Dokumentenmanagement bei Sebald Zement

Auftrag digital bearbeitet

Der Abbau und die Aufbereitung natürlicher Ressourcen sind seit dem Jahr 1860 das Geschäftsmodell des Kalk-, Stein- und Zementwerks Sebald. Obwohl die Firma – beispielsweise bei der Qualitätssicherung – ihre IT immer auf einem wettbewerbsfähigen Stand hielt, sammelten sich im Büro mit der Zeit enorme Aktenberge an. Die Lösung war die Digitalisierung zentraler kaufmännischer Prozesse mit einem Dokumentenmanagementsystem von Docuware.

Bild: Sebald Zement GmbH

In den Bereichen Rohmittelgewinnung, Schotteraufbereitung, Zementherstellung sowie Düngemittelmahlung und -granulierung beschäftigt die Sebald Zement GmbH rund 100 Mitarbeiter. Für den Qualitätsstandard der Endprodukte sorgen neben einem leistungsstarken Maschinenpark moderne IT-Systeme, mit denen alle Arbeitsplätze ausgestattet sind, insofern es sinnvoll ist. So sorgt beispielsweise das betriebseigene analytische und physikalische Labor bereits während des Produktionsprozesses für die konsequente Einhaltung hoher Qualitätsstandards. Auch in der kaufmännischen Verwaltung werden Geschäftsprozesse durch maßgeschneiderte Softwareapplikationen unterstützt. Dennoch hatten sich im Laufe der Jahre enorme Aktenberge aufgebaut, die die dafür vorgesehenen Ablagekapazitäten zu sprengen drohten. Um papierbasierte Verwaltungsprozesse sukzessive zu digitalisieren, beschlossen die Verantwortlichen, ab März 2016 Ausgangsrechnungen elektronisch zu versenden. Gleichzeitig fiel die Entscheidung, ein leistungsfähiges und zukunftssicheres Dokumentenmanagement-System (DMS) zu implementieren, um Unterlagen strukturiert in einem zentralen Archiv abzulegen. Neben der Reduzierung des Papieraufkommens sollte das DMS durch die Einrichtung digitaler Workflows die Bearbeitungseffizienz und -transparenz von Verwaltungsprozessen deutlich verbessern. Zu den Kernanforderungen an die Lösung zählten nach den Worten von Florian Spieß, Bereichsleiter Rechnungswesen bei Sebald Zement, die Integration in das ERP-System Microsoft Dynamics sowie in das Buchhaltungsprogramm Varial Finanzwesen. Weitere Bewertungskriterien waren eine intuitive Bedienoberfläche und ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis.

Sorgfalt bei dem Rollout

In einem mehrwöchigen Auswahlverfahren konnte sich Docuware durchsetzen. „Nicht nur die hohe Funktionalität der Lösung selbst, auch die Kompetenz und Kundenorientierung des Nürnberger Docuware-Partners Tutum haben uns überzeugt“, sagt Spieß. Da Sebald Zement über eine leistungsstarke IT-Infrastruktur mit entsprechenden Server-Kapazitäten verfügt, entschloss sich das Unternehmen zur Implementierung einer On-Premises-Lösung. Ein Projektteam, bestehend aus Sebald-Mitarbeitern und DMS-Spezialisten des Docuware-Partners, entwickelte gemeinsam ein Betriebskonzept, in dem unter anderem digitale Workflows für kaufmännische Bearbeitungsprozesse definiert sowie die Standorte für insgesamt fünf Fujitsu-Dokumentenscanner für die Belegdigitalisierung festgelegt wurden. Bei der technischen Umsetzung wurde der Datenaustausch zwischen dem DMS und der ERP-Lösung Microsoft Dynamics über Standardschnittstellen abgebildet. Um von der Buchhaltungssoftware Varial Finanzwesen aus komfortablen Zugriff auf den zentralen Dokumenten-Pool zu ermöglichen, wurde ein Docuware-Button in die Varial-Oberfläche integriert.

Bilder: Sebald Zement GmbH

Vierwöchige Testphase

Anfang Dezember 2016 startete das DMS unter Realbedingungen in eine vierwöchige Testphase, in der die definierten Ablaufsteuerungen auf ihre Funktionalität und Praxistauglichkeit überprüft und – falls notwendig – korrigiert und verbessert wurden. Pünktlich zum 1. Januar 2017 startete der Produktivbetrieb und läutete damit den Wechsel von der analogen papierbasierten zur komplett digitalen Auftragsbearbeitung ein.

Dokumente auf einen Blick

Seit der Umstellung werden Eingangsrechnungen beispielsweise zentral gesammelt und nach der Digitalisierung gemeinsam mit den per E-Mail eingehenden Eingangsrechnungen in elektronischen Briefkörben der Sachbearbeiter abgelegt. Nach der Freigabe durch den Bereichsleiter der zuständigen Fachabteilung und Prüfung durch die Geschäftsführung erfolgt die Rechnungsbegleichung durch die Buchhaltung. In der Vergangenheit war der papierbasierte Bearbeitungsweg oft langwierig und nicht selten gingen Belege verloren. Heute kann der Bearbeitungsstatus jederzeit per Knopfdruck überprüft und gegebenfalls durch Erinnerungsmails beschleunigt werden. Während früher Belege eines Projektes oft verteilt in verschiedenen Aktenordnern abgelegt wurden, kann sich der Sachbearbeiter heute alle Dokumente eines Projektes gebündelt am Bildschirm anzeigen lassen. „Ein Vorteil, der die Bearbeitung enorm erleichtert, unsere Auskunftsfähigkeit bei Kundenanfragen deutlich verbessert und uns in die Lage versetzt, Lieferanten, bei denen Belege verlorengegangen sind, sekundenschnell Kopien zuzusenden“, sagt Spieß. Je nach Saison werden monatlich rund 8.000 bis 12.000 Belege im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt, schätzt Florian Spieß. Neben Eingangsrechnungen werden in erster Linie vom Empfänger quittierte Ausgangslieferscheine in großer Zahl eingescannt und automatisiert indexiert. „Aufgrund der hohen Anzahl von gescannten Dokumenten haben wir eine sehr hohe Trefferquote bei der automatischen Belegerkennung, was die digitale Ablage enorm erleichtert und beschleunigt“, erläutert der Bereichsleiter Rechnungswesen.

Weitere IT-Projekte in Planung

„Unsere von Beginn an mit dem DMS-Projekt verbundenen hohen Erwartungen wurden übertroffen“, lautete bereits nach rund sechsmonatigem Produktivbetrieb das Fazit von Spieß. Eine Einschätzung, die von den zirka 20 in unterschiedlichen Unternehmensbereichen arbeitenden Docuware-Anwendern geteilt werde. Entlastet von zeitraubenden Such- und Ablagetätigkeiten können sie sich fortan ihren administrativen Aufgaben widmen. Positiv hebt Spieß hervor, dass die Software-Einführung den laufenden Geschäftsbetrieb in keinster Weise beeinflusst oder gar behindert hat. Gute Gründe für ihn, den zentralen Dokumenten-Pool sukzessive auch anderen Unternehmensbereichen zugänglich zu machen. Bereits in Kürze soll ein Projektteam die Voraussetzungen für die Einführung digitaler Personalakten prüfen und konkrete Vorschläge für eine praktische Umsetzung erarbeiten.

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