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Adieu, manueller Prozess!

Digitalisierte Abläufe nach dem ERP-Systemwechsel

Adieu, manueller Prozess!

Mit steigender Auftragszahl stieß das ERP-System der ITV GmbH an seine Grenzen. Viele Prozesse erforderten zudem noch viel Handarbeit, etwa beim Einpflegen von Daten. Diese dokumentenbasierten Prozesse sollten mit einer Branchenlösung künftig digital ablaufen.

Zum Produktportfolio der ITV GmbH zählen Steckverbindungen, Fittings, Schalldämpferkupplungen, Schläuche, Wartungseinheiten, Kugelhähne, Magnetventile sowie individuelle Sonderlösungen. (Bild: ITV GmbH) [1]

Zum Produktportfolio der ITV GmbH zählen Steckverbindungen, Fittings, Schalldämpferkupplungen, Schläuche, Wartungseinheiten, Kugelhähne, Magnetventile sowie individuelle Sonderlösungen. (Bild: ITV GmbH)

Anfang 2018 hat die ITV GmbH aus Bielefeld eine branchenspezifische Unternehmenslösung eingeführt, um ihre dokumentenbasierten Prozesse vollständig zu digitalisieren. Das 1981 gegründete Unternehmen bedient weltweit den Pneumatik- und Fluidtechnikmarkt. Das Portfolio umfasst mehr als 8.000 Artikel für die Drucklufttechnik.

Eine Grenze erreicht

Das Bielefelder Unternehmen verarbeitet monatlich rund 2,5 Millionen Artikel, 200 bis 300 Angebote sowie 3.000 Lieferscheine. Angesichts des Auftragsvolumens stieß das alte ERP-System an seine Grenzen. Zudem liefen trotz eines vorhandenen Systems die meisten Prozesse manuell und papierbasiert ab. So mussten die Mitarbeiter beispielsweise beim Wareneingang auf ausgedruckten Auftragsbestätigungen notieren, welche Ware bereits an die Kunden geliefert wurde und welche Lieferungen noch offen waren, um damit die Ware zur Komplettierung der Lieferung zu separieren. Im Anschluss wurden die Daten manuell in das ERP eingepflegt. Um die Geschäftsprozesse transparenter zu gestalten bzw. zu automatisieren, suchte die ITV nach einer Software mit integriertem Dokumentenmanagement-System und einer leistungsstarken Funktionalität für die Lagerlogistik, die zum Beispiel mobile Datenerfassung unterstützt.

Branchenlösung

Die Wahl fiel auf das speziell auf die Branchen Produktion und Technischer Handel zugeschnittene ERP-System LS BIZ von der Step Ahead AG. Darin integriert sind unter anderem ein Dokumentenmanagement-System von DocuWare, eine MDE-gestützte Lagerlogistik-Lösung von Jucom.MDE und eine integrierte Finanzbuchhaltung. Die Projektleitung des Implementierungsprojektes – das auf sechs Monate ausgelegt war – übernahm Wolf Strobel von der Top Consulting GmbH. Als Projektleiter trieb er auf der einen Seite die Integration der neuen Systeme voran und hielt auf der anderen Seite parallel Schulungen und Workshops für Mitarbeiter. Insgesamt wurden 5.000 Zeichnungen und 15.000 Dateien zur technischen Dokumentation digitalisiert. Gleichzeitig wurden die bestehenden Prozesse analysiert, überprüft, verbessert und digital abgebildet.

Digitalisierte Abläufe nach dem ERP-Systemwechsel

Adieu, manueller Prozess!

Typischer Ablauf eines Prozesses im Handel. (Bild: Step Ahead AG) [2]

(Bild: Step Ahead AG)

Belege werden automatisch eingelesen

„Wir haben die papierbasierten Prozesse mit der Integration von DocuWare extrem beschleunigt: Die ITV GmbH ist heute lückenlos digitalisiert“, berichtet Projektleiter Wolf Strobel. Das System liest ERP-Belege wie Lieferscheine oder Rechnungen automatisch ein. Diese werden in eine- automatisierten Freigabeprozess weitergeleitet und revisionssicher im zentralen Dokumentenpool archiviert. 95 Prozent des Rechnungsversands laufen komplett automatisiert per Mail, die restlichen fünf Prozent der Kunden wünschen derzeit noch Rechnungen auf Papier. Auch Personaldokumente wie Lohnabrechnungen, Mitarbeiterverträge und Krankmeldungen liegen digitalisiert vor und werden mit automatisierten Workflows bearbeitet. Per Outlook-Integration werden darüber hinaus automatisch ein- und ausgehende E-Mails archiviert. Da das DMS in das ERP-System integriert ist, können die Mitarbeiter aus der ERP-Oberfläche direkt auf alle abgelegten Dateien zugreifen.

Lagerlogistik optimiert

Auch die Lagerlogistik hat ITV mit Einführung des neuen Systems verbessern können. Durch die Integration der MDE-Software stieg die Geschwindigkeit beim Kommissionieren sehr stark. Die mobile Datenerfassung verwaltet monatlich ca. 2,5 Millionen Artikel und 10.000 Positionen. Darüber hinaus unterstützt sie die Kommissionierung von monatlich ca. 3.000 Lieferungen. Über eine Schnittstelle zum Rechnungswesen greift auch die Finanzbuchhaltung auf die Echtzeitdaten aus dem ERP-System zu.

Weitere Projekte geplant

Seit der Systemeinführung hat die ITV GmbH ihre Prozesse dauerhaft verbessern können. Der Informationsaustausch zwischen Einkauf, Verkauf, Produktion und Logistik ist heute systemseitig sichergestellt. Peter Wittkämper, Geschäftsführer der ITV GmbH, zeigt sich mit der neuen Lösung zufrieden: „Wir haben eine wesentlich höhere Transparenz in den einzelnen Prozessen gewonnen und können durch automatisierte Workflows Fehler vermeiden, die sich früher bei der manuellen Bearbeitung immer wieder eingeschlichen haben.“ Für die Zukunft plant das Unternehmen die Digitalisierung noch weiter voranzutreiben. So soll im nächsten Schritt der Produktionsstandort in Italien in Echtzeitanbindung an den Unternehmenssitz in Bielefeld angeschlossen werden. Weitere Punkte auf der Agenda sind Optimierungen in der Lagerlogistik u.a. durch permanente Inventur, die Echtzeitverfügbarkeit von Daten aus der Maschinenproduktion sowie die Integration einer CAQ- Software zur Qualitätssicherung.