Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Vereinfachen und automatisieren

Verschwendung steht nicht im QM-Handbuch

Um Verwaltungsaufgaben schneller abzuwickeln, heißt es: Erst vereinfachen, dann automatisieren. Digitale Werkzeuge bieten hierzu weitreichende Möglichkeiten. Um eine umfassenden Analyse zuvor kommen Unternehmen aber nicht herum.

Vereinfachen und automatisieren: Verschwendung steht nicht im QM-Handbuch

Bild: ©wrightstudio/de.123rf.com

Eins haben die Lean Administration-Projekte in der Vergangenheit gezeigt: Es geht in der Regel um Reaktionsgeschwindigkeit und um die Vermeidung von Verschwendung, eher seltener um Fehlervermeidung. Um hier die vorhandenen Potentiale zu identifizieren, ist eine umfängliche Analyse der administrativen Prozesse unumgänglich, und zwar in einem Detaillierungsgrad, der Probleme auch tatsächlich aufdeckt. Die Praxis zeigt immer wieder, dass die Verschwendung im Detail liegt.

Arbeitsschritte fast halbiert

An einem Beispiel lässt sich dies belegen. Ein Unternehmen der Automatisierungstechnik schickte seinen Kunden nach Erhalt des Auftrags eine Auftragsbestätigung, so wie es auch im Qualitätsmanagement-Handbuch steht. Was dort nicht steht, legte eine Swimlane-Analyse offen:

  • es waren diverse Schleifen zwischen Auftragsabwicklung und Produktionsplanung erforderlich, um einen mehr oder weniger verlässlichen Liefertermin zu finden,
  • da die Unterschriften des – nicht anwesenden – Vertriebsleiters und des Außendienst-Mitarbeiters erforderlich waren, wurde das Dokument zweimal ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und per Mail versandt,
  • schließlich wurde die Auftragsbestätigung ausgedruckt, per Post verschickt und als physische Kopie im Kundenordner abgelegt.

Mit drei einfachen Maßnahmen konnte die Anzahl der bisherigen Prozessschritte nahezu halbiert werden: Es wurden zunächst Lieferserviceklassen definiert, die im ERP-System am Materialstamm hinterlegt wurden und somit die Lieferterminfindung obsolet machten (vereinfachen). Dann wurden eine digitale Signatur der Unterschriftsberechtigten sowie ein Workflow eingeführt (automatisieren), der mit einer Vertreterregelung auch im Urlaubsfall sicherstellt, dass alle Auftragsbestätigungen innerhalb von zwei Tagen das Haus verlassen.

Analoges im Digitalzeitalter

Workflows sind keine Werkzeuge, die das Zeitalter der Digitalisierung hervorbrachte. Doch das Beispiel zeigt, dass auch längst verfügbare Technologien in vielen Unternehmen immer noch nicht konsequent eingesetzt werden. Ein anderes Beispiel dafür ist das Electronic Data Interchange(EDI)-Verfahren, mit dem Daten zwischen Abnehmern und Lieferanten auf elektronischem Wege ausgetauscht werden. Was in der Automobilindustrie heute Standard ist, bleibt vielen anderen Bereichen des produzierenden Gewerbes ein Mysterium. Stattdessen werden E-Mails und Faxe verschickt, die von Sachbearbeitern in das ERP-System eingegeben werden. Wenn selbst längst verfügbare digitale Hilfsmittel nicht eingesetzt werden, stellt sich die Frage, warum die Digitalisierung so häufig als Allheilmittel des Mittelstandes dargestellt wird.

Möglichkeiten des digitalen Informationsaustauschs zwischen Kunde und Lieferant

Bild: CIM Aachen GmbH

Wie viel Digitalisierung?

Es ist sicher nicht sehr sinnvoll, alle Möglichkeiten der Digitalisierung von heute auf morgen im Unternehmen umzusetzen. Zumal offensichtlich viele Unternehmen kein klares Bild davon haben, welche Möglichkeiten es überhaupt gibt. Die Abbildung oben zeigt am Beispiel des Purchase-to-pay-Prozesses eines Kunden die Nahtstellen zum Order-to-cash-Prozess des Lieferanten. Alleine dieser Ablauf innerhalb der Lieferkette zeigt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wieviele Möglichkeiten durch die Vernetzung der Partner mit digitalen Werkzeugen entstehen. Das EDI-Beispiel zeigt, warum es das richtige Maß zu finden gilt: Ein Unternehmen wird es nicht schaffen, einen C-Lieferanten, bei dem es zehnmal im Jahr fünf Artikel bestellt, auf EDI umzustellen. Aber mit den TopTen-Kunden darüber zu sprechen, könnte sich durchaus lohnen. Finanzielle Anreize können die Erfolgschancen dieser Gespräche erhöhen.

Es muss nicht teuer werden

Es gibt zahlreiche Lösungen, die ohne hohe Kosten für mehr Effizienz sorgen. So zeigte eine Prozessanalyse bei einem Hersteller von Kunststoffrohren, dass der Aufwand für das Nachbestellen von Verpackungen unverhältnismäßig hoch war. Denn diese wurden intern bestandsgeführt und bei Unterschreitung des Mindestbestandes wurde eine offizielle Bestellung an den Lieferanten mit Wunschlieferdatum ausgelöst – zunächst gedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail versandt. Die Lösung war in diesem Fall, ein Konsignationslager für das Verpackungsmaterial einzurichten (vereinfachen) und eine Webcam zu installieren, mit dem der Lieferant online die jeweiligen Füllhöhen des Materials verfolgen kann (automatisieren).

