Fahrplan für Transformationsprojekte

Auf der Digitalisierungslandkarte verortet

Für die ersten Schritte auf dem Weg zu digitalen Geschäftsmodellen können Produzenten häufig nicht auf erprobte Ansätze zurückgreifen. Für jene Firmen hat die Technologieberatung Nortal das Konzept der Digitalisierungslandkarten entwickelt. Dabei entsteht nach einem Workshop ein Fahrplan, der Firmen bei ihrem Einstieg in die digitale Transformation begleitet.

Bild: Nortal AG

In produzierenden Unternehmen nehmen digitale Infrastrukturen und Anwendungen, aber auch neue Formen der digitalgestützten Zusammenarbeit eine zunehmend wichtige Rolle ein. Mit den Werkzeugen der Digitalisierung lassen sich Prozesse optimieren, die Effizienz erhöhen und neue Geschäftsmodelle etablieren. Dabei muss jede Firma zunächst herausfinden, an welcher Stelle sie die Transformation beginnt. Die international tätige Strategie- und Techno­logieberatung Nortal hat das Konzept der Digitalisierungslandkarten herausgearbeitet, das Firmen bei diesem Schritt unterstützen soll. Es bietet einen Ausgangspunkt, um Erneuerungen oder Prozesse zu veranschaulichen und besser beurteilen zu können. Eine Digitalisierungslandkarte stellt zum Beispiel Kundenerleb­nisse, deren technische Basis und ihre orga­nisatorische Verankerung dar, um Stra­tegien im Unternehmen greifbar zu machen. Überdies beinhaltet das Konzept Instrumente, die ermittelten Faktoren in der Firma zu kommuni­zieren und gemeinsam weiterzuentwickeln. Erarbeitet werden diese Digitalisierungslandkarten üblicherweise in und nach einem zweitägigen Workshop, an denen Vertreter aller Hierarchieebenen beteiligt sind. Ein sogenanntes Digitalisierungsmonitoring ist dafür da, die angestrebten Lösungen und Ideen laufend zu überprüfen. Dabei werden Methoden aus dem Design Thinking und dem agilen Anforderungsmanagement genutzt, um komplexe Themen verständlich aufzubereiten und darzustellen.

Gemeinsames Bewusstsein schaffen

Im ersten Schritt wird im Workshop eine Unternehmensvision sowie Ziele für die nächsten Jahre entwickelt und Leitsätze daraus abgeleitet. Dazu soll ein gemein­sames Bewusstsein geschaffen werden, an welchen Stellen im Unternehmen Digitalwerkzeuge Verbesserungen herbeiführen können. Die Notwendigkeit der Veränderungen muss sichtbar gemacht werden. Denn eine Veränderung muss von allen Beteiligten getragen werden und erfordert daher auch Offenheit und Transparenz. Dieses Verständ­nisses ist wichtig für die langfristige Akzeptanz. „Die frühe Einbeziehung der Beteiligten stärkt das Vertrauen in die Neuerungen und lässt den bevorstehenden Weg zu einer von ihnen proaktiv mitgestalt­baren Roadmap werden,“ sagt Ole Behrens Carlsson, CEO der Nortal AG. „Es kommt an diesem Punkt zu einer für den weiteren Projektverlauf wesentlichen und erfolgs­sichernden Wahrnehmungsverschiebung: Betroffene werden zu Beteiligten. Sie sind fortan wichtige Erfolgsmultiplikatoren des Digitalprojektes, indem sie eigene Perspektiven und Ideen einbringen. Die Digitali­sierungs­strategie unterstützt dabei immer die übergeordnete Unternehmensstrategie.“

Ziele auf Kundenbedürfnisse ausrichten

Im nächsten Schritt werden Ziele festgelegt. Dabei werden Fragen beantwortet wie: Was soll die Digitalisierung verändern? Für welche Probleme und Herausforderungen müssen innerhalb der Organisation Lösungen gefunden werden? Die digitale Trans­formation eines Unternehmens bietet die Chance, Altlasten loszuwerden und Kernprozesse zu optimieren. In vielen Fällen können schon durch das Anpassen einiger Stellschrauben interne Kosten reduziert und zugleich Effizienz, Leistung und Kompetenz erhöht werden. Diese Ziele sollen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein, was die Berater mit der Abkürzung s.m.a.r.t. veranschaulichen wollen.

