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Das Fundament für den Wissensaufbau

Content Services und ECM

Das Fundament für den Wissensaufbau

Obwohl künstliche Intelligenz und Bots im Kommen sind, entsteht Wissen noch meist in den Köpfen der Menschen. Dafür müssen Inhalte und Mitarbeiter effizient zusammengebracht werden. Hier glänzen Anwendungen für Enterprise Content Management.

Low-Code-Plattformen für ECM und Content Services beschleunigen die Konfigurationen individueller Arbeitsbereiche und die Anpassung an die speziellen Anforderungen bestimmter Rollen, Systeme oder Regionen. (Bild: Hyland Software Germany GmbH) [1]

Low-Code-Plattformen für ECM und Content Services beschleunigen die Konfigurationen individueller Arbeitsbereiche und die Anpassung an die speziellen Anforderungen bestimmter Rollen, Systeme oder Regionen. (Bild: Hyland Software Germany GmbH)

Unternehmen stehen in Bezug auf ihr internes Wissen vor zwei Herausforderungen: Zum einen gilt es, neues Wissen zu generieren, zum anderen muss dieses Wissen dokumentiert und Mitarbeitern und Entscheidern im richtigen Moment zur Verfügung gestellt werden. An Daten mangelt es Produktionsbetrieben dabei nicht: Fertigungstrecken und Maschinen produzieren gigantische Datenmengen, hinzu kommen Informationen aus Forschung und Entwicklung, Logistik, Vertrieb und Marketing, Kundeservice und anderen Abteilungen. All diese Daten sind jedoch totes Kapital, wenn sie in Silos lagern und nicht durch Menschen – oder in Einzelfällen bereits durch künstliche Intelligenz – ausgewertet und verknüpft werden können. Das ist schließlich die Grundlage für Wissen und Erkenntnisgewinn. Moderne und flexible Content-Services- und Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) bringen Menschen und Inhalte zusammen und erleichtern Unternehmen die Nutzung und Bearbeitung ihrer Informations- und Wissensressourcen sowie die Optimierung ihrer Prozesse.

Datenspeicher der Firma

Content-Services-Plattformen führen dazu Unternehmensinhalte zusammen und stellen Mitarbeitern genau die Informationen bereit, die sie benötigen, egal ob im Büro, beim Kunden oder in der Werkhalle. Daten und Dokumente werden unabhängig von ihrem Format, etwa als CAD-Baupläne, Rechnungs-PDFs, Demonstrationsvideos oder Excel-Dateien mit Maschinendaten zentral gespeichert und können bei Bedarf selbst von unterwegs über mobile Geräte wie Laptop, Tablet oder Smartphone eingesehen werden. Zusätzlich lassen sich Daten und Inhalte durch integrierte Unternehmensanwendungen bearbeiten. Collaboration-Tools ermöglichen den Austausch mit anderen Abteilungen und externen Partnern. Workflow-Tools unterstützen bei Freigaben und Projekten. Diese Software-Anwendungen sollten dabei nicht starr sein, sondern an die Anforderungen der Abteilungen anpassbar sein und sich in andere Plattformen innerhalb der Infrastruktur integrieren lassen. Konfigurierbare Lösungen, die keine Programmierkenntnisse voraussetzen, erleichtern zudem schnelle Implementierungen und Updates. Content Services gehen damit weit über die Funktionalitäten des reinen Dokumentenmanagements hinaus und ermöglichen Produktionsunternehmen eine weitreichende Digitalisierung ihrer Prozesse sowie die Verwaltung, Nutzung und Verarbeitung der Wissensressourcen.

Content Services ermöglichen den Zugriff auf Inhalte und unternehmensinternes Wissen sowie deren Bearbeitung – egal ob im Büro oder in der Werkshalle. (Bild: Hyland Software Germany GmbH) [2]

Content Services ermöglichen den Zugriff auf Inhalte und unternehmensinternes Wissen sowie deren Bearbeitung – egal ob im Büro oder in der Werkshalle. (Bild: Hyland Software Germany GmbH)

IT-Sicherheit und Compliance

Der Zugriff auf relevante Daten und Inhalte ist Voraussetzung für Innovation, Fortschritt und informierte Entscheidungen im Unternehmen. Gleichzeitig birgt der offene Zugang immer ein gewisses Risiko: Es drohen der Missbrauch sensibler Daten und Leaks von unternehmensinternem Wissen. Um diesen Szenarien vorzubeugen, sollten Mitarbeiter nur auf die für sie und ihre Rolle relevanten Inhalte zugreifen können. Praktisch lässt sich dies mit individuellen Arbeitsbereichen umsetzen, die mit bestimmten Zugangsrechten verknüpft sind. Low-Code-Plattformen ermöglichen zudem eine schnelle und einfache Konfigurationen der Arbeitsbereiche und die Anpassung an die speziellen Anforderungen bestimmter Rollen, Systeme oder Regionen. So haben Mitarbeiter in der Produktion andere Ansprüche als jene in der Entwicklung und die in Deutschland wiederum andere als jene in Italien oder den USA. Innerhalb des persönlichen Arbeitsbereichs kann der Mitarbeiter auf genau die Inhalte und Anwendungen zugreifen, die er für die Erledigung seiner Aufgaben benötigt. Das ermöglicht zum einen eine effiziente und schnelle Arbeitsweise ohne überflüssige Informationen und ungenutzte Applikationen und stärkt zum anderen durch limitierte Zugangs- und Nutzungsrechte die Datensicherheit und Compliance. Durch ein Single-Sign-on (SSO)-System entfällt zudem die Anmeldung bei einer Vielzahl unterschiedlicher Datenbanken, Systeme und Applikationen. Stattdessen reicht eine Authentifizierung, um auf den gesamten Arbeitsbereich mit allen Anwendungen und Inhalten zuzugreifen. Personalisierte Arbeitsbereiche laden ein, Wissensressourcen umfassend zu nutzen und weiterzuentwickeln.

Intelligente Lösungen

Intelligente Lösungen kommen auch im Bereich des Enterprise Content Management und der Content Services immer stärker zum Einsatz. So scannen, erfassen und kategorisieren beispielsweise Intelligent-Capture-Lösungen automatisch papiergebundene Dokumente wie Bestellformulare. Lösungen für Robotic Process Automation (RPA) automatisieren Betriebsprozesse und repetitive Aufgaben, die zuvor unter großem Zeitaufwand händisch bearbeitet werden mussten. Dazu gehören das Extrahieren von Informationen aus Bestellformularen und Rechnungen oder das Weiterleiten von Freigaben bei der Änderung eines Bauteils – Stichwort Änderungsmanagement. Der Einsatz IT-basierter Lösungen erlaubt es Unternehmen, ihre Mitarbeiter für strategischere und höherwertige Aufgaben einzusetzen, zugleich fallen bei automatisierten Prozessen keine menschlichen Verfahrensfehler an. Das verbessert die Effizienz, die Compliance und Datensicherheit – gerade von personenbezogenen Daten (DSGVO). n Regional Manager bei Hyland.