Wissensmanagement

CAD-Projekte nahtlos integrieren

Für produzierende Unternehmen gehört der Einsatz von CAD-Software zum Geschäftsalltag. Dennoch läuft die Konstruktionsumgebung oft abgeschottet vom eigentlichen Informationsfluss einer Firma. Dabei könnten viele Abteilungen und allen voran die Konstrukteure selbst von der Integration der CAD-Projekte in das unternehmensweite Enterprise Content Management profitieren.

Bild: Ceyoniq Technology GmbH

Eine Information besitzt nur dann unternehmerischen Wert, wenn sie am richtigen Zeitpunkt auch verfügbar ist. Egal ob Kundeninformationen, Produktstammdaten, Ein- und Ausgangsrechnungen oder Personalakten, erst die Bereitstellung sämtlicher prozessrelevanter Informationen ermöglicht den Workflow. Diese Arbeitsabläufe sicherzustellen ist die zentrale Aufgabe von Lösungen für das Enterprise Content Management (ECM), die in immer mehr Unternehmen zum Einsatz kommen. Was dabei noch zu oft außen vor bleibt, ist die nahtlose Integration von CAD-Projekten, da nur wenige ECM-Systeme die technischen Voraussetzungen dafür mitbringen. Betrachtet man jedoch die Bedeutung von CAD-Dateien im Geschäftsalltag produzierender Unternehmen, verwundert dieser Zustand. Schließlich handelt es sich meist um besonders wertvolle Informationen.

Teamarbeit als Herausforderung

In Zeiten der Globalisierung gestalten sich kollaborative Workflows für Planer zunehmend komplex. Abstimmungs- und Freigabeprozesse verlaufen oft über Standortgrenzen hinweg, externe Dienstleister und Zulieferer müssen eingebunden werden. Ein ungehinderter Informationsaustausch ist unter diesen Bedingungen besonders wichtig. Die Verwendung einer gemeinsamen und zentralen Informationsplattform ist ein Weg, um dieser Herausforderung zu begegnen. Sie ermöglicht es Nutzern, über Team-, Unternehmens- und sogar Ländergrenzen hinweg gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Sie greifen beispielsweise vom Standort A auf ein Projekt zu, das auf dem Server von Standort B lokal gespeichert liegt. Gerade bei CAD-Daten, die aufgrund diverser integrierter Referenzen oft ein beachtliches Volumen aufbringen, ist dieses Vorgehen jedoch nicht selten Performance-kritisch und kann andere Workflows ausbremsen, weil die Server überlastet werden. Als Folge behelfen sich viele Anwender auf anderem Wege und verschicken Projekte über Onlinedienste und Upload-Links. Dadurch werden weder Duplikate von den Projektbeteiligten erkannt, noch Dokumente revisionssicher abgelegt. Im schlimmsten Fall gehen die Entwicklungsfortschritte der aktuellsten Version verloren. Zudem können leichter Fehler übersehen werden. Diesen Aufgaben kann mit einem einheitlichen Freigabe- und Genehmigungsprozess auf Basis einer einheitlichen unternehmensweiten Projektdatenstruktur begegnet werden. Nach diesen Überlegungen stellt sich die Frage, wieso nicht schon längst ECM-Lösungen den Markt prägen, die CAD-Projekte nahtlos in das Dokumentenmanagement integrieren? Ein Grund sind sicher die hohen technischen Anforderungen an solche Systeme, die z.B. die Unterstützung von Schnittstellen oder die Anpassungsfähigkeit an organisatorische Rahmenbedingungen betreffen. Dazu gibt es viele Fragen zu klären: Wie muss eine geeignete IT-Infrastruktur gestaltet sein, die die Grundlage für ein schlankes Informationsmanagement bei möglichst geringen Kosten darstellt? Wie lässt sich die wichtige Zugriffs- bzw. Rechtevergabe mit vertretbarem Aufwand umsetzen? Wie wird die Sicherheit der Daten trotz intensiviertem Informationsfluss garantiert? Immerhin sind digitale Informationen oft die eigentlichen Assets eines Unternehmens. Patente, Entwicklungen und Konstruktionspläne müssen bestmöglich verwaltet und geschützt werden.

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Was ECM-Systeme können sollten

Einige ECM-Systeme halten bereits heute Lösungen für die oben skizzierten Fragen bereit. Zu den kritischen Anforderungen zählen die revisionssichere Archivierung, eine E-Mail-Verwaltung, die Bereitstellung einer zentralen Aktenstruktur und die ERP- und PLM-Integration. Zudem bieten einige Systeme speziell auf die CAD-Datenverwaltung ausgerichtete Features. Kernfunktion eines ECM-Systems ist die Hilfe bei der Optimierung von Arbeitsabläufen, z.B. über Freigabeprozesse. Die Konstrukteure sollen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und nicht von Routineaufgaben abgelenkt werden. Im Kontext der CAD-Integration sollte eine ECM-Lösung deshalb stats einen Überblick über den Projektstatus bieten und helfen, das Vorkommen von Dubletten zu vermeiden. Diese entstehen z.B. bei nicht standardisierten Ablagestrukturen auf einer Fileserver-Topologie. Eine ECM-Lösung muss Zugriff auf relevante Informationen zu einem Projekt ermöglichen, beispielsweise auf E-Mails. Hinzu kommen möglichst leistungsfähige Suchfunktionen, um den Zugriff aif Informationen insgesamt zu erleichtern.

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Bündelung der CAD-Umgebung

Da oft verschiedene CAD-Programme in einem Unternehmen im Einsatz sind, sollte eine entsprechende ECM-Lösung Multi-CAD-fähig sein, also alle gängigen Systeme unterstützen. Zudem verweisen CAD-Projekte und die dazugehörigen Dateien häufig auf Elemente aus diversen Quellen. Zur optimalen Integration von Referenzen eines Planungsprozesses sowie aller projektbegleitenden Dokumente muss eine einheitliche Verwaltung vollständiger Daten anhand einer Aktenstruktur möglich sein. Eine geeignete ECM-Lösung betrachtet ganze Projekte, Baugruppen mit allen Referenzen und begleitende Dokumente als einheitliche Aktenstruktur. Manche ECM-Systeme unterstützen die Zusammenarbeit durch Funktionen wie Teamräume. Neben dem obligatorischen Aspekt, dass mehrere Nutzer parallel an einem CAD-Projekt arbeiten können, gehört auch das Freigabemanagement, bei dem sich Team-Strukturen abbilden lassen. Ebenso sollte eine Viewer-Funktion vorhanden sein, damit fachfremde Mitarbeiter zeitweise Einsicht in CAD-Projekte erhalten, ohne dass sie eine Lizenz für das Programm benötigen.

Michael Fritz ist Produktexperte bei der Ceyoniq Technology GmbH.

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