Multilinguale Dokumentation

Übersetzen beginnt schon beim Schreiben

Das Übersetzen der Produktdokumentation muss für den Absatz in internationalen Märkten heute schneller gehen als je zuvor. Software kann in Verbindung mit definierten Dokumentations- und Übersetzungsprozessen einen wichtigen Beitrag dazu leisten, dass eine Maschine nicht an der Verladerampe steht, bis die Bedienungsanleitung aus dem Drucker kommt. Dabei achten findige Autoren schon beim Schreiben eines Textes darauf, dass er sich später leicht weiterverarbeiten lässt.

Bild: © shapecharge / iStockphoto; Across Systems GmbH

Kürzere Markteinführungszeiten, komplexere Produkte und eine wachsende Sprachenvielfalt – das sind die Herausforderungen, mit denen international agierende produzierende Unternehmen bei der Technischen Dokumentation konfrontiert sind. Ihr Ziel ist, die produktbegleitenden Informationen wie Handbücher, Betriebsanleitungen und Spezifikationen leicht pflegen, strukturiert aufbauen und modular wiederverwenden zu können. Es geht darum, die Kosten für diese Aufgabe so gering wie möglich zu halten.

Zentrale Datenhaltung und Modularisierung

Die zentrale Datenhaltung bildet einen wichtigen Grundpfeiler, um bei der Dokumentationserstellung möglichst wenig Aufwand zu verursachen. Denn so können Unternehmen vermeiden, dass Dokumentationen redundant gespeichert, gepflegt und immer wieder neu formuliert werden. Stattdessen bringt eine konsequente Wiederverwendung von Texten und Textstrukturen viele Vorteile mit sich. Möglich ist dies durch Modularisierung. In der Regel bestehen neue Maschinen oder Anlagen aus Komponenten, die bereits dokumentiert sind und vom Entwicklungsingenieur um neue Teile ergänzt werden. So lassen sich auch die einzelnen Textelemente zeitsparend zusammenstellen. Statt der kompletten Dokumentation müssen lediglich die hinzugekommenen Texte übersetzt werden. Die Verknüpfung des Redaktionssystems mit einer Autorenunterstützung hilft zusätzlich, ein gut vorbereitetes, ordnungsgemäß formatiertes Quelldokument zu erstellen, das später weiterverarbeitet werden kann. Sie prüft regelbasiert Rechtschreibung, Grammatik, stilistische Vorgaben wie maximale Satzlängen. Die Autoren erhalten Rückmeldung zu Fehlern und zu verbesserungsbedürftigen Textstellen. Einen Schritt weiter geht das sogenannte übersetzungsgerechte Schreiben. Bei diesem berücksichtigt der Autor bereits bei der Erstellung des Quelltextes die Auswirkungen in den Zieltexten. Ziel ist, das Nutzungspotenzial vorhandener Sprachdaten und -ressourcen auszuschöpfen und den Ausgangstext im Hinblick auf die spätere Übersetzung zu optimieren. Insbesondere geht es um die Wiederverwendbarkeit bereits vorhandener Sprachressourcen. Systemvoraussetzung dafür sind ein Terminologiesystem und ein Translation Memory.

Terminologiemanagement – Begriffe einheitlich nutzen

Ein Terminologiesystem stellt eine konsistente Wortwahl sicher. Dabei handelt es sich um eine Datenbank, in der der Fachwortschatz eines Unternehmens hinterlegt ist. Gleiche Bauteile eines Produktes oder Bedienungsabläufe werden demnach immer identisch bezeichnet. Dies prägt nicht nur maßgeblich das Erscheinungsbild eines Unternehmens und seiner Produkte nach außen, sondern reduziert auch den Übersetzungsaufwand. Schon 100 Fachbegriffe in je zwei unterschiedlichen Varianten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu 4.000 statt der eigentlich benötigten 2.000 Benennungen. Bei 18 Cent Kosten pro übersetztem Wort können so schon 400 Euro eingespart werden. Ergänzend können auch Informationen zur Verwendung eines Terms hinterlegt werden, um eine eindeutige Definition festzulegen. Hinzu kommen langfristige Einsparungen von Kosten durch einen geringeren Ressourcenbedarf. Denn eine geringere Anzahl an Termen lässt sich leichter handhaben. Greifen alle Abteilungen auf das Terminologiesystem zu, fällt sowohl die interne als auch die externe Kommunikation leichter.

