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ERP- und ECM-Daten eng verknüpft

Die Rechnung kommt automatisch

Da bei Ruch Novaplast die Menge der Eingangsrechnungen stetig anstieg, integrierte der Kunststoffspezialist ein Enterprise-Content-Management(ECM)-System. Dieses ist heute nahtlos mit dem ERP-System verzahnt – das Rechnungsmanagement läuft automatisch.

 (Bild: Ruch Novaplast GmbH)

(Bild: Ruch Novaplast GmbH)

Der Schwarzwälder Kunststoffspezialist Ruch Novaplast ist ein in Europa technologisch führendes Unternehmen für Produktlösungen aus Partikelschäumen. Entwickelt und hergestellt werden Produktlösungen für die Fahrzeug-, Heizungs- und Lüftungsindustrie sowie für Anwendungen im Bereich Leichtbau, Hobby und Motorsport. Da die Menge an Eingangsrechnungen stetig gestiegen war und diese sich nur mit großem Aufwand den entsprechenden kaufmännischen Daten zuordnen ließen, suchte das Unternehmen nach einer passenden ECM(Enterprise-Content-Management)-Lösung. „Davon versprachen wir uns eine enge Anbindung an das bei uns seit langem zur Planung und Steuerung von Unternehmensressourcen eingesetzte ERP-System Microsoft Dynamics AX. Die integrierte Lösung sollte ein automatisiertes Rechnungseingangsmanagement sowie eine rechtskonforme digitale Archivierung der im ERP-System generierten Ausgangsbelege ermöglichen“, sagt Mathias Schmälzle, Kaufmännischer Leiter bei der Ruch Novaplast.

Das passende System

Ausschlaggebend für die Wahl der ECM-Suite des Stuttgarter ECM-Herstellers ELO Digital Office war, dass das System das Anforderungsspektrum exakt abbildete. Dazu gehörte, dass die im ERP-System vorgehaltenen Daten weiteren Anwendungen zur Verfügung standen und sich automatisch mit der Rechnungseingangslösung abgleichen ließen. Ein Workflow sollte die Freigabe steuern. Unterm Strich wollten die Verantwortlichen eine nahtlose ERP-ECM-Integration, zudem sollte das kontextbezogene Arbeiten zwischen den Applikationen möglich sein.

Module im Zusammenspiel

Gemeinsam mit dem IT-Spezialisten Modox wurde im Lauf der nächsten Monate eine komplette Rechnungseingangslösung implementiert. Sie basiert auf der ECM-Suite sowie der vorkonfigurierten Lösung für Rechnungsmanagement ‚ELO Invoice‘ und wird durch folgende Module vervollständigt: Die Dokumentenanalyse und -klassifikation übernimmt der DocXtractor. Die Integration erfolgt über die Plattform Business Logic Provider (BLP) und Business Connect. Letzteres stellt Anwendern Informationen und Aktionen im Kontext der gewohnten Arbeitsumgebung bereit. Im Verbund ermöglichen sie ein systemübergreifendes Informationsmanagement. „Die gewählte Konstellation hat sich bewährt und wir konnten innerhalb weniger Arbeitstage in den Live-Betrieb wechseln“, sagt Schmälzle.

Automatisierter Prozess

Dem Unternehmen ist es gelungen, den Rechnungseingangsprozess vollständig zu automatisieren. Seit der Produktivschaltung der Lösung erkennt das Klassifikationsmodul eingehende Rechnungen automatisiert, klassifiziert sie und gleicht sie mit den Lieferanten- und Bestelldaten aus Microsoft Dynamics AX ab. Im nächsten Schritt wird die Rechnung an das ECM-System übergeben und ein Workflow zur Rechnungsbearbeitung und -freigabe startet. „Dank der bereits im System vorhandenen Informationen gelangen die Dokumente automatisch zu dem für die Prüfung und Freigabe zuständigen Mitarbeiter. So verlieren wir keine Zeit und können auch Skontofristen besser einhalten“, schildert Schmälzle.

70 Mitarbeiter nutzen bei Ruch Novaplast heute die modulare ECM-Lösung. (Bild: Ruch Novaplast GmbH)

70 Mitarbeiter nutzen bei Ruch Novaplast heute die modulare ECM-Lösung. (Bild: Ruch Novaplast GmbH)

Automatisch archiviert

Alle in der Software generierten Ausgangsbelege gelangen über die Middleware automatisch als PDF-Datei in das ECM-Archiv. Dort werden sie direkt mit Metadaten versehen und in der Ordnerstruktur rechtskonform archiviert. Im Anschluss ermöglicht Business Connect die Kommunikation zwischen den Anwendungen. In der dazugehörigen Sidebar lassen sich alle in Verbindung mit dem aktuellen Objekt stehenden Dokumente und Handlungsoptionen in Echtzeit anzeigen.

Nutzen für das Management

Auch der Geschäftsleitung und dem Controlling kommt die integrierte Lösung zugute: Das Dashboard der Rechnungsmanagement-Lösung präsentiert anpassbare Übersichten. Informationen zum Rechnungseingang können so in Echtzeit visualisiert und ausgewertet werden. 2018 wurde zusätzlich die Software-Lösung ELO Contract für das Vertragsmanagement eingeführt. Damit werden nun sämtliche Verträge digital verwaltet. Mit einer mobilen App haben zudem alle berechtigten Mitarbeiter standortunabhängigen Zugriff auf das ECM-Archiv.

In sechs Monaten am Ziel

Die gesteckten Ziele konnten mit der Einführung der modularen ECM-Suite in weniger als sechs Monaten erreicht werden. Die Softwarelösung wird heute von rund 70 Mitarbeitern genutzt.


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