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Greifbare und messbare Zwischenziele

Auch der Zeitrahmen ist entscheidend. Gehen Firmen in Etappen vor, können konkrete und realistische Meilensteine für Planungssicherheit sorgen, die Beteiligten motivieren und eine Basis für das Projektcontrolling bilden. Auch wird eine flexiblere Anpassung des Gesamtprozesses an gegeben­enfalls unvorhersehbare Ereignisse ermöglicht. Je kleiner die Schritte auf der Roadmap ausfallen, desto dynamischer bleibt sie demnach. Für den Erfolg langfristiger Prozesse hingegen haben sich größere Schritte bewährt, da der positive Effekt so seine volle Wirksamkeit entfalten und sich langfristig etablieren kann.

Kunden kennen und verstehen

Um die Erfolgsaussichten von Digitalisierungsprojekten zu erhöhen, sollten sie auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sein. Dafür müssen Firmen eine Vorstellung von der eigenen Zielgruppe entwickeln: Wer sind die Kunden und was sind ihre Wünsche und Anforderungen? Wie ist die Zielgruppe langfristig zu begeistern und zu binden? Es erfolgt eine genaue Ausarbeitung der am Kunden orientierten Ziele unter der Leitfrage: Womit kann die Zielgruppe erreicht und überzeugt werden? Dazu werden zum Beispiel potenziell positive, digitale Kundenerlebnisse in einem Ideenpool gesammelt und anschließend ausgearbeitet.

Verfügbare Ressourcen und Mängel erkennen

In der Folge werden die organisatorischen Rahmenbedingungen unter die Lupe genommen. Hier definieren die Verantwortlichen, wie diese aussehen müssen, um das Vorhaben und den begleitenden Change-Management-Prozess umsetzen zu können. Zunächst gilt es, den Status quo zu erfassen. Dabei legen die Beteiligten etwa die Organisa­tionsentwicklung hinsichtlich Ressourcen und Schwächen offen. Die Problem­e sowie unerschlossene Potenziale und Ressourcen werden offenbar. Oft ist die technologische Ausstattung der Organisation bereits ein guter Ausgangspunkt für Veränderungen. Eine Analyse kann einen Überblick sowie eine Ausgangsbasis für die Ausarbeitung der Digitalisierungsstrategie schaffen. Ole Behrens Carlsson sagt: „Wichtig ist dabei auch, den aktuellen Digitalisierungsgrad der Organisation einmal in seiner Gesamtheit, aber auch heruntergebrochen auf die einzelnen Bereiche und Prozesse aufzu­zeigen. Auf diese Weise wird planbar, wo man bereits ansetzen kann und an welchen Stellen es technischer Aufrüstung bedarf.“

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Die Landkarte als Basis

Die im Workshop ermittelten Ideen, Erkenntnisse und Ergebnisse werden im Anschluss aufbereitet, um daraus die Digitali­sierungslandkarte zu erstellen. Diese bildet das strategische Werkzeug für die Kommunikation und Implementierung von Digitalisierungs­vorhaben. Gemeinsam mit internen und externen Experten lassen sich auf dieser Basis organisations­spezifische Lösungen erarbeiten, die alle identifizierten Punkte miteinbeziehen. Zu den typischen überge­ordneten Hand­lungsempfehlungen zählen: Transpa­renz schaffen, Effizienz erhöhen, Standardisierung und Prozessautomatisierung steigern und Kundenorientierung stärken. Wie diese Punkte im Detail, auch in technologischer und organisatorischer Hinsicht, in die Praxis umgesetzt werden, ist ebenfalls in der Digitalisierungslandkarte definiert. Die Visualisierung in Form einer bedarfsspezifischen Landkarte soll die Projekte verständlich, erlebbar und sogar mitgestaltbar machen. Das verspricht eine hohe Akzeptanz für die Veränderungen und unterstützt Organisationen demnach dabei, ihre digitale Reife zu stärken.

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