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Auftragsstückliste im ERP-System pflegen

Lückenlose Anlagenhistorie

Maschinen- und Anlagenbauer fertigen langlebige Investitionsgüter. Deren Lebenszyklus ist von zahlreichen Umbaumaßnahmen geprägt. Um verbindlich sagen zu können, welche Teile und Baugruppen seit wann wo im Einsatz sind, brauchen Hersteller und Betreiber eine revisionssichere Anlagenverwaltung, die Teil eines durchgängigen Enterprise-Resource-Planning-Systems (ERP) sein kann. Die zentrale Auftragsstückliste belegt unbestechlich, was gefertigt, eingekauft und verbaut wurde. Treten beim Vergleich von Revisionsständen mit dem Master der Auftragsstückliste Informationsdefizite zutage, kann das System Folgeprozesse wie Wartung oder Beschaffung von Ersatzteilen erst einmal anhalten.

 Auftragsstückliste im ERP-System pflegen Lückenlose Anlagenhistorie

Bild: Werkstatt f. Fotografie U.Huettenberend

Durch sein Ingenieurwissen hat sich speziell der deutsche Maschinen- und Anlagenbau die Rolle des Problemlösers in der industriellen Wertschöpfungskette erworben. Viele Kundenwünsche werden mit passgenauen Unikatlösungen bedient. Auch vor bereits ausgelieferten Anlagen macht der Innovationswille keineswegs Halt. Ändern sich Marktanforderungen oder ergeben sich neue Möglichkeiten zur Leistungssteigerung, so leisten die Hersteller ideenreiche Anpassungen. Um möglichst kostenschonend und schnell zu bestmöglichen Ergebnissen zu kommen, verfolgt die stark mittelständisch geprägte Branche ein eher pragmatisches Change Management. Oft genießt die operative Lösungsarbeit dann eine so hohe Priorität, dass nachgelagerte Aufgaben wie das Dokumentieren der Änderungen unzureichend erledigt werden. Wenn jedoch die neuen Revisionsstände das Geheimnis der am Umbau beteiligten Monteure bleiben, müssen andere Teilnehmer der Wertschöpfungskette immer wieder die unangenehme Erfahrung machen, dass die vorliegenden Zeichnungen, Stücklisten und Abnahmedokumente nicht mehr den aktuellen Bauzustand widerspiegeln. Die hieraus resultierenden Projektrisiken sind erheblich, zum Beispiel im Servicemanagement. Reist ein Servicetechniker zum vereinbarten Wartungstermin mit falschen Ersatzteilen an, führt dies für den Anbieter schnell zu erheblichen Folgebelastungen – angefangen bei zusätzlichen Beschaffungs- und Reisekosten über Vertragsstrafen bis zu Reputationsverlusten. Doch damit nicht genug. Treten Dokumentationsmängel auf, muss die Konstruktionsabteilung einen aufwendigen Rechercheprozess starten, um die betroffenen Produktunterlagen ex post auf den aktuellen Stand zu bringen.

Revisionssicherheit

Für viele Unternehmen sind Word- und Excel-Dokumente noch immer das Mittel der Wahl, um Entwurf, Beschaffung, Produktion und Montage eines Produktes für die Nachwelt festzuhalten. Da sich Maschinen aus Zehntausenden und Anlagen oft aus Hunderttausenden von Bauteilen zusammensetzen, bringt das selbst gestrickte Dokumentenmanagement jedoch schwer zu beherrschende Pflege- und Rechercheaufwende mit sich, die später im Produktlebenszyklus sogar noch zunehmen. Um manuelle Arbeiten so weit wie möglich zu begrenzen, lassen sich die Revisionsstände im ERP-System pflegen. Warum gerade dort? Gerade im stark mittelständisch geprägten Sondermaschinen- und Anlagenbau ist es üblich, etliche Kleinteile wie etwa Schrauben und Dichtungen nicht extra zu zeichnen. Um die Konstrukteure zu entlasten, verzichtet man darauf, diese Teile über die CAD- und PDM-Systeme in die Stücklisten einzubringen. Vollständige Auftragsstücklisten entstehen daher erst im Zuge der anschließenden Beschaffungs-, Produktions-, Montage- und Servicevorgänge. Somit wird das ERP-System zur Instanz für den Revisionsstand, der die Vollständigkeit der gelieferten Materialien und Funktionsumfänge darstellt. Vor diesem Hintergrund muss dieses System die Anlagenhistorie lückenlos über das Stücklistenwesen pflegen können. Im Verlauf von Umbaumaßnahmen geschieht dies dadurch, dass zunächst die auftragsbezogene Stückliste auf den jeweiligen Änderungsauftrag kopiert wird. Auf diese Weise entsteht eine Revisionsstückliste. Werden Ersatzteile verkauft, hält die Revisionsstückliste dies präzise nach. Gleiches gilt für die Dokumentation von Änderungen in der Anlagenstruktur, wenn im Rahmen eines Serviceauftrags konstruktive Änderungen anfallen. Anschließend referenziert das Auftragsmanagement die Änderungen auch in der ursprünglichen Auftragsstückliste. Diese dient als Master, um den Lebenszyklus jeder einzelnen Baugruppe vollständig zu beschreiben. Zusätzlich zur Auftragsstückliste passt das ERP-System auch die Anlagendokumentation entsprechend an. Die Basis aller Dokumentationsvorgänge bildet wiederum die auftragsbezogene Stückliste. Sind die Materialien in einer vollständigen Stücklistenstruktur aufgeführt und mit den erforderlichen Informationen hinterlegt, kann das Auftragsmanagementsystem die Anlagendokumentation in Eigenregie erstellen. Dies geschieht inklusive sämtlicher Revisionsstände, die sich im Lebenszyklus einer Anlage ergeben haben. Projektbezogen greift das integrierte Dokumentenmanagement auf die im ERP-System markierten Stücklisten zu und stellt die auszuliefernden Dokumente zusammen.

