Projektierungssoftware bei der Beumer Group

Ohne Copy & Paste zum Angebot

Früher arbeitete Beumer die Angebote für seine individuell konfigurierten Maschinen mit einfacher Text- und Tabellenverarbeitung aus. Doch der manuelle Übertrag der technischen Werte und Preise kostete Zeit- und verursachte Fehler. Erst mit dem Einsatz der Angebots- und Projektierungssoftware Leegoo Builder war damit Schluss.

Die Beumer Group bietet ihren Kunden weltweit individualisierte Systemlösungen für die Intralogistik und ein ausgedehntes Customer-Support-Netzwerk. Zu den Leistungen des Unternehmens gehören dabei auch die kundenspezifische Auslegung sowie die Konfiguration der Maschinen und Anlagen. Beumer erstellt dazu detaillierte Angebote in acht Sprachen, die den Aufbau der individuellen Systeme sowie eine exakte Preiskalkulation enthalten. Früher arbeitete die Firma die Angebote mit einfachen Mitteln der Text- und Tabellenverarbeitung aus, aber dies erforderte eine manuelle Übertragung der technischen Werte und Preise, was zeit- und korrekturaufwendig war. Wurden neue Angebotsversionen benötigt, mussten diese darüber hinaus immer wieder eigens übersetzt werden. Aber auch die Angebotsübergabe nahm mehr Zeit in Anspruch als nötig: Da keine Schnittstelle zum ERP-System vorhanden war und der Vertrieb sowie die Konstruktionsabteilung mit unterschiedlichen Produktstrukturen arbeiteten, konnte die Integration nur über Umwege vorgenommen werden. Aus diesem Grund kommt seit 2004 die Angebots- und Projektierungssoftware Leegoo Builder der EAS Engineering Automation Systems GmbH zum Einsatz. Dieses CPQ-System (Configure-Price-Quote) unterstützt den Angebotsprozess vom Lösungsentwurf bis zur Auftragsübergabe an die Konstruktion und macht so Wechsel zwischen verschiedenen Medien oder Programmen unnötig. Inzwischen ist die Software in allen Produktbereichen eingeführt und wird international in den Gruppengesellschaften genutzt. Auf diese Weise benötigt der Vertrieb etwa 80 Prozent weniger Zeit zur Erstellung der Angebote. Gleichzeitig kann weltweit eine einheitliche Auslegung, Konfiguration, Kalkulation und Angebotsdarstellung gesichert werden.

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Schneller zum Angebot

„Viele Programme auf dem Markt konnten unseren Anforderungen nur unzureichend entsprechen“, schildert Roman Venne, Sales Support – Leegoo Builder bei der Beumer Group, warum seinerzeit gerade die EAS-Software erworben wurde. „Es handelte sich in den meisten Fällen um bloße Konfiguratoren, die nicht die gesamte Prozesskette im Vertrieb abdecken konnten.“ Der Leegoo Builder Engineering Edition, der inzwischen in der dritten Systemgeneration erhältlich ist, wurde hingegen speziell auf die Anforderungen des Maschinen-, Sondermaschinen- und Anlagenbaus zugeschnitten und vereint so Angebotsprogramm und Konfigurator. Er vereint als durchgängiges Angebotssystem Möglichkeiten zur Erstellung auch komplexer Liefer- und Leistungsumfänge: von der Angebotskosten- und Preiskalkulation bis hin zu umfassenden Möglichkeiten zur Dokumentengenerierung. Das CPQ-System ist modular aufgebaut, wobei zwischen zahlreichen Hauptfunktionsbereichen gewählt werden kann. „Außerdem ist das System offen für Drittsysteme wie CRM, ERP oder CAD“, fügt Diethard Struck, Gründer der EAS Engineering Automation Systems GmbH hinzu. Die Benutzeroberfläche ist als Windows-User Interface designt. Weiterhin benötigt das komplette Angebotssystem keine Netzwerkverbindung und ist somit auch auf Reisen im mobilen Einsatz anwendbar. Das ist besonders bei Preisverhandlungen von großem Nutzen. Die auf C# und .net basierende Software ist darüber hinaus multiuser- sowie massendatenfähig und weltweit einsetzbar – auch mit sehr vielen Benutzern. Auf diese Weise deckt sie die Anforderung von Beumer und deren Tochtergesellschaften weitreichend ab.

