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Enterprise Content Management

Prozesse eingeschweißt ins Kerngeschäft

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 (Bild: Speckenheuer Maschinen und Apparatebau GmbH)

(Bild: Speckenheuer Maschinen und Apparatebau GmbH)

 

Kleine Helfer installiert

Implementiert hat BCIS neben der ECM-Software auch zwei eigenentwickelte Erweiterungen: Mit ‚Quickzone for ELO‘ lassen sich E-Mails, Anhänge, Dateien und Dokumente mit einem Klick ablegen und automatisch indexieren. Im Anschluss an die Ablage von Lieferscheinen und Rechnungen über bestimmte Quickzone-Kacheln startet automatisch ein Rechnungs-Workflow in der ECM-Software, die das abgelegte Dokument als Aufgabe an den nächsten Sachbearbeiter digital zustellt. Dieser Prozess ersetzt die bisher papier- oder E-Mail-basierte Verteilung von Dokumenten mit der Möglichkeit, alle offenen Vorgänge übersichtlich und transparent abzubilden und Fristen etwa für die Skontonutzung einzuhalten. Über die Vertreterregelung in der ECM-Software ist auch bei geplanten oder ungeplanten Abwesenheiten die Bearbeitung sichergestellt Die zweite Erweiterung ‚Multiprint for ELO‘ dient zur automatischen Archivierung und Indexierung ausgehender Dokumente vom Angebot bis zur Ausgangsrechnung. Es erzeugt beim Drucken automatisch ein PDF/A-Dokument, indexiert es und legt es im ECM-Archiv in die richtige Akte ab. Werden Dokumente wie Angebote geändert, sind in der Versionshistorie die jeweils erstellten Versionen mit den Parametern Datum, Uhrzeit und Benutzer einsehbar. Außerdem ist es möglich, den Briefkopf oder Hintergrundbilder mit Wasserzeichen einzubinden.

Schnellere Arbeitsabläufe

Seit der Einführung des neuen ECM-Systems werden alle Projektakten – ob Zeichnungen, Schriftverkehr, Produktbeschreibungen oder Aufzeichnungen der Fertigung – digitalisiert. Damit sind sämtliche Informationen zu einem Projekt auf Mausklick wieder abrufbar. Insgesamt profitiert das Unternehmen von der neuen Arbeitsweise. Die für Lieferscheine und Rechnungen eingerichteten Workflows haben diese Prozesse automatisiert, die kompletten Arbeitsabläufe wurden deutlich beschleunigt. Damit gelang auch die gewünschte Umstellung vom projektbezogenen auf das kundenbezogene Arbeiten. Seit Ende 2018 läuft die aktuellste Version der ECM-Software auf einem neuen Server.

Fazit und Ausblick

Speckenheuer verwaltet mit dem ECM-System die anfallenden Unternehmensdokumente und Informationen sicher und rechtskonform über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Praktisch ist die nahtlose Integration in die Microsoft Office-Welt. Denn so konnten die Angestellten rasch und ohne großen Schulungsaufwand mit dem digitalen Dokumentenmanagements arbeiten. Dessen Akzeptanz ist mittlerweile sehr gut, die Abläufe sind eingespielt und das System läuft rund. „Wir arbeiten effizienter, haben einen schnelleren Zugriff auf Informationen und damit kürzere Bearbeitungszeiten. Zudem gewährleistet das System höhere Prozesssicherheit und bessere Nachverfolgungsmöglichkeiten. Und der zeitraubende Fußweg ins und die Suche im physischen Archiv entfallen“, sagt Geschäftsführer Lars Olbrich.“


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