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ELO Rollout bei Bekuplast

Zentrale Drehscheibe für Daten und Dokumente

Die Bekuplast-Unternehmensgruppe produziert Mehrweg-Transportverpackungen aus Kunststoff. Seit 2019 dient ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) von ELO als Grundlage, zentrale Geschäftsprozesse zu automatisieren und mit den IT-Systemen zu verzahnen.

Der Stammsitz von Bekuplast im niedersächsischen Ringe. (Bild: Bekuplast GmbH)

Der Stammsitz von Bekuplast im niedersächsischen Ringe. (Bild: Bekuplast GmbH)

Bekuplast wurde 1985 gegründet und beschäftigt mehr als 500 Mitarbeiter am Stammsitz im niedersächsischen Ringe sowie an verschiedenen Produktionsstätten in Deutschland, den Niederlanden und Polen. Das Unternehmen hat sich auf die Herstellung von Behältern und Verpackungen aus Kunststoff spezialisiert. Dabei wird Wert auf umweltschonende und recycelbare Produkte gelegt. Für eine Produktlinie erhielt die Firma für ihre Bemühungen das Umweltsiegel Der Blaue Engel. Unternehmen sind vor allem mit einer zukunftsorientierten Innovationsstrategie erfolgreich. Mit diesem Ansatz ist Bekuplast zu einem Global Player in seiner Branche geworden.

Digitale Archive statt Papier

Um in Sachen Digitalisierung zukunftsfähig zu sein, wollte die Geschäftsleitung analoge Prozesse und physische Archive für die Datenhaltung ablösen. „Also machten wir uns im Jahr 2016 auf die Suche nach einer Lösung, mit Hilfe derer wir sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente digitalisieren und Prozesse wie die Rechnungsverarbeitung automatisieren konnten“, sagt Maik Westenberg, CIO/IT-Manager bei der Bekuplast GmbH. „Als Ziel hatten wir mehr Transparenz, eine schnellere Vorgangsbearbeitung und damit mehr Zeit für das Kerngeschäft im Blick.“ Mit der ELO ECM Suite von ELO Digital Office fand Bekuplast nach einer weitreichenden Marktanalyse die passende Software. Für die Umsetzung des Projekts hatten sich die Verantwortlichen an den ELO Partner Sievers-Group gewandt.

Repository in sechs Monaten

In sechs Monaten implementierten die IT-Dienstleister aus Osnabrück ein zentrales Repository für die kaufmännischen Belege und sonstige Dokumente. Zudem wurde die Enterprise-Content-Management-Software (ECM) über die Middleware ELO Business Logic Provider (BLP) mit dem Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System Microsoft Dynamics AX verzahnt. Jetzt lassen sich eingehende Rechnungen automatisiert verarbeiten. „Bis dato hatten die Mitarbeiter geschäftsrelevante Dokumente entweder analog in Aktenordnern abgelegt oder digital auf unterschiedlichen Netzlaufwerken, in E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Festplatten gespeichert“, sagt Westenberg. „Nun sorgt die ECM-Suite für deren elektronische Erfassung und automatische Archivierung.“ Besonders nützlich ist die Suchfunktion der Lösung namens ELO iSearch, auf die rund 120 ECM-Anwender zugreifen.


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