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Automatisierung im Backoffice

Wider dem Papierkrieg

Automatisiertes Dokumentenmanagement spart Zeit, rationalisiert Prozesse, reduziert Handarbeit und beugt menschlichen Fehlern vor. Enterprise Content Management-Lösungen bündeln dabei Daten und verbessern die Abläufe rund um die Bearbeitung von Rechnungen.

 (Bild: ©stokkete/stock.adobe.com)

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Ein Fertigungsprozess ist im Grunde einfach erklärt: Unternehmen kaufen Materialien und Teile und stellen daraus etwas Neues her – mit höherem Wert als die Ausgangskomponenten. Dazwischen gilt es jedoch, unterschiedliche Herausforderungen zu meistern – auch abseits der Produktion, wie beispielsweise große Mengen an Papier im Backoffice. Obwohl der Schriftverkehr sich mittlerweile zum Großteil auf digitale Kanäle konzentriert, verschicken viele Unternehmen Rechnungen und Mahnungen noch als Brief. Eine weitere Herausforderung sind die Regeln, die für die Bearbeitung von Dokumenten und im Rechnungswesen zu beachten sind. Es gilt sowohl interne als auch lokale und internationale Transaktionsanforderungen einzuhalten – einige Rechnungen haben eine Zahlungsfrist von 14 Tagen, während andere innerhalb von wenigen Tagen oder eines Monats beglichen werden müssen. Dies sind nur einige der möglichen Fehlerquellen, die den Zahlungsverkehr beeinträchtigen können. Auch tragen diese dazu dabei, dass das Sortieren, Ablegen und Verarbeiten sowie das spätere Löschen von Dokumenten ebenfalls kompliziert und langwierig ist, inklusive vieler manueller Arbeitsschritte mit den Dokumenten.

Content-Infight

Um die Abläufe schneller zu erledigen, bietet sich der Einsatz von Softwarelösungen in den Finanzabteilungen an. Diese sollten die Menge und Vielfalt der eingehenden Rechnungen bewältigen, Qualitätskontrollen durchsetzen sowie jederzeit eine genaue Übersicht der in Bearbeitung befindlichen und beglichenen Rechnungen liefern. Außerdem benötigt die Accounts Payable(AP)-Abteilung die Flexibilität, Buchführungsdaten am Ende des Monats leicht zu prüfen und zu korrigieren sowie die Herausforderungen eines zeitkritischen und stark regulierten Umfelds zu meistern. Enterprise-Content-Management(ECM)-Lösungen erleichtern und optimieren diese Aktivitäten und ermöglichen eine Automatisierung solcher Prozesse.

Intelligent-CaptureAnwendungen

Dabei setzen sogenannte Intelligent-Capture-Anwendungen zu Beginn des Dokumentenzyklus an und automatisieren die Erfassung der eingehenden Dokumente und Inhalte. Dabei ist es unerheblich, in welchem Format diese vorliegen oder über welchen Kanal sie das Unternehmen erreicht haben, also ob papiergebunden oder digital. Die Lösungen kategorisieren die Dokumente – den Content – und extrahieren entsprechend der Dokumentenart automatisch alle für den weiteren Prozess relevanten Daten. Im Falle einer Rechnung wären das beispielsweise Zahlungsbetrag, Rechnungsadresse und Lieferanten- und PO(Purchase Order)-Nummer. Anschließend werden die Daten automatisch in den nachfolgenden Workflow weitergeleitet und anhand definierter Regeln an die nächste Unternehmensanwendung oder zur Freigabe geleitet.


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