Erlaubt ist, was wirkt!

Muss es also gleich die große Digitalisierungsstrategie sein? Diese ist bestimmt hilfreich, sich ein konkreteres Bild davon zu machen, wie die Prozesslandschaft eines Unternehmens in fünf Jahren aussehen soll. Das sollte aber nicht verhindern, mit den kleinen Helferl anzufangen, die das Leben der Mitarbeiter so sehr vereinfachen. Insbesondere wenn die Idee dazu aus der Belegschaft kommt. Denn nach wie vor gilt das Credo: Lean Administration heißt, die Mitarbeiter zu befähigen Wertschöpfung von Verschwendung zu unterscheiden. Und wenn mit einfachen Mitteln eine große Wirkung erzielt werden kann, ist das nur umso besser.


Das könnte Sie auch interessieren:

Im Juli lagen die Auftragseingänge in der deutschen Elektroindustrie um 1,9% unter ihrem Vorjahreswert. Die Inlandsbestellungen gaben um 1% nach, die Auslandsbestellungen um 2,5%.‣ weiterlesen

Mit der Inbetriebnahme eines IBM Q System One wollen IBM und die Fraunhofer-Gesellschaft das Thema Quantencomputing für die Industrie vorantreiben. Durch die Kooperation entsteht zudem ein neues Kompetenzzentrum für Quantentechnologie.‣ weiterlesen

Das neue Siemens Opcenter der Softwaresparte des Münchener Technologieunternehmens bringt zahlreiche Anwendungen wie Camstar, Simatik IT und Preactor in einer einheitlichem Umgebung und Benutzerführung zusammen. René Wolf von Siemens Digital Industries Software schildert, was die Kunden davon haben - und was sich funktional getan hat.‣ weiterlesen

Der Schärfspezialist Vollmer stellt auf der Emo Hannover seine Digitalinitiative V@dison in den Mittelpunkt. In Halle 6, Stand F66 finden Besucher das neu entwickelte IoT-Gateway des Herstellers. Schleif- und Erodiermaschinen lassen sich damit plattformunabhängig in IoT-Umgebungen einbinden.‣ weiterlesen

Die Landschaft für Endgeräte zur mobilen Datenerfassung hat sich im letzten Jahrzehnt fast genauso rasant entwickelt wie im Consumer-Bereich. In der Lagerlogistik oder der Produktion zählen neben Stapler-Terminals gerade mobile Handhelds zu den gängigsten Gerätetypen. Um aber das passende Gerät für das eigene Unternehmen zu identifizieren, lohnt der Blick auf die mobilen Prozesse, die Integration in die Unternehmens-IT und vor allem die Arbeitsumgebung der Mitarbeiter.‣ weiterlesen

In Wertanalyseprojekten erfolgt eine Bewertung an vielen Stellen des Arbeitsplans. Die VDI-Richtlinienreihe 2808 hilft, reproduzierbare Ergebnisse durch strukturierte Vorgehensweisen zu erzielen und diese Ergebnisse kundenorientiert darzustellen.‣ weiterlesen

Auf der diesjährigen Emo präsentiert die HSi GmbH ihre Softwarelösungen zur automatisierten Planzeit- und Kostenermittlung, Arbeitsplanerstellung sowie Auftragssteuerung. Am Stand C20 in Halle 9 werden auch Erweiterungen des Systems zu sehen sein, etwa bei der Zeitübergabe an SAP: Werden im Stufeneditor NC-Grundzeiten in den Rüst- und Spannbausteinen eingegeben, erfolgt die Summierung dieser Zeiten parallel zu den Hauptzeiten (th), Nebenzeiten (tn) und Grundrüstzeiten (trg).‣ weiterlesen

Obwohl das MQTT-Protokoll bereits seit etwa zwei Jahrzehnten existiert, ist es durch sein Konzept bestens für moderne IIoT-Anwendungen geeignet. Vor allem für solche, die sich auf eine aktive Benachrichtigung stützen. Also dort, wo Geräte nur bei Bedarf Daten bereitstellen und nicht regelmäßig, wie bei der passiven Benachrichtigung. Doch wie lässt sich der Erfolg von MQTT im IIoT erklären, und was sollte man vor dem Einsatz des Übertragungsprotokolls wissen?‣ weiterlesen

Auf der Emo zeigt TDM Systems (Halle 9, Stand F24) erstmals den TDM WebCatalog einer breiten Öffentlichkeit. Ab August steht die Cloud-Anwendung nach Registierung den Anwendern von TDM Global Line 2019 und TDM 2019 (und höher) zur Verfügung.‣ weiterlesen

DMG Mori wird auf der Emo in Halle 2, Stand A21 über 30 digitale Innovationen zeigen. Darunten sind neue Celos APPs, Werkzeuge zum Monitoring, der Produktionsplanung und -steuerung sowie webbasierte Instandhaltungstools.‣ weiterlesen

Nachdem Produzenten schon ihre Waschmaschinen, Kühlschränke und Rollläden IoT-fähig ausliefern, wollen viele auch im eigenen Werk von der Vernetzung profitieren. Anhand eines beispielhaften Projektes klärt dieser Beitrag, wie das schnell und günstig gelingen kann.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige