Vereinfachen und automatisieren

Verschwendung steht nicht im QM-Handbuch

Um Verwaltungsaufgaben schneller abzuwickeln, heißt es: Erst vereinfachen, dann automatisieren. Digitale Werkzeuge bieten hierzu weitreichende Möglichkeiten. Um eine umfassenden Analyse zuvor kommen Unternehmen aber nicht herum.

Bild: ©wrightstudio/de.123rf.com

Eins haben die Lean Administration-Projekte in der Vergangenheit gezeigt: Es geht in der Regel um Reaktionsgeschwindigkeit und um die Vermeidung von Verschwendung, eher seltener um Fehlervermeidung. Um hier die vorhandenen Potentiale zu identifizieren, ist eine umfängliche Analyse der administrativen Prozesse unumgänglich, und zwar in einem Detaillierungsgrad, der Probleme auch tatsächlich aufdeckt. Die Praxis zeigt immer wieder, dass die Verschwendung im Detail liegt.

Arbeitsschritte fast halbiert

An einem Beispiel lässt sich dies belegen. Ein Unternehmen der Automatisierungstechnik schickte seinen Kunden nach Erhalt des Auftrags eine Auftragsbestätigung, so wie es auch im Qualitätsmanagement-Handbuch steht. Was dort nicht steht, legte eine Swimlane-Analyse offen:

• es waren diverse Schleifen zwischen Auftragsabwicklung und Produktionsplanung erforderlich, um einen mehr oder weniger verlässlichen Liefertermin zu finden,
• da die Unterschriften des – nicht anwesenden – Vertriebsleiters und des Außendienst-Mitarbeiters erforderlich waren, wurde das Dokument zweimal ausgedruckt, unterschrieben, wieder eingescannt und per Mail versandt,
• schließlich wurde die Auftragsbestätigung ausgedruckt, per Post verschickt und als physische Kopie im Kundenordner abgelegt.

Mit drei einfachen Maßnahmen konnte die Anzahl der bisherigen Prozessschritte nahezu halbiert werden: Es wurden zunächst Lieferserviceklassen definiert, die im ERP-System am Materialstamm hinterlegt wurden und somit die Lieferterminfindung obsolet machten (vereinfachen). Dann wurden eine digitale Signatur der Unterschriftsberechtigten sowie ein Workflow eingeführt (automatisieren), der mit einer Vertreterregelung auch im Urlaubsfall sicherstellt, dass alle Auftragsbestätigungen innerhalb von zwei Tagen das Haus verlassen.

Analoges im Digitalzeitalter

Workflows sind keine Werkzeuge, die das Zeitalter der Digitalisierung hervorbrachte. Doch das Beispiel zeigt, dass auch längst verfügbare Technologien in vielen Unternehmen immer noch nicht konsequent eingesetzt werden. Ein anderes Beispiel dafür ist das Electronic Data Interchange(EDI)-Verfahren, mit dem Daten zwischen Abnehmern und Lieferanten auf elektronischem Wege ausgetauscht werden. Was in der Automobilindustrie heute Standard ist, bleibt vielen anderen Bereichen des produzierenden Gewerbes ein Mysterium. Stattdessen werden E-Mails und Faxe verschickt, die von Sachbearbeitern in das ERP-System eingegeben werden. Wenn selbst längst verfügbare digitale Hilfsmittel nicht eingesetzt werden, stellt sich die Frage, warum die Digitalisierung so häufig als Allheilmittel des Mittelstandes dargestellt wird.

Bild: CIM Aachen GmbH

Wie viel Digitalisierung?

Es ist sicher nicht sehr sinnvoll, alle Möglichkeiten der Digitalisierung von heute auf morgen im Unternehmen umzusetzen. Zumal offensichtlich viele Unternehmen kein klares Bild davon haben, welche Möglichkeiten es überhaupt gibt. Die Abbildung oben zeigt am Beispiel des Purchase-to-pay-Prozesses eines Kunden die Nahtstellen zum Order-to-cash-Prozess des Lieferanten. Alleine dieser Ablauf innerhalb der Lieferkette zeigt – ohne Anspruch auf Vollständigkeit – wieviele Möglichkeiten durch die Vernetzung der Partner mit digitalen Werkzeugen entstehen. Das EDI-Beispiel zeigt, warum es das richtige Maß zu finden gilt: Ein Unternehmen wird es nicht schaffen, einen C-Lieferanten, bei dem es zehnmal im Jahr fünf Artikel bestellt, auf EDI umzustellen. Aber mit den TopTen-Kunden darüber zu sprechen, könnte sich durchaus lohnen. Finanzielle Anreize können die Erfolgschancen dieser Gespräche erhöhen.

Es muss nicht teuer werden

Es gibt zahlreiche Lösungen, die ohne hohe Kosten für mehr Effizienz sorgen. So zeigte eine Prozessanalyse bei einem Hersteller von Kunststoffrohren, dass der Aufwand für das Nachbestellen von Verpackungen unverhältnismäßig hoch war. Denn diese wurden intern bestandsgeführt und bei Unterschreitung des Mindestbestandes wurde eine offizielle Bestellung an den Lieferanten mit Wunschlieferdatum ausgelöst – zunächst gedruckt, unterschrieben, eingescannt und per E-Mail versandt. Die Lösung war in diesem Fall, ein Konsignationslager für das Verpackungsmaterial einzurichten (vereinfachen) und eine Webcam zu installieren, mit dem der Lieferant online die jeweiligen Füllhöhen des Materials verfolgen kann (automatisieren).

Erlaubt ist, was wirkt!

Muss es also gleich die große Digitalisierungsstrategie sein? Diese ist bestimmt hilfreich, sich ein konkreteres Bild davon zu machen, wie die Prozesslandschaft eines Unternehmens in fünf Jahren aussehen soll. Das sollte aber nicht verhindern, mit den kleinen Helferl anzufangen, die das Leben der Mitarbeiter so sehr vereinfachen. Insbesondere wenn die Idee dazu aus der Belegschaft kommt. Denn nach wie vor gilt das Credo: Lean Administration heißt, die Mitarbeiter zu befähigen Wertschöpfung von Verschwendung zu unterscheiden. Und wenn mit einfachen Mitteln eine große Wirkung erzielt werden kann, ist das nur umso besser.

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