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Das Konzept des Informationsraums

Technische Dokumentation
aus der Nische führen

Der Spezialist für Softwarelösungen für die Technische Dokumentation Docufy will seine Domäne aus ihrem Nischendasein herausführen. Dafür sollen die Fertigungsbetriebe ihre Datenkeller öffnen und in Informationsräume ummöblieren.

 (Bild: Docufy GmbH)

(Bild: Docufy GmbH)

Heute sucht ein Kunde ein Produkt nach Anwendungskriterien aus, stellt es sich nach eigenen Vorstellungen zusammen, passt Ausstattungsdetails, Muster und Farbe an und bestellt dann. Was bei Konsumenten immer selbstverständlicher wird, wirft auf Seiten der produzierenden Unternehmen Probleme auf, denn die Variantenvielfalt steigt. Wie können die Prozesse so weit automatisiert werden, dass auch bei Stückzahl Eins noch produziert werden kann? Zudem sind Maschinen- und Anlagenbauer verpflichtet, zu jeder Maschine eine Technische Dokumentation auszuliefern. Wie gelingt das bei dieser hohen Variantenzahl? Wie weiß ein Servicetechniker noch, welche Maschine mit welchen Wartungsaufgaben er vor sich hat? Die Anforderungen in einer digitalen Welt sind nicht mehr zu vergleichen mit dem Sammeln von Informationen und der Erstellung eines hundertseitigen Word-Dokuments als Bedienungsanleitung.

Neue Konzepte gefordert

Die Technische Dokumentation muss sich neu erfinden: Informationen sollten dem Nutzer im Kontext seiner aktuellen Nutzung quasi automatisch geliefert werden. Sie sollten zudem mehrdimensional miteinander verknüpft sein: Beispielsweise will ein Interessent vom Produktkonfigurator kurz zur ausführlichen Beschreibung einer Produktoption wechseln, dann die zugehörige Bedienungsinformation lesen, den Entsorgungshinweis einsehen, sinnvolles Zubehör sichten und zuletzt noch die Bewertungen anderer Käufer lesen, bevor er bestellt. Ähnliches gilt für den Service: Stehen Wartungs- oder Reparaturarbeiten an, sollte mit dem Serviceauftrag die notwendige Dokumentation der anstehenden Serviceprozeduren mitgeliefert werden, idealerweise in der richtigen Reihenfolge. Bei Facebook, Amazon oder Google sind diese Ansätze bereits Realität. Auf Unternehmensebene ist das ‚führende‘ Informationssystem allerdings oft noch die PDF-Datei.

Unbeherrschbares Chaos

Bei individuellen Produkten mit individuellen Funktionen ist ein dokumentorientierter Redaktionsprozess beinahe undenkbar. Denn mit dem Verschwinden konkreter Produkte entfällt auch die Grundlage für einen am Dokument orientierten Redaktionsprozess. Der Softwareanbieter Docufy hat eine Lösung entwickelt, die in solchen Fällen umgesetzt werden kann. „Aus konzeptioneller Sicht ist die Antwort ganz einfach“, sagt Docufy-Gründer Uwe Reißenweber: „Wir brauchen einen Informationsraum.“ Dieser liefert eindeutige Adressen für die relevanten Informationen eines Geschäftes. So können Informationen zum Produktlebenszyklus, von der Entwicklung über Marketing und Vertrieb, Installation, Betrieb, Wartung und schließlich Entsorgung verankert werden. Dabei ist der Informationsraum nicht als eigenständiges Softwaresystem zu verstehen, sondern vielmehr als Konzept, das die eindeutige Adressierung und Klassifizierung von Einzelinformationen ermöglicht.

Pflicht und Kür

Mit dem Konzept des Informationsraums will das IT-Unternehmen Docufy die Technische Dokumentation aus ihrem Nischendasein befreien. Das Redaktionssystem Cosima des Anbieters organisiert zwar nach wie vor die komplexen Prozesse der Technischen Dokumentation und unterstützt Unternehmen, rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Doch nach dem Pflichtprogramm kommt die Kür: Die besteht aus einer Kombination von Cosima, der Klassifizierung von Informationen und der mobilen Publikationsplattform TopicPilot. So soll das Wissen, das in den Datenbanken der Technischen Dokumentation schlummert, über Abteilungsgrenzen hinweg zur Verfügung gestellt werden. Ein Klassifikationssystem soll dafür sorgen, dass jede relevante Information – jedes Topic – eine eindeutige Adresse in diesem Informationsraum erhält. So kann die Publikationsplattform auf Suchanfragen von Nutzern Antworten in Form passender Topics liefern. Neue Topics können jederzeit im Informationsraum aufgenommen, zugeordnet oder erweitert werden.

Grundstock des Wissens

Der Grundstock für den Wissenspool kommt zunächst aus der Abteilung Technische Dokumentation. Sämtliche Daten einer Maschine, über ihre Risiken, ihre Bedienung, ihre unterschiedlichen Varianten, Datenblätter und Fotos sind bereits im Unternehmen vorhanden und bei den meisten heutzutage digital und in schnittstellenfähigen Datenbanken gespeichert. Eine große Wissensdatenbank, die aber bislang meist nur für die Technische Dokumentation genutzt wird. Uwe Reißenweber erläutert: „Die Zeiten, in denen Bedienungs- oder Serviceanleitungen noch in Worddokumenten erstellt werden können, sind längst vorbei. Einzelne Informationsbausteine werden heute in Komponenten oder Module zerlegt und in XML-Datenbanken abgelegt. Die Erstellung einer Technischen Dokumentation erfolgt dann selbst für einzelne Maschinenvarianten vollkommen automatisiert und quasi auf Knopfdruck.“ Diese sozusagen tief im Datenkeller verborgenen Schätze kann der Informationsraum ans Tageslicht bringen und für alle nutzbar machen. Die Wissenssammlung kann über Displays von Maschinen, über Webbrowser oder auch mittels mobiler Endgeräte wie Smartphone, Tablet oder AR-Brille angezapft werden.


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