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Translation Memory – Gedächtnis für Übersetzungen

Bei der Übersetzung der Texte leistet ein Translation Memory wertvolle Unterstützung. Dort sind Übersetzungen von Textsegmenten gespeichert, sodass sie für kommende Projekte verwendet werden können. Zunächst wird ein Text, der in einer anderen Sprache vorliegen soll, importiert und übersetzt. Automatisch erfolgt die Aufteilung in einzelne Segmente. Diese werden in der Ausgangssprache und der Zielsprache als sogenannte Übersetzungseinheit im Translation Memory gespeichert. Beim Anlegen eines neuen Übersetzungsprojekts kann das Sprachpaar dann automatisch als Basis herangezogen werden. Der Übersetzer oder Projektmanager erkennt direkt, ob Teile des neuen Textes bereits in identischer oder ähnlicher Weise übersetzt wurden.

Prozesse automatisieren

Die Tätigkeit des Übersetzens umfasst jedoch nicht nur die Übertragung eines Textes von einer Sprache in eine andere, sondern ist ein komplexer Prozess, der – neben der sprachlichen Ebene – vor allem Termin- und Ressourcenplanung, Koordination und Kontrolle erfordert. Deshalb beinhalten Übersetzungsmanagementsysteme als Softwareplattformen für alle Sprachressourcen und Übersetzungsprozesse – neben einem Translation Memory- und einem Terminologiesystem – in der Regel auch Werkzeuge zur Projekt- und Workflowsteuerung. Mit diesen behalten Projektverantwortliche den Überblick über Termine, Arbeitsfortschritte und Kosten und verteilen die jeweiligen Übersetzungsaufträge. Wiederkehrende administrative Arbeitsschritte können automatisiert werden, um so den Koordinationsaufwand für Projektmanager zu reduzieren.

Nahtlose Verbindungen

Die Ansatzpunkte zur Integration von Redaktions- und Übersetzungsmanagementsystemen sind vielfältig. Sie reichen vom nahtlosen Datenaustausch über die systemübergreifende Prozess- und Workflowsteuerung bis hin zur übersetzungsgerechten Quelltexterstellung. So lässt sich beispielsweise der Workflow weitgehend automatisieren. Der Übersetzungsfilter im Redaktionssystem identifiziert zunächst noch nicht in der Zielsprache vorliegende Inhalte. Diese werden zusammen mit Kontextinformationen und Metadaten an das Translation-Memory-System geleitet, wodurch der Bearbeitungsworkflow angestoßen wird: Über das System erhalten die zuständigen Übersetzer die Texte und dazugehörige Informationen. Schließlich ist es möglich, die übersetzten Texte automatisiert wieder ins Redaktionssystem zu übernehmen. Dieses reibungslose Zusammenspiel verringert die Aufwände. Es unterstützt Unternehmen, die produktbegleitenden Dokumentationen leicht zu pflegen, strukturiert aufzubauen sowie modular wiederzuverwenden. Dies wirkt sich positiv auf die Übersetzungskosten aus. Die multilinguale Dokumentation birgt große Herausforderungen für produzierende Unternehmen. Die Technische Dokumentation muss zeitgleich mit dem neuen Produkt vollständig in den relevanten Landessprachen zur Verfügung stehen. Technologische Lösungen können durch Verknüpfungen und gemeinsam mit definierten Dokumentations- und Übersetzungsprozessen einen wichtigen Beitrag zur Bewältigung dieser Herausforderungen leisten.

Datum:19. Juli 2018

Autoren:Christian Weih ist Mitglied des Management Boards bei Across Systems GmbH.

Themen: Produktentwicklung

Schlagwörter: Enterprise Content Management (ECM), Technische Dokumentation

Webseite: www.across.net

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