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ELO Rollout bei Bekuplast

Zentrale Drehscheibe für Daten und Dokumente

Für seine Bemühungen im Dienst der Nachhaltigkeit erhielt der Kunststofffertiger Bekuplast die Auszeichnung ‘Der blaue Engel’. (Bild: Bekuplast GmbH)

Für seine Bemühungen im Dienst der Nachhaltigkeit erhielt der Kunststofffertiger Bekuplast die Auszeichnung ‘Der blaue Engel’. (Bild: Bekuplast GmbH)

Nahtlos integrieren

Bereits seit 2009 nutzt der Kunststoff-Fertiger Microsoft Dynamics AX zur Abwicklung seiner kaufmännischen Prozesse. Über ELO BLP ließ sich das ERP-System vergleichsweise einfach mit der ECM-Software verzahnen. Seither werden alle in Dynamics AX generierten Ausgangsbelege wie Transportanfragen, Angebote und Auftragsbestätigungen automatisch im PDF-Format archiviert. Die Middleware übernimmt dabei zum einen die Verschlagwortung der Dokumente. Zum anderen definiert sie Regeln, damit die ERP-Belege an der richtigen Stelle im ECM-Archiv abgelegt werden. Archivstrukturen, die zum Zeitpunkt der Ablage noch nicht vorhanden sind, werden automatisch über die Integrationsplattform aufgebaut.

Schwache KI, starke Wirkung

Auf dem Postweg eingehende Rechnungen werden eingescannt und mit dem Klassifizierungsmodul DocXtractor automatisch analysiert. Unter Anwendung von KI-Technologie liest das Modul die auf dem Rechnungsbeleg vorhandenen Informationen aus und gleicht sie mit den ERP-Daten ab. Nach dem Abgleich wird die Rechnung dem jeweiligen Freigabeprozess zugeführt. „Zudem haben wir gemeinsam mit Sievers mehrere unterschiedliche Freigabeszenarien auf Basis des im ECM-System integrierten Workflows digital modelliert. Das Resultat lässt sich in Form effizienter Prozesse und mehr Transparenz in der Rechnungsverarbeitung sehen“, freut sich der CIO.

Abläufe ohne Reibung

Seit der Einführung der ECM-Suite verzeichnet Bekuplast Kosteneinsparungen und eine höhere Effizienz im kaufmännischen Bereich. Die digitalisierten Prozesse haben sich bewährt. „Dank der Prozessautomatisierung konnten wir nicht nur die Rechnungsprüfung deutlich beschleunigen, auch die Transparenz und Rechtssicherheit bei der Ablage geschäftsrelevanter Dokumente ist damit gewährleistet“, erläutert Westenberg. Die Software ist in kurzer Zeit zentral für die Datenhaltung geworden. Fachabteilungen können nun deutlich einfacher kommunizieren und kooperieren. Bekuplast addressierte auch die Frage der Datensicherheit: Um Missbrauch mit den gespeicherten Daten vorzubeugen und unberechtigten Zugang zu verhindern, lassen sich Daten während ihrer Ablage verschlüsseln. Außerdem bringt die ECM-Suite ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept im Standard mit.

(Bild: Bekuplast GmbH)

(Bild: Bekuplast GmbH)


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