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Electronic Content Delivery

Mehr als ein PDF auf dem Tablet

Electronic Content Delivery steht für die digitale Bereitstellung von Inhalten. Konsequent eingesetzt, verändert sich die Sicht auf Informations- und Dokumentationsprozess grundlegend. Lagen in den vergangenen Jahren die Schwerpunkte bei der Technischen Redaktion noch auf Verbesserungen von Ergebnis und Effizienz, rückt nun in den Fokus, wie sich erstellte Informationen am besten nutzen lassen.

Bild: Ovidius GmbH

Texte, Dokumente, Bilder, Videos: Es gibt viele verschiedene Informationsträger. Informationen unterstützen die Geschäftsprozesse nur dann, wenn sie korrekt und aktuell sind, der Anwender sie schnell findet und versteht. Eine Information dient dazu, Wissen aufzubauen, um wirtschaftlich, gesetzeskonform, sicher, korrekt und effizient zu handeln. Insbesondere durch wachsende Produktkomplexität, -vielfalt und Variantenreichtum wird auch die zugehörige Dokumentation komplexer und umfangreicher. Klassische Nutzungsszenarien wie etwa die Suche in einem Inhalts- oder Stichwortverzeichnis reichen oft nicht mehr aus.

Informationen per Knopfdruck

Electronic Content Delivery hilft, dieses Problem zu lösen. Dazu müssen Informationen passend aufbereitet werden. Zentrale Konzepte sind hierbei:

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Modularisierung: Weg vom Dokument, hin zu Informationseinheiten, die jeweils nur ein Thema abhandeln. Nutzer agieren problemorientiert. Sie suchen eine Lösung, die möglichst direkt zum Ziel führt. Die Information hierzu sollte kompakt, korrekt und komplett an einer Stelle stehen, falls erforderlich mit Verweisen zu weiterführenden Informationen. Informationen in PDF-Dokumenten sind hierfür meist ungeeignet.
Klassifikation der Informationen: Themen müssen nach verschiedenen Kriterien klassifiziert werden. Nutzer möchten Informationen zielgerecht finden. Beispiele sind Klassifikationen nach Produktkomponenten, nach Nutzergruppen, nach Produktlebenszyklen und nach Informationsarten.
Individualisierung durch Konfigurations- und Variantenmanagement: Produktvarianten und -konfigurationen werden in der Dokumentation ausgezeichnet, damit bei einer Suche nur relevante Informationen angezeigt werden. Bei der Wartung einer hydraulischen Komponente interessiert beispielsweise die Information zur pneumatischen Alternative nicht.

Moderne Content-Delivery-Lösungen nutzen diese Konzepte, um dem Endnutzer Informationen zielgenau und bedarfsgerecht zu präsentieren. Ein Beispiel sollen dies verdeutlichen:

Praxistauglich bereitgestellt

Ein Sportwagenhersteller stellt seinen Vertragswerkstätten Reparatur- und Wartungsinformationen sowie Ersatzteilkataloge zur Verfügung. Obwohl es Fahrzeugserien gibt, kann jedes Fahrzeug stark individualisiert werden. Sowohl in den Anleitungen als auch im Katalog sollen nur die relevanten Informationen pro Wagen dargestellt werden. Der Mechaniker kann dafür eine VIN (Vehicle Identification Number) eingeben und sieht nur die auf dieses Fahrzeug zutreffenden Informationen. Dem System ist die konkrete Konfiguration jedes durch eine VIN identifizierbaren Fahrzeuges bekannt. Die Lösung steht ausschließlich online zur Verfügung, da der Hersteller nicht möchte, dass veraltete Informationen in Umlauf sind. Textuelle Informationen, technische Daten (Arbeitswerte, Drehmomente, Ersatzteile, Verbrauchsmaterialien) und visuelle Informationen sind integriert, können aber verwaltet und angezeigt werden.

Vorteile elektronischer Systeme

In der Praxis lässt sich die Time-To-Market- und Time-To-Use-Phase erheblich verkürzen, denn sobald Informationen in der Redaktionsumgebung erstellt sind, können sie in Portalen und Apps bereit gestellt werden. Davon profitieren Bereiche besonders, die kritische Informationen zeitnah brauchen. Kosten werden gespart, wenn Satz, Druck und Versand entfallen. Darüber hinaus können mit derselben Informationsbasis unterschiedliche Zielgruppen bedient werden: Interne Mitarbeiter mit Vorabpublikationen, die sie (web-basiert) prüfen und kommentieren können oder Endbenutzer mit produktspezifisch zugeschnittenen Informationen. Techniker greifen hingegen auf den kompletten Informationspool zu, den sie spezifisch filtern können. Vertriebsmitarbeiter konfigurieren für den Kunden das Produkt und damit gleichzeitig auch die Dokumentation: Insbesondere bei komplexen und stark konfigurierbaren Investitionsgütern kann die passende Dokumentation den Vertrieb schon in frühen Phasen unterstützen. Unternehmen, die sich mit der Einführung entsprechender Anwendungen beschäftigen, sollten beachten, dass sich die Vorteile durch elektronische Informationsbereitstellung nicht ohne Aufwand einstellen. Denn die zugrunde liegenden IT-Systeme liefern erst Mehrwert, wenn die Informationen adäquat aufbereitet sind: durch Modularisierung, Kategorisierung, Variantenkodierung und Versionierung. Daher ist eine Systemeinführung vor allem dann sinnvoll, wenn zuvor der Redaktionszyklus erweitert und angepasst wurde.

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Datum:30. November 2017

Autoren:Kathleen Pohlmann ist Team Lead Electronic Content Delivery bei der Ovidius GmbH.

Themen: Produktentwicklung

Schlagwörter: Enterprise Content Management (ECM)

Webseite: www.gds.eu

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