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Prozesse eingeschweißt ins Kerngeschäft

Prozesse eingeschweißt ins Kerngeschäft

Prozesse eingeschweißt ins Kerngeschäft

Mit einer Software-Suite zum Enterprise Content Management hat die Speckenheuer Maschinen- und Apparatebau GmbH ihre Effizienz verbessert und Arbeitsabläufe beschleunigt. So gelang der Umstieg von einem projekt- auf ein kundenbezogenes Arbeiten.

 (Bild: Speckenheuer Maschinen und Apparatebau GmbH) [1]

(Bild: Speckenheuer Maschinen und Apparatebau GmbH)

Die Speckenheuer Maschinen- und Apparatebau ist ein inhabergeführtes Familienunternehmen in der dritten Generation und beschäftigt rund 20 Mitarbeiter. Das Unternehmen produziert seit 1946 im sauerländischen Eslohe hochwertige Ketten- und Zahnräder. Diese werden weltweit in Produktionsanlagen aller Branchen wie dem Maschinenbau, der Holzverarbeitung, der Schüttgutindustrie, dem Bergbau und der Nahrungsmittelindustrie eingesetzt. Antriebe sind das Herzstück einer Produktionsanlage. Sie müssen sicher und zuverlässig funktionieren. Um sich langfristig am Markt zu behaupten, müssen neben der Qualität auch Aspekte wie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie Liefertreue stimmen. Seit 1999 verfügt das Unternehmen daher über ein nach ISO9001:2008 zertifiziertes Qualitäts-Managementsystem, in das alle Zulieferer und Mitarbeiter eingebunden sind. Es deckt alle Bereiche der Fertigung und der Verwaltung ab.

Fertigt nach Kundenwunsch

Als zertifizierter Schweißfachbetrieb fertigt Speckenheuer individuell nach Kundenwunsch. Vor allem das Fertigen von Einzelteilen führt zu einer Menge an Daten und jährlich mehreren Tausend Projekten – pro Projekt wird jeweils eine Mappe angelegt. Bei Nachbestellungen musste man früher im Archiv nach der entsprechenden Mappe suchen. Das kostete unnötig viel Zeit. Daher wurden im Jahr 2015 alle Unterlagen digitalisiert, um einen schnellen und direkten Zugriff zu ermöglichen. Aber die damals gewählte Lösung funktionierte nicht zufriedenstellend.

Geschäftsprozesse optimieren

Die Verantwortlichen wünschten sich effizientere Arbeitsabläufe. Daher wollten sie den Daten- und Informationszugriff beschleunigen sowie von einem projektbezogenen auf ein kundenbezogenes Arbeiten umstellen. Im Februar 2015 erfolgte deshalb der Wechsel zu einem System für Enterprise-Content-Management (ECM) des Stuttgarter Herstellers ELO Digital Office. Geplant waren auch weitere Automatisierungen, beispielsweise in der Buchhaltung und beim Qualitätsmanagement. Die ECM-Software unterstützt Speckenheuer seither dabei, die Prozesse genau auf das Kerngeschäft abzustimmen. Grund für die Auswahl der Lösung waren zum einen deren Zukunftssicherheit, die Benutzerfühung und Flexibilität der Software. Zum anderen aber auch die Beratung des Business-Partners BCIS IT-Systeme GmbH aus Kassel, der auch für die Umsetzung des Projektes federführend verantwortlich war.

 (Bild: Speckenheuer Maschinen und Apparatebau GmbH) [2]

(Bild: Speckenheuer Maschinen und Apparatebau GmbH)

 

Kleine Helfer installiert

Implementiert hat BCIS neben der ECM-Software auch zwei eigenentwickelte Erweiterungen: Mit ‚Quickzone for ELO‘ lassen sich E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente mit einem Klick ablegen und automatisch indexieren. Im Anschluss an die Ablage von Lieferscheinen und Rechnungen über bestimmte Quickzone-Kacheln startet automatisch ein Rechnungs-Workflow in der ECM-Software, die das abgelegte Dokument als Aufgabe an den nächsten Sachbearbeiter digital zustellt. Dieser Prozess ersetzt die bisher papier- oder E-Mail-basierte Verteilung von Dokumenten mit der Möglichkeit, alle offenen Vorgänge übersichtlich und transparent abzubilden und Fristen etwa für die Skontonutzung einzuhalten. Über die Vertreterregelung in der ECM-Software ist auch bei geplanten oder ungeplanten Abwesenheiten die Bearbeitung sichergestellt Die zweite Erweiterung ‚Multiprint for ELO‘ dient zur automatischen Archivierung und Indexierung ausgehender Dokumente vom Angebot bis zur Ausgangsrechnung. Es erzeugt beim Drucken automatisch ein PDF/A-Dokument, indexiert es und legt es im ECM-Archiv in die richtige Akte ab. Werden Dokumente wie Angebote geändert, sind in der Versionshistorie die jeweils erstellten Versionen mit den Parametern Datum, Uhrzeit und Benutzer einsehbar. Außerdem ist es möglich, den Briefkopf oder Hintergrundbilder mit Wasserzeichen einzubinden.

Schnellere Arbeitsabläufe

Seit der Einführung des neuen ECM-Systems werden alle Projektakten – ob Zeichnungen, Schriftverkehr, Produktbeschreibungen oder Aufzeichnungen der Fertigung – digitalisiert. Damit sind sämtliche Informationen zu einem Projekt auf Mausklick wieder abrufbar. Insgesamt profitiert das Unternehmen von der neuen Arbeitsweise. Die für Lieferscheine und Rechnungen eingerichteten Workflows haben diese Prozesse automatisiert, die kompletten Arbeitsabläufe wurden deutlich beschleunigt. Damit gelang auch die gewünschte Umstellung vom projektbezogenen auf das kundenbezogene Arbeiten. Seit Ende 2018 läuft die aktuellste Version der ECM-Software auf einem neuen Server.

Fazit und Ausblick

Speckenheuer verwaltet mit dem ECM-System die anfallenden Unternehmensdokumente und Informationen sicher und rechtskonform über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Praktisch ist die nahtlose Integration in die Microsoft Office-Welt. Denn so konnten die Angestellten rasch und ohne großen Schulungsaufwand mit dem digitalen Dokumentenmanagements arbeiten. Dessen Akzeptanz ist mittlerweile sehr gut, die Abläufe sind eingespielt und das System läuft rund. „Wir arbeiten effizienter, haben einen schnelleren Zugriff auf Informationen und damit kürzere Bearbeitungszeiten. Zudem gewährleistet das System höhere Prozesssicherheit und bessere Nachverfolgungsmöglichkeiten. Und der zeitraubende Fußweg ins und die Suche im physischen Archiv entfallen“, sagt Geschäftsführer Lars Olbrich.“