Auftragsstückliste im ERP-System pflegen: Servicetechniker sollten realisieren, dass gerade sie später von einer sorgfältigen Dokumentation der Änderungen profitieren.

Servicetechniker sollten realisieren, dass gerade sie später von einer sorgfältigen
Dokumentation der Änderungen profitieren.
Bild: ©Daniel Werder / Fotowerder

Prozessverantwortung verdeutlichen

Die revisionssichere Anlagenverwaltung lebt von der Präzision und Vollständigkeit der erfassten Daten. Ohne eine verbindliche organisatorische Struktur mit eindeutig definierten Prozessen und Zuständigkeiten bleiben die Waffen der IT stumpf. In der Praxis kommen Unternehmen nicht umhin, alle an der Wertschöpfung beteiligten Fachabteilungen prozessorientiert zu vernetzen. Im Hinblick auf den Anlagenumbau geht es vor allem darum, dass sich die Mitarbeiter des Servicemanagements und der Produktentwicklung auf ein gemeinsames Vorgehen einigen. Wie aber lassen sich die verantwortlichen Mitarbeiter dazu gewinnen, die erforderlichen Daten auch tatsächlich einzupflegen? Im Tagesgeschäft sehen die Beteiligten allzu leicht nur ihre eigene Arbeit und empfinden den Erfassungsaufwand im IT-System vornehmlich als Mehrbelastung. Hier ist es hilfreich, den Mehrwert eines durchgängigen Informationsmanagements Prozessschritt für Prozessschritt zu kommunizieren. Anhand einer solchen Prozessmodellierung wird für die Mitarbeiter erkennbar, an welcher Stelle sie sich im Gesamtprozess befinden und wieso nicht nur das Unternehmen, sondern auch sie selbst einen Nutzen davon haben, wenn sie die mit ihrer Arbeit zusammenhängenden Daten anforderungsgemäß erfassen. Insbesondere sollte den Prozessbeteiligten klar werden, dass die Transparenz ihrer Arbeit maßgeblich darüber mitbestimmt, ob sich Wartungsarbeiten auch im Anschluss an Umbaumaßnahmen noch erfolgreich durchführen lassen. Damit etwa Servicetechnikern passende Ersatzteilpakete termingerecht zur Verfügung stehen, müssen dieselben Servicetechniker die vorangegangenen Produktänderungen vollständig kommuniziert haben. Mit jeder korrekt geänderten Stückliste sinkt für sie das Risiko, im Falle eines Falles unzufriedene Kunden beschwichtigen zu müssen. Gleichzeitig vermeiden Konstrukteure Überstunden, um unzureichend dokumentierte Revisionsstände ex post herzuleiten.

Teamarbeit statt Abteilungsdenken

Die Liste der Nutzenzuwächse und Arbeitserleichterungen ließe sich noch deutlich erweitern. Doch worin auch immer sich der Mehrwert für die Mitarbeiter im Einzelnen ausdrückt. Je konkreter ihnen aufgezeigt wird, welche Auswirkungen die Qualität der abteilungsübergreifenden Kommunikation hat, desto stärker wächst ihre Motivation, ihren Teil auch tatsächlich dazu beizutragen. Hiervon profitiert auch das Unternehmen als Ganzes. Tritt Teamarbeit an die Stelle des arbeitsplatz- beziehungsweise abteilungsbezogenen Denkens, so erschließen Maschinen und Anlagenbauer zusätzliche Möglichkeiten, um ihre größte Stärke im internationalen Wettbewerb, ihre Innovationsfähigkeit, noch effizienter auszuspielen.


Martin Hinrichs ist Prokurist und Produktmanager der ams. Solution AG. - Bild: ams.Solution AGMartin Hinrichs ist Prokurist und Produktmanager der ams. Solution AG.


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