weiterer Lösungen sowie eine recht intuitive Bedienoberfläche. Doch selbst mit der passenden Software ist eine ERP-Einführung kein Selbstläufer, insbesondere wenn die vorhandenen Systeme noch sehr heterogen sind.

In Fertigungsunternehmen ist das ERP-System der Dreh- und Angelpunkt für viele Unternehmensprozesse. Denn hier befindet sich die zentrale Datenbasis für Planung und Reporting der verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf, Lager, Finanzen, Disposition oder Produktion. Entsprechend bietet es sich als Bindeglied über alle diese Abteilungen an, um die Prozesse übergreifend zu steuern, zu verwalten und zu optimieren. Doch die Realität sieht anders aus: Häufig kommen ERP-Systeme nur für bestimmte Prozesse zum Einsatz. So werden Belege manuell von Abteilung zu Abteilung weitergereicht. Durch solchen Belegtourismus geht viel Geld und Zeit verloren. Zudem wird durch die fehlende abteilungsübergreifende Koordination von Prozessen viel Potential verschenkt.

Von Inseln zum Komplettsystem

Mit der aktuellen ERP-Generation lassen sich viele Insel-Systeme ablösen. Das verspricht eine schlankere Software- und Datenbanklandschaft und damit auch geringere Lizenzkosten sowie niedrigeren Wartungsaufwand. Zudem fallen viele fehlerhafte und ineffiziente Schnittstellen, doppelte Datenhaltung sowie manuelle Prozesse zwischen den Abteilungen weg. Da nur noch eine Datenbank genutzt wird, sind die Informationen meist zuverlässiger und es fällt Mitarbeiter leichter, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten.

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Wie eine Datendrehscheibe

Gleichzeitig bieten konsolidierte Systemlandschaften das Fundament, Prozesse zu verbessern. So ermöglicht ein entsprechend genutztes ERP-System etwa, Änderungswünsche an den Produkten zügig zu bearbeiten oder Krankmeldungen aus der HR-Abteilung direkt in die Produktionsplanung zu übertragen, um Arbeitsgänge umzustellen. Einige ERP-Anwendungen können aber auch im Sinn einer Datendrehscheibe Sensordaten von Maschinen und Anlagen aufnehmen, um bei Abweichungen von Toleranzbereichen eine vorbeugende Wartung anzustoßen.

Kriterien für die Einführung

Entscheiden sich Unternehmen zur Einführung eines neuen ERP-Systems, sollten insbesondere dessen Flexibilität in Hinblick auf die Produktions- und Arbeitsgangplanung sowie die Verfügbarkeit offener Schnittstellen zu Softwares anderer Anbieter berücksichtigt werden. Zwei kritische Erfolgsfaktoren sind auch durchgängige Nutzungsmöglichkeiten der ERP-Lösung in allen relevanten Abteilungen sowie eine möglichst intuitive Bedienung. In der Praxis handelt es sich aber nicht nur um eine rein technische, sondern auch emotionale Entscheidung für oder gegen ein ERP-System. Denn häufig nutzen Unternehmen Eigenentwicklungen, in die einige Mitarbeiter viel Mühe investiert haben. Hier ist bei einem angedachten Systemwechsel Fingerspitzengefühl seitens der Projektverantwortlichen gefragt. Die Umsetzung wird dann meist von einem strukturierten Controlling anhand definierter Meilensteinen begleitet. Dieses setzt sich aus folgenden Punkten zusammen:

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Der Thin[gk]athon, veranstaltet vom Smart Systems Hub, vereint kollaborative Intelligenz und Industrie-Expertise, um in einem dreitägigen Hackathon innovative Lösungsansätze für komplexe Fragestellungen zu generieren. ‣ weiterlesen

• Die Diagnosephase umfasst die produktunabhängige Aufnahme der Unternehmensstrukturen sowie der Kernprozesse in den Abteilungen auf organisatorischer Ebene. Zudem werden die Projektmitarbeiter und Verantwortlichen festgelegt.
• In der Analysephase findet die Aufnahme der Geschäftsprozesse, der kundenspezifischen Anforderungen und Individualisierungen sowie die Auswahl der zu übernehmenden Daten statt. Zusätzlich wird der Kosten-Nutzen-Faktor definiert und ein grober Projektplan erstellt.
• Es folgt die Konzeptionsphase mit detaillierter Ausformulierung der notwendigen Änderungen und Aktivitäten. Zusätzlich werden Testszenarien entwickelt und abgestimmt. Anschließend erfolgt die Prüfung und Abnahme des Feinkonzeptes.
• Die Entwicklungsphase besteht aus dem Aufsetzen der Test- und Entwicklungssysteme. Die Prozesse und das Feinkonzept werden in der neuen Software umgesetzt, ausführlich getestet und der entstandene Prototyp abgenommen.
• Während der Implementierungsphase wird das Live-System mit aktuellem Datenbestand bereitgestellt. Es erfolgen Schulungen, zusätzliche Tests und die Abnahme des Live-Systems.
• Die Inbetriebnahmephase umfasst das Go-Live des neuen Systems. Dabei werden offene Punkte geklärt und bei Bedarf Nachschulungen angesetzt.
• In der Optimierungsphase wird nach einer festgelegten Zeit – meist drei Monaten – der installierte Stand geprüft und gegebenenfalls verfeinert.

Mögliche Hürden

ERP-Rollouts sind keine reinen IT-Projekte. Vielmehr gilt es alle bestehenden Prozesse in Frage zu stellen, um eine Gesamtlösung zu konzipieren, die das Unternehmen voranbringt. Um dieses Ziel zu erreichen, hat sich folgendes Vorgehen bewährt:

• Definition eines geeigneten Projektverantwortlichen
• Definition der Businessprozesse und Geschäftsziele
• Einbeziehen des Projektteams, das aus Mitarbeitern aller Abteilungen besteht, in sämtliche Entscheidungen und Veränderungen
• Bereitstellung ausreichender Kapazitäten für das Projektteam
• Erstellen eines Projektplans mit allen Aufgaben, Terminen und Meilensteinen
• Change-Management, in dem die Mitarbeiter in die Pflicht genommen werden

Langfristig nutzen

Um langfristig von der ERP-Lösung zu profitieren, sind weitere Punkte zu beachten. So sollten die individuellen Software-Anpassungen möglichst nah am Standard bleiben, um keinen unnötigen Wartungs- und Update-Aufwand zu erzeugen. In einigen Beratungshäusern gibt es Spezialisten, die durch Konfigurationsänderungen bereits viele Anforderungen umsetzen können. Künftig dürfte es auch bei der Individualisierung von ERP-Lösungen einen großen Wandel geben. So können Kunden etwa bei Microsoft Appsource bereits gewünschte und benötigte Erweiterungen online auswählen, ohne die Upgradefähigkeit des Systems zu beeinträchtigen. Das bedeutet, dass Unternehmen in Zukunft immer weniger große, umfangreiche Software-Pakete kaufen könnten, von denen sie nur einen Teil der Funktionen nutzen. Stattdessen geht der Trend hin zu einem schlanken Basis-System, das durch spezialisierte Apps je nach Bedarf ergänzt wird.