Teil 1 – Kosten, Auswahl und Implementierung

Was kostet ein PLM-System?

Die Ziele einer PDM- oder PLM-Systemintegration sind vielfältig: Produktinformationen verwalten, Prozesse optimieren, Arbeiten automatisieren oder Fehler vermeiden sind nur einige davon. Doch die Implementierung einer PLM-Lösung gilt als teuer und komplex. Eine Artikelreihe widmet sich diesen komplexen aber lohnenden Vorhaben – und im Auftakt klären wir die spannende Frage: Was kostet das eigentlich?

Obwohl die Frage nach den Kosten eines PLM-Systems schwer zu beantworten ist, soll dieser Beitrag dazu dienen, eine bestmögliche Orientierungshilfe zur Preisfindung zu geben. Die Einführung eines Systems für Produktlebenszyklusmanagement ist ähnlich der Anschaffung eines Hauses. Da stellt sich zunächst die Frage, ob ich auf der grünen Wiese neu bauen kann oder ob ich in ein bestehendes Haus einziehen will. Dann hängen die Kosten natürlich von den unterschiedlichen Ausstattungsvarianten ab. Bei dem Ausbau eines bestehenden Hauses gibt es grundlegende Faktoren einschränkend zu berücksichtigen – beispielsweise tragende Wände, Höhe der Decken oder Installation der sanitären Anlagen. Auch die Anzahl der Personen spielt eine Rolle. So können herkömmliche Einfamilienhäuser zwischen 150.000€ und 800.000€ oder mehr kosten. Ähnliche Fragen stellen sich bei einem PLM-System: Wie viele Anwender nutzen das PLM-System? Welche Funktionsbereiche müssen abgedeckt werden? Genügt die vorhandene Infrastruktur den Anforderungen? Welche Abteilungen müssen eingebunden werden? Wird eine Kauf- oder einer Mietlizenz bevorzugt?

Eine Vielzahl an Einflussfaktoren

Es gibt eine Menge an Einflussfaktoren und viele Projekte scheitern. Bei NET AG System Integration hat man daher eine Vorgehensweise entwickelt, die das Risiko für das Anwenderunternehmen minimieren und die Kosten in Grenzen halten soll. Wichtig ist, dass die Firma im Vorfeld weiß, was sie möchte und ihre Kriterien kennt. In einer ersten Phase wird dann die Machbarkeit in Form von Anwendungsfällen bzw. Use Cases nachgewiesen. Bei einer Entscheidung wird dann in den meisten Fällen ein Phasenmodell zur Einführung des PLM-Systems vorgeschlagen. Dem vorgeschaltet ist eine Spezifikations-, bzw. Pflichtenheftphase, in der detailliert beschrieben wird, was das Zielsystem leisten wird. In dieser Phase werden bereits die Key-User geschult, um ein möglichst großes Verständnis zu vermitteln. Die finale Kaufentscheidung kann durchaus erst nach der Pflichtenheftphase fallen. Je nach Größe der Implementierung fallen hier fünf bis 30 Tage Dienstleistungen an. Als Alternative bieten sich agile Vorgehensweisen an. Eine Kostenbeschränkung als Randbedingung kann hier Sicherheit geben. Beim Go-live werden den Anwendern zunächst die Grundfunktionen zur Verfügung gestellt. Dabei findet dann auch ein Feintuning statt. Das ‚Mitnehmen‘ der Anwender ist ein kritischer Erfolgsfaktor einer PLM-Einführung. Die Definition von KPIs (Key Performance Indikatoren) etwa in Form einer Value Scorecard helfen dem Projektmanagement die erfolgreiche Einführung des Systems der Geschäftsführung nachzuweisen. Eine zweite Phase könnte erweiterte Prozesse oder Funktionen, wie Änderungsmanagement oder Stücklistenautomatisierung enthalten. Auch das Feinjustieren der Konfiguration erfolgt hier, da sich der Sinn mancher Ideen im Produktivbetrieb durchaus anders darstellen kann. In einer dritten Phase werden dann weitere Funktionsbausteine ausgerollt. Das kann die Anbindung an andere Abteilungen sein oder aber die Automatisierung weiterer Prozesse, wie beispielsweise die automatisierte Bereitstellung von Produktinformation im ERP-System. Das Preismodell kann nach Aufwand oder zum Festpreis gewählt werden, wobei der Festpreis eine größere Kostensicherheit liefert.

Nur auf den ersten Blick zu teuer

So sehr Unternehmen den Wert von PLM erkannt haben, so sehr herrschen auch eine Reihe an Vorurteilen über PLM-Systeme: Die Implementierung sei zu teuer, sie seien schlecht zu warten und kosten zu viele Ressourcen bzw. zu viel Zeit. Aufgrund dieser Bedenken entscheiden sich Unternehmen gegen ein PLM-System und verwalten ihre Daten weiterhin filebasiert. Dass dadurch oft ein unüberschaubares Monstrum aus Produktdaten herangezüchtet wird, ist zweitrangig. Die manuelle Datenverarbeitung kann dabei zu Problemen führen. Beispielsweise ist mehr Nacharbeit erforderlich und es kann zu längeren NPI-Zyklen kommen (New Product Introduction). Zudem ist keine Versionskontrolle gegeben. Auch wirkt sich die manuelle Datenverarbeitung negativ auf die Wertschöpfung aus: Es bleibt beispielsweise weniger Zeit für Konstruktion und Entwicklung.

