Dokumente und Prozesse digital verwalten

Im Jahr 2017 hat die Optiflex-Unternehmensgruppe einen neuen Firmenhauptsitz in Siegen bezogen – aus zwei Standorten wurde einer. Dabei sollte auch die Dokumenten-Verwaltung einheitlich gestaltet werden. Mit der Lösung von DocuWare gelang es zudem, viele papierbasierte Prozesse zu digitalisieren.

Die Optiflex Unternehmensgruppe hat sich in den vergangenen Jahren zu einem führenden Anbieter im Umfeld von Hydraulik- und Pneumatiklösungen entwickelt. Dabei setzt das Unternehmen entsprechendes Dienstleistungsangebot: Neben technischen Seminaren sowie Planungs- und Beratungsleistungen wurde etwa ein 24h-Vor-Ort-Hydraulik- und Druckluftservice etabliert. Dafür wurde eine aus sieben Kleintransportern bestehende Fahrzeugflotte zu mobilen Werkstätten umgerüstet, die europaweit eingesetzt werden.

Einheitliche Prozesse

Im Mai 2017 wurde eine neue Firmenzentrale in Siegen eingeweiht, in der zwei bislang getrennte Standorte zentralisiert wurden. Dies erforderte auch die Migration zuvor getrennter Geschäftsprozesse und die Neustrukturierung der Dokumentenverwaltung. Ziel war die Einführung eines zentralen digitalen Dokumentenmanagements, das Bearbeitungseffizienz und Kundenorientierung steigert, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sicherstellt, sowie darüber hinaus die Arbeit der mobilen Einsatzteams unterstützt.

Lösungssuche

Um eine geeignete Lösung zu finden, wurde eine Arbeitsgruppe aus Mitgliedern der Geschäftsführung sowie späteren DMS(Dokumentenmanagementsystem)-Anwendern aus den Bereichen Rechnungs- und Auftragswesen gebildet. Am Ende fiel die Wahl auf DocuWare, wobei die Benutzerführung und verfügbare Mobile-App ausschlaggebend waren. Im Rahmen einer knapp zweimonatigen Planungs-, Implementierungs- und Testphase wurden die Voraussetzungen für den produktiven Betrieb des DMS geschaffen. Zwei Sharp-Multifunktionsdrucker vom Typ MX-3070 wurden angeschafft, zudem wurden mehrere Arbeitsplätze im Rechnungs- und Auftragswesen mit zusätzlichen bzw. größeren Bildschirmen ausgestattet. Nach der Integration des unternehmensweit eingesetzten ERP-Systems Miclas an den zentralen Dokumenten-Pool wurden Anfang 2017 in einem ersten Projektschritt die selbsterzeugten Belege automatisiert in das digitale Archiv übertragen. „Da bei Optiflex Geschäfts- und Kalenderjahr übereinstimmen, war uns dieser Termin für den Produktivstart wichtig. Auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch nicht alle Workflows fest definiert waren und einige Geschäftsprozesse noch parallel, das heißt digital und in Papierform, abgewickelt wurden“, erklärt Philipp Müller, Gesellschafter und Prokurist der Optiflex GmbH, der die DMS-Einführung verantwortlich begleitete. Parallel zum Einzug im Mai 2017 wurden – entsprechend ihrer Relevanz – Geschäftsprozesse in den Unternehmensbereichen Rechnungswesen, Auftragsbearbeitung und Bestellwesen durch digitale Workflows abgebildet. Auf die Digitalisierung von Altdokumenten aus den Vorjahren wurde dabei verzichtet.

Dokumente und Prozesse digital verwalten

60 Aktenordner weniger Papier pro Jahr

Einscannen und Übertragen

Eine Besonderheit im Bereich der Auftragsbearbeitung stellt der Umgang mit Handlieferscheinen dar, die von den Servicetechnikern beim Kunden erstellt und von diesen abgezeichnet werden. Dabei kommt die DocuWare-App für mobile Endgeräte zum Einsatz. „In der Vergangenheit wurden Servicenachweise in Form von Handlieferscheinen nur in sehr unregelmäßigen Zeitabständen erfasst und verrechnet. Nicht selten verging mehr als eine Woche, bis die Monteure die Belege in der Firmenzentrale abgeben konnten“, so Philipp Müller. Inhaltliche Rückfragen der Auftragsbearbeitung erwiesen sich als kompliziert und zeitaufwendig. Da die Monteure mit Smartphones ausgestattet sind, können sie heute über die App orts- und zeitunabhängig auf Informationen in einem zentralen Archiv zugreifen und in Workflows eingebunden werden. Die Handlieferscheine können vor Ort per App eingescannt werden und direkt nach Abzeichnung durch den Kunden in eine entsprechenden digitalen Eingangskorb in der Auftragsbearbeitung übertragen werden.

Intelligent Indexing

Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen und der Auftragsbearbeitung werden durch den Intelligent Indexing Service unterstützt. Diese Funktion beschleunigt durch die automatische Verschlagwortung die Ablage von digitalen Dokumenten. Archivierte Dokumente können über einen Button direkt aus der ERP-Oberfläche heraus aufgerufen werden. Und letztendlich profitieren auch externe Dienstleister von der Lösung. Externe Steuerexperten, die die Buchhaltung des Unternehmens verantworten, können über ihr an das digitale Archiv angekoppelte Datev-System ebenfalls auf Knopfdruck steuerrelevante Belege einsehen und prüfen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob sie im Unternehmen oder eigenen Büro sitzen.

Papierbelege digitalisiert

Seit Januar 2018 werden eingehende Papierbelege nahezu komplett digitalisiert und anschließend vernichtet. „Das auf diese Weise eingesparte Papiervolumen ist immens. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können wir aktuell jährlich etwa 60 Ordner mit Altdokumenten, die nicht digitalisiert wurden, entsorgen. Parallel dazu war unser digitaler Dokumenten-Pool bereits innerhalb von nur 18 Monaten auf mehr als 90.000, meist mehrseitige Dokumente angewachsen“, resümiert Philipp Müller. 15 Poweruser arbeiten täglich mit der Lösung und sind nunmehr von zeitintensiven Suchtätigkeiten entlastet. Auch Mitarbeiter im Service, Lager oder Vertrieb greifen auf technische Zeichnungen, Broschüren oder Produktkataloge in aktueller Version per Knopfdruck zu.

Ausbau geplant

Der DMS-Einsatz bei Optiflex soll weiter ausgebaut werden. „Nachdem die Digitalarchive der beiden operativen Gesellschaften Optiflex GmbH und Optiflex Drucklufttechnik GmbH mittlerweile so gut wie vollumfänglich genutzt werden, wird nun sukzessive auch das digitale Archiv der Besitzgesellschaft, der Hartwig Müller GmbH & Co. KG, mit ihren besonderen Anforderungen ausgebaut sowie ein HR-Archiv, das die Abläufe unseres Personalwesens deutlich vereinfacht. Darüber hinaus werden wir uns auch neuen Digitalisierungsthemen zuwenden“, sagt Müller. n freier Fachjournalist aus München