Integration nach Testlauf

Bevor die Software weltweit ausgerollt wurde, musste sie ihre Fähigkeiten in einer dreimonatigen Testphase unter Beweis stellen. Dafür wurde die Integration anhand eines Beispielprodukts aus dem Portfolio des Unternehmens – eines Becherwerks – erprobt. „Dadurch konnte Beumer Basiserfahrungen gewinnen und die Leistungsfähigkeit und Flexibilität unserer Software praxisnah evaluieren“, begründet Struck diese Maßnahme. Nach Ablauf der drei Monate und einem erfolgreichen Abschluss der Erprobungsphase wurde Leegoo Builder schließlich schrittweise in den unterschiedlichen Gesellschaften eingeführt. Hierzu erhielten die Mitarbeiter von Beumer eine mehrtägige Schulung. In weiteren drei Tagen Basic-Training wurde den zuständigen Administratoren zudem vermittelt, wie Produktkonfiguratoren mittels Leegoo Builder erstellt und gepflegt werden können. Auf diese Weise können die Produktexperten von Beumer selbst die Pflege der Produktkonfiguratoren übernehmen, sodass keine externe Unterstützung nötig ist. EAS lieferte alle erforderlichen Leistungen wie Installation und Einrichtung, die insbesondere in der Aufbau- und Einführungsphase erforderlich waren. Die Projektunterstützung erfolgte dabei in enger Zusammenarbeit mit den Administratoren und Key Usern. „So konnten auch zusätzliche Anforderungen, die erst während der Einführung deutlich wurden, effektiv umgesetzt werden“, merkt Venne an. „Dazu zählt z.B. die Möglichkeit, technische Berechnungen auch mit Iterationen per Algorithmus implementieren zu können.“

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Weltweit einheitlicher Ablauf

Inzwischen ist das Angebotssystem in allen Produktbereichen eingeführt und wird kontinuierlich weiterentwickelt. Hierzu zählt unter anderem auch die Aktualisierung der integrierten Produkte in Bezug auf die technische Auslegung, Texte und Kosten. Da Leegoo Builder auf einer SQL-Datenbank basiert, konnte so eine weitere zentrale Anforderung von Beumer erfüllt werden: Mit der Eingabe aller notwendigen Informationen in das CPQ-System kann bei der Angebotserstellung schnell auf hinterlegte Produktdaten und Kosten zugegriffen werden. „Dadurch und mithilfe des integrierten Versionsmanagements – beispielsweise für die Konfiguratoren – ist es möglich, dass Änderungen leicht tagesaktuell und zentral durchgeführt werden können“, bemerkt Venne. Außerdem lassen sich erstellte Angebote und andere Informationen in der Datenbank ablegen und für eine Auswertung hinzuziehen. In der Folge greifen alle Gesellschaften auf die gleichen Produktdaten und Produktlogiken sowie andere technische Informationen zu, sodass eine einheitliche Auslegung, Konfiguration und Kalkulation der Produkte garantiert werden kann. Dies wird zusätzlich vom eigens für Beumer entwickelten Translation Manager unterstützt. Hierfür werden Textbausteine aus Leegoo Builder übertragen und in eine Übersetzungssoftware importiert. Die übersetzten Texte können anschließend wieder in Leegoo Builder importiert werden. Dadurch ist es nun möglich, trotz der enormen Sprachenvielfalt innerhalb der Gruppe – insgesamt werden acht Sprachen angewandt – Einheitlichkeit zu schaffen. Das Ergebnis spricht für sich: Das Angebot für eine sehr einfache Einzelmaschine ist jetzt in etwa einer Stunde erstellt. Früher dauerte dies fast fünf Mal so lange.