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ERP-Wechsel bei der Buss-Gruppe

80 Mandanten in 14 Wochen

Die Buss-Unternehmensgruppe ist in vielen unterschiedlichen Geschäftsfeldern tätig. Eine Herausforderung, stand doch ein Wechsel des ERP-Systems ins Haus – mit mehr als 80 Unternehmen innerhalb der Gruppe. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Sven Mahn IT gelang es, das Projekt innerhalb von 14 Wochen umzusetzen.

(Bild: Buss Group GmbH & Co. KG)

(Bild: Buss Group GmbH & Co. KG)

Lange Zeit war Buss vor allem ein Hafenunternehmen mit eigenen Umschlagsterminals im Hamburger Hafen. Heute ist die inhabergeführte Unternehmensgruppe mit rund 500 Mitarbeitern in den Geschäftsfeldern Hafenlogistik, Windenergie, Logistikimmobilien, Schifffahrt und Investments breit aufgestellt. Das Hamburger Unternehmen hat sich entschieden, das bislang genutzte SAP-System durch die ERP-Lösung von Microsoft abzulösen. Mit der Implementierung von Dynamics 365 Finance wurde Sven Mahn IT, unter Verwendung seiner Releaseautomatisierungs- und Qualitätssicherungsprodukte, betraut. Das Projekt startete im September 2020, die Systemablösung sollte zum 31. Dezember erfolgen.

Enger Zeitplan, viele Unternehmen

Die Herausforderung dieses Zeitplans bestand darin, dass die Buss-Gruppe mehr als 80 Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen umfasst, die als Mandanten im neuen System angelegt werden mussten – nach gängigem Vorgehen hätte dies mehr als ein Jahr in Anspruch genommen. Durch die Konfigurationslösungen von Sven Mahn IT sowie mit einer agilen Projektmethodik gelang es jedoch, den zeitlichen Aufwand auf 14 Wochen zu reduzieren.

14-tägige Sprintzyklen

Das Projekt umfasste neben den Finance-Standardfunktionen inklusive Intercompany-Logik auch die Anbindung von Schnittstellen zu Eingangsrechnungsworkflow, Spesen und Banking sowie die Implementierung einer Erweiterung zur Darlehensverwaltung. Sven Mahn IT und Buss vereinbarten gemeinsam 14-tägige Sprintzyklen sowie die Nutzung der Entwicklungsplattform Azure DevOps für die Backlog- und Code-Pflege. Zunächst kam die Anwendung SMIT RapidKit des Dienstleisters zum Einsatz. Mit der Azure-DevOps-Erweiterung für das automatische Setup der Finanzbuchhaltung von Dynamics 365 wurde das System für Buss aufgesetzt. Die Lösung liefert standardmäßig die zugehörige Azure-DevOps-Projektvorlage mit – bereits gefüllt mit den relevanten Inhalten. Mithilfe der SMIT ConfigBridge wurde eine Buss-spezifische Golden Config erstellt, iterativ erweitert und kontinuierlich auf alle Mandanten ausgerollt. Mit dieser Basis waren nur noch wenige Delta-Anpassungen in den einzelnen Mandanten erforderlich. Um ein fortlaufendes Testen zu ermöglichen, kamen sowohl die Azure-DevOps-Erweiterung SMIT TestCaseHub für das Testfallmanagement als auch die logischen Dynamics-365-Testfälle des SMIT TestKit zum Einsatz. Auf diese Weise konnte viel Aufwand bei der Planung, Erstellung und Anwendung der Testfälle eingespart werden. Die frühzeitige Verfügbarkeit der Testfälle sorgte zudem dafür, dass Fehler während der Sprints entdeckt und direkt behoben werden konnten.

(Bild: Buss Group GmbH & Co. KG)

(Bild: Buss Group GmbH & Co. KG)

Als Online-Projekt konzipiert

Das Projekt war auf Online-Zusammenarbeit ausgerichtet. Abgestimmt wurde sich in morgendlichen Meetings, themenbezogenen Arbeitsschaltungen und in einem Lenkungsausschuss, der regelmäßig zum Sprintwechsel zusammenkam. So konnte für die nötige zeitnahe Abstimmung und eine effiziente Problemlösung gesorgt werden – eine wichtige Voraussetzung, um den engen Zeitplan einhalten zu können. Neben dem Projektmanager und einem Finance-Spezialisten übernahmen seitens Buss die Anwender eine wichtige Rolle im Projekt: Sie führten anhand der in Form von Prozessgruppentests aufgebauten SMIT-TestKit-Testfälle selbst die Tests durch. Zum einen wurden sie dadurch auf die Abläufe im neuen System geschult, zum anderen konnten sie Verbesserungsideen beitragen, die dann gemeinsam bewertet und priorisiert wurden. Um die Tests nicht auf allen Mandanten manuell durchführen zu müssen, wurden sie parallel zum Testen der Anwender über Microsoft RSAT automatisiert.

Wie geplant live gegangen

Das System ging wie geplant mit allen Mandanten zum Jahreswechsel 2020 auf 2021 live. Am 4. Januar 2021 arbeiteten die ersten Anwender mit Dynamics 365 Finance in der Cloud. Den Support übernimmt der IT-Dienstleister.

Zweite Phase geplant

In der zweiten Phase des Projektes sollen nun die Personal-, die Organisations- und die Projektverwaltung mit einer ähnlichen Vorgehensweise implementiert werden. Damit der Vorteil der geprüften, mandantenübergreifend weitgehend einheitlichen Konfiguration erhalten bleibt, wird weiterhin die SMIT ConfigBridge verwendet. Außerdem wird das SMIT GetFitKit im weiteren Verlauf als Trainingssystem auch für zukünftige Anwender zum Einsatz kommen. Dadurch soll die Trainingsqualität optimiert und den Mitarbeitern eine höhere Unabhängigkeit vom Testsystem ermöglicht werden.


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