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Skalierbares Dokumentenmanagement

Digitale Prozesse bei der Noris Group

Beim Sensorhersteller Noris Group gleicht das Dokumentenmanagementsystem einem wachsenden Organismus, der immer mehr Unternehmensbereiche einbindet. Der positive Effekt dabei ist, dass der Nutzen der Anwendung mit der Menge der im System verfügbaren Informationen wächst.

(Bild: Noris Group GmbH)

(Bild: Noris Group GmbH)

Die Noris Group produziert jährlich mehr als 30.000 Sensoren. Insgesamt hat das Unternehmen bereits mehr als 5.000 Schiffsautomationsanlagen, 3.000 Sicherheitssysteme und lokale Bedienstationen geliefert. Hinzu kommen jährlich über 50.000 Radiosonden der auf Wettermesstechnik spezialisierten Tochterfirma GRAW Radiosondes. Um das hohe Dokumentenvolumen zu digitalisieren, hat die Unternehmensgruppe das Dokumentenmanagement-System (DMS) InfoShare von Kendox implementiert. Dadurch sollte das Dokumentenmanagement vereinheitlicht sowie eine unkontrollierte und unstrukturierte Dokumentablage verhindert werden. Die Ablage und Verwaltung von Papierdokumenten hatte zuvor viel Platz und Zeit in Anspruch genommen. Eine weitere Problematik stellte die eindimensionale Dokumentablage auf dem Fileserver dar. Bei Dokumentverschiebungen entstanden oft fehlerhafte Verknüpfungen zu den ursprünglichen Dokumenten. Gleichzeitig war es nicht möglich, die Dokumente mehrdimensional über ihre jeweiligen Eigenschaften (Metataten) zu verknüpfen. Aus diesen Gründen war es häufig auch nicht möglich, aus dem Kontext der ERP-Anwendung heraus auf Originalbelege wie Rechnungen oder Verträge zuzugreifen. Zumal diese zum Teil gar nicht digital vorlagen.

(Bild: Noris Group GmbH)

(Bild: Noris Group GmbH)

Klare Anforderungen

Eine wichtige Anforderung an das Dokumentenmanagementsystem war für den Projektleiter Christian Kunzmann, Manager Information Technology bei Noris, die möglichst einfache und schnelle Suche von Informationen, Vorgängen und Zusammenhängen anhand von Dokumenteneigenschaften und -Metadaten. Ziel war es, die vielen unterschiedlichen Dokumentarten mit ihren individuellen Metadaten möglichst mehrdimensional zu virtuellen Vorgängen zu vereinen und sie mit zusätzlichen Daten anreichern zu können. Auf diese Weise sollte eine geordnete und vor allem digitalisierte Informationsablage zu den Vorgängen in Vertrieb, Einkauf und anderen Abteilungen umgesetzt werden.

Daten per Scan aktuell halten

Mit der Kendox-Lösung gelang es, Prozesse und Belegarten zu standardisieren. sowie die Informationsqualität zu verbessern. Durch Scannen eingehender Belege stellt das Unternehmen sicher, dass Dokumente möglichst früh im DMS verfügbar sind, was eine geordnete Prozessbearbeitung ermöglicht. Zudem sorgt eine durchgängige Volltextsuche sowie die Integration externer Datenquellen in die Such- und Ablageprozesse dafür, dass Dokumente stets Verfügbar sind – in sämtlichen Bearbeitungs- und Freigabeschritten. Die DMS-Lösung ist dabei sehr eng mit der ERP-Anwendung verknüpft. Es werden Daten aus der ERP-Lösung von Sage extrahiert, teilweise modifiziert und anschließend zusammen mit dem PDF-Beleg rechtskonform archiviert. Neben der Archivierung von ERP-Belegen nutzt Noris das DMS auch für die Archivierung von E-Mails sowie als Plattform für die Digitale Lieferantenakte.

Die Noris Group liefert Automatisierungssysteme für Schiffe. (Bild: Noris Group GmbH)

Die Noris Group liefert Automatisierungssysteme für Schiffe. (Bild: Noris Group GmbH)

Skalierbare Lösung

„Eine der wichtigsten Anforderungen an das neue DMS war für uns, dass das System flexibel mit den Unternehmensanforderungen wachsen kann und Änderungen in den Unternehmensabläufen einfach im DMS umzusetzen sind“, sagt Christian Kunzmann. „Wir wollten die Lösung möglichst ohne externe Unterstützung durch ‚Customizing per Mausklick‘ und ohne großen Programmieraufwand anpassen können.“ So gelang es innerhalb von zwei Wochen und ohne externe Unterstützung die Prozesse der Versandabteilung erfolgreich an das Kendox DMS anzubinden. Für die nahe Zukunft stehen für den IT-Leiter bereits weitere Themen auf der Agenda. Dazu gehören die Unterstützung der Personalabteilung mit einer digitalen Personalakte, eine noch tiefere Integration des Rechnungswesens und vieles mehr. Priorität hat jedoch zunächst die Integration von CimERP, eines weiteren ERP-Systems in der Noris-Niederlassung in Rostock, für das Kendox bereits eine Standardschnittstelle zur Verfügung stellt. „Das DMS ist ein lebendes System, das immer weiterentwickelt wird. Der Vorteil ist: je mehr Abteilungen dazukommen, desto größer wird der Gesamtüberblick über die Vorgänge und damit der Nutzen für die einzelnen Anwender“, erklärt Kunzmann.


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