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Mit welchen Kosten muss man rechnen?

Für einen besseren Eindruck werden im Folgenden drei Ausgangssituationen aufgelistet, die zeigen sollen, mit welchen Kosten zu rechnen ist. Je nach Ausgangslage muss das Projekt anders angegangen werden.

Kein PLM-System vorhanden

Laut einer Umfrage von PTC haben zwei Drittel von kleinen Entwicklungsteams und ein Viertel von großen Entwicklungsteams noch kein PLM-System. Doch wozu wird ein PLM-System überhaupt benötigt und welcher Mehrwert entsteht dadurch? Unbestreitbar ist die Tatsache, dass Produkte immer komplexer werden. Im Laufe des Produktlebenszyklus sammeln sich Unmengen an Daten an, die wir so ohne weiteres gar nicht verwalten können. Darum führte ein international agierendes Unternehmen, das Bauelemente entwickelt, ein PLM-System ein. Das Unternehmen verfügt über 20 CAD-Arbeitsplätze, dabei kommen die CAD-Systeme Creo und Catia V5 zum Einsatz. Die geschätzte Nutzeranzahl des PLM-Systems berträgt 51. Aufgrund der Einführung individueller Abläufe, Änderungsmanagement und Customizing wird die Komplexität des PLM-Systems als hoch eingestuft. Der Implementierungszeitraum beträgt 22 Monate, unterteilt in die Phasen Implementierung (6 Monate), Modernisierung (6 Monate) und Ausbau & Optimierung (10 Monate). Die Datenmigration erfolgt von der Festplatte. In diesem Beispiel betragen die Lizenzkosten 50.000€ pro Jahr und die Dienstleistungskosten 85.000€. So käme man also auf einen Gesamtpreis von 135.000€.

Umstellung eines PLM-Systems

Jede Schnittstelle verlangsamt ein System, weswegen die Anzahl auf ein Minimum reduziert sein sollte. Im Falle eines Unternehmens, das sich auf den Bau von Kupplungen und Getrieben spezialisierte, fand sich folgende Situation vor: Es gibt 35 CAD-Arbeitsplätze, zum Einsatz kommt dabei Creo, die Anzahl der PLM-Nutzer beträgt 40. Die PLM-Komplexität wird dabei als hoch eingestuft. Der Implementierungszeitraum umfasst zwölf Monate und die Datenmigration erfolgt vom System CIM Database. In diesem Fall würden sich jährliche Lizenzkosten von 70.000€ ergeben. Gemeinsam mit den Dienstleistungskosten in Höhe von 123.000€ ergibt sich ein Gesamtbetrag in Höhe von 193.000€. Die Preise können also je nach Anforderung variieren.

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Von PDM- zum PLM-System

Warum sollte mein PLM-System auf dem neuesten Stand sein? Das ist natürlich oftmals eine persönliche Entscheidung, aber im Fall von PTC Windchill ist die Sache eindeutig. Das Stichwort ist Closed-Loop PLM, welches mit Windchill 11 eingeführt wurde. Dabei handelt es sich um die Rückführung von Daten eines Produkts, dass bereits verkauft wurde. Sensoren sammeln Daten des Smart Connected Product, die über die Cloud wieder zurück zum Unternehmen gelangen, wo sie ausgewertet werden. So haben Unternehmen die Möglichkeit, Schwachstellen zu erkennen bevor das Produkt defekt ist und die Monteure zum Kunden zitiert werden. Aus diesem Grund hat sich ein Aufzughersteller für ein Upgrade auf Windchill 11 entschieden. Im Unternehmen sind 37 CAD-Arbeitsplätze vorhanden wobei Creo zum Einsatz kommt. Die Anzahl der PLM-Nutzer beträgt 40. Da lediglich Anpassungen vorgenommen werden müssen, wird die Komplexität als niedrig eingestuft. Der Implementierungszeitraum beträgt zwölf Monate und eine Datenmigration ist nicht notwendig. Aus diesen Bedingungen ergeben sich Lizenzkosten in Höhe von 60.000€ p.a., die Dienstleistungskosten betragen 76.000€. In Summe ergibt das 136.000€. Bei diesem Beispiel hat das Unternehmen verstärkt Wert auf die Dienstleistung gelegt, um das System zeitnah zu implementieren.

PLM aus der Cloud

Kleinere Unternehmen, die oft nicht über die nötige IT-Infrastruktur, das Geld oder die Ressourcen verfügen, um ein umfangreiches PLM-System zu implementieren, können auch auf eine Cloudlösung zurückgreifen. Die Cloudumgebung von PTC entspricht den Anforderungen der ISO27001:2013, die die Standardprotokolle für Informationssicherheitsmanagement festlegt. Cloud-Lösungen sind in bis zu 12 Wochen Ready-to-use und preislich deutlich günstiger.

Weniger ist mehr

Der Preis für ein PLM-System hängt stark von den jeweiligen Anforderungen ab. Die Praxis zeigt, dass auch PLM-Systeme mit geringerem Funktionsumfang erfolgreich eingeführt werden können. Weniger ist manchmal mehr. Eine Einführung mit Signalwirkung ist mehr wert, als jahrelang Anforderungen zu definieren.