Varianz im Maschinenbau
In drei Stunden zum komplexen Angebot
Akzeptanztest bestanden
Deshalb wurde Camos zunächst damit beauftragt, einen Prototypen für den Roto-Packer zu entwickeln. Dieser wurde in einem Workshop beim Hersteller vorgestellt, an dem etwa 40 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachbereichen teilnahmen. Kaltefleiter-Jürgens schildert: „Uns war extrem wichtig, dass die Kollegen, die das System später nutzen sollen, vor der finalen Entscheidung nach ihrer Meinung gefragt werden. Erst als eine positive Resonanz der Kollegen vorlag, haben wir das Projekt an Camos vergeben.“ Ab dem Kick-off arbeiteten Mitarbeiter beider Firmen eng zusammen. Sie passten die einzelnen Softwaremodule an den Bedarf an und programmierten die erforderlichen Schnittstellen. Der größte Teil der Arbeit bestand darin, die Konfigurationsdaten zu den Maschinen zu systematisieren und die Konfigurationsregeln zu definieren.
Von Opportunity bis Auftrag
Seitdem hat sich der Verkaufsprozess für die Vertriebsarbeiter stark gewandelt. Sobald ein Unternehmen mit seinem Vorhaben auf Haver & Boecker zukommt, überlegt ein Vertriebler gemeinsam mit dem Ansprechpartner auf Kundenseite, welche Technologie für das Projekt die beste Lösung ist. Er legt dann im neuen System ein Vertriebsobjekt an – eine Opportunity. Sämtliche Unterlagen, die im weiteren Verlauf entstehen – also E-Mails, Word- und Excel-Dokumente, Spezifikationen und technische Zeichnungen sowie die Angebote selbst – werden dem Objekt zugeordnet. Aufgenommen werden auch die Anforderungen der potenziellen Kunden und die spezifischen Parameter, z.B. die Betriebszeiten oder die technischen Daten bestehender Anlagen. Davon ausgehend stellt der Vertriebsmitarbeiter über den Konfigurator eine passende Maschine bzw. Anlage zusammen. Sind alle Komponenten ausgewählt, generiert das System automatisch das Angebot mit sämtlichen Preisen und beschreibenden Texten zu den einzelnen Bestandteilen. Statt wie früher zwei Tage, nimmt das nur drei Stunden in Anspruch.
Mehr Zeit für die Kunden
Das Ziel, Angebote wesentlich schneller zu erstellen und dabei fehlerfrei zu arbeiten, wurde also erreicht. Die so gewonnene Zeit nutzen die Vertriebsmitarbeiter heute, um neue Kunden zu gewinnen. „Wir merken deutlich, dass die Kollegen viel häufiger unterwegs sind. Die Anzahl der Angebote hat spürbar zugenommen“, sagt Kaltefleiter-Jürgens. Dazu trägt auch bei, dass das neue System die Vertriebler beim Management der Kundenbeziehungen unterstützt. So werden sie beispielsweise durch Alerts daran erinnert, aktiv auf einen Interessenten zuzugehen, wenn dieser sich nach einer bestimmten Zeit nicht gemeldet hat. Mit dem Versand der zweiten Angebotsversion sind sie außerdem verpflichtet, die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses und den Zeitpunkt einzuschätzen und das zu dokumentieren. So stehen heute zahlreiche Daten zur Verfügung, die über verschiedene Reporting-Funktionen zu Aussagen verdichtet und für die strategische Ausrichtung des Vertriebs und es Unternehmens genutzt werden können. Ann-Kristin Kaltefleiter-Jürgens: „Beim Start des Projekts hatten wir diese Möglichkeiten noch gar nicht bedacht. Mittlerweile schätzen wir diesen zusätzlichen Nutzen sehr.“
