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Dokumente und Prozesse digital verwalten

60 Aktenordner weniger Papier pro Jahr

(Bild: Optiflex)

(Bild: Optiflex)

Einscannen und Übertragen

Eine Besonderheit im Bereich der Auftragsbearbeitung stellt der Umgang mit Handlieferscheinen dar, die von den Servicetechnikern beim Kunden erstellt und von diesen abgezeichnet werden. Dabei kommt die DocuWare-App für mobile Endgeräte zum Einsatz. „In der Vergangenheit wurden Servicenachweise in Form von Handlieferscheinen nur in sehr unregelmäßigen Zeitabständen erfasst und verrechnet. Nicht selten verging mehr als eine Woche, bis die Monteure die Belege in der Firmenzentrale abgeben konnten“, so Philipp Müller. Inhaltliche Rückfragen der Auftragsbearbeitung erwiesen sich als kompliziert und zeitaufwendig. Da die Monteure mit Smartphones ausgestattet sind, können sie heute über die App orts- und zeitunabhängig auf Informationen in einem zentralen Archiv zugreifen und in Workflows eingebunden werden. Die Handlieferscheine können vor Ort per App eingescannt werden und direkt nach Abzeichnung durch den Kunden in eine entsprechenden digitalen Eingangskorb in der Auftragsbearbeitung übertragen werden.

Intelligent Indexing

Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen und der Auftragsbearbeitung werden durch den Intelligent Indexing Service unterstützt. Diese Funktion beschleunigt durch die automatische Verschlagwortung die Ablage von digitalen Dokumenten. Archivierte Dokumente können über einen Button direkt aus der ERP-Oberfläche heraus aufgerufen werden. Und letztendlich profitieren auch externe Dienstleister von der Lösung. Externe Steuerexperten, die die Buchhaltung des Unternehmens verantworten, können über ihr an das digitale Archiv angekoppelte Datev-System ebenfalls auf Knopfdruck steuerrelevante Belege einsehen und prüfen. Dabei macht es keinen Unterschied, ob sie im Unternehmen oder eigenen Büro sitzen.

Papierbelege digitalisiert

Seit Januar 2018 werden eingehende Papierbelege nahezu komplett digitalisiert und anschließend vernichtet. „Das auf diese Weise eingesparte Papiervolumen ist immens. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist können wir aktuell jährlich etwa 60 Ordner mit Altdokumenten, die nicht digitalisiert wurden, entsorgen. Parallel dazu war unser digitaler Dokumenten-Pool bereits innerhalb von nur 18 Monaten auf mehr als 90.000, meist mehrseitige Dokumente angewachsen“, resümiert Philipp Müller. 15 Poweruser arbeiten täglich mit der Lösung und sind nunmehr von zeitintensiven Suchtätigkeiten entlastet. Auch Mitarbeiter im Service, Lager oder Vertrieb greifen auf technische Zeichnungen, Broschüren oder Produktkataloge in aktueller Version per Knopfdruck zu.

Ausbau geplant

Der DMS-Einsatz bei Optiflex soll weiter ausgebaut werden. „Nachdem die Digitalarchive der beiden operativen Gesellschaften Optiflex GmbH und Optiflex Drucklufttechnik GmbH mittlerweile so gut wie vollumfänglich genutzt werden, wird nun sukzessive auch das digitale Archiv der Besitzgesellschaft, der Hartwig Müller GmbH & Co. KG, mit ihren besonderen Anforderungen ausgebaut sowie ein HR-Archiv, das die Abläufe unseres Personalwesens deutlich vereinfacht. Darüber hinaus werden wir uns auch neuen Digitalisierungsthemen zuwenden“, sagt Müller. n freier Fachjournalist aus München


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