Anzeige
Anzeige
Beitrag drucken

Beschleunigung durch EIM-Lösungen

Schneller vom Einkauf bis zur Bezahlung

Die Digitalisierung von Unternehmensprozessen birgt viel Potenzial, nur muss dieses auch umgesetzt werden. Ein Beispiel dafür ist der Purchase-to-Pay-Prozess, also der Prozess vom Einkauf bis zur Bezahlung. Dieser lässt sich durch den Einsatz einer Enterprise-Information-Management-Lösung beschleunigen.

Mit einem EIM können viele Teilschritte des Purchase-to-Pay-Prozesses optimiert werden. (Bild: Ceyoniq Technology GmbH)

Mit einem EIM können viele Teilschritte des Purchase-to-Pay-Prozesses optimiert werden. (Bild: Ceyoniq Technology GmbH)

Der Purchase-to-Pay-Prozess gehört zu den komplexesten Geschäftsvorgängen: Er bedarf vieler Einzelschritte und involvierte Akteure sind involviert. Gerade in produzierenden Betrieben gehört er jedoch zum Tagesgeschäft. Für den Unternehmenserfolg ist eine Beschleunigung dieses Vorgangs daher wünschenswert. Durch die Unterstützung eines EIM(Enterprise Information Management) -Systems kann dies gelingen. Dafür müssen im Zusammenspiel mit der eingesetzten ERP-Lösung alle Schritte von der Beschaffung bis zur Eingangsrechnungsverarbeitung abgedeckt werden.

Mit dem ERP-System

Bei der Auswahl der Software sollte daher auf die Konnektivität der Systeme geachtet werden. Im ERP-System werden Ressourcen verwaltet und kaufmännische Prozesse umgesetzt. Zudem läuft dort das Reporting ab. Das EIM dient als Plattform, auf der über den ganzen Prozess hinweg alle relevanten Dokumente und Daten gespeichert werden. Ein EIM vereint unterschiedliche Einzellösungen, die in den entsprechenden Phasen des Prozesses eingesetzt werden: elektronische Akte, Dokumentenmanagement und Vertragsmanagement sowie Rechnungsverarbeitung und Archivierung. Seitens der Unternehmen gibt es jedoch oftmals Hemmnisse für die Anschaffung digitaler Lösungen. Diesen begegnen Software-Anbieter, indem sie bei der Einführung sowie im laufenden Betrieb unterstützen und zudem Schulungen zum besseren Umgang mit der Software anbieten. Darüber hinaus setzen viele Systeme kein spezielles Technologieverständnis der Anwender voraus. Doch wie funktioniert ein EIM-System? Alle Dokumente, die beim Bestellvorgang anfallen, werden in dafür vorgesehenen Bestell- und Lieferantenakten gebündelt. Das EIM sammelt die relevanten Informationen und stellt sie zur Verfügung. Außerdem sorgt es für eine gesetzeskonforme Archivierung der zugehörigen Dokumente. Dadurch werden Informationsinseln aufgelöst und die notwendigen Informationen stehen abhängig von einem Berechtigungskonzept jedem Prozessbeteiligten zur Verfügung. Zudem können Workflows erstellt werden, die zur Vermeidung von langen Liegezeiten beitragen.

Zeit sparen

Möglichkeiten zur Zeitersparnis liegen vor allem bei der Prüfung und Freigabe von Bedarfsmeldungen sowie Eingangsrechnungen. Durch Workflows und einen zentralisierten Zugriff auf die relevanten Informationen gehen die entsprechenden Prozesse mit einem EIM-System schneller. So etwa bei der Prüfung von Rechnungen: Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der GoBD (Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung) die Funktionstrennung vor, die durch das vier-Augen-Prinzip in Form der digitalen rechnerischen und sachlichen Rechnungsfreigabe erfolgen kann. Gibt es noch weitere sachliche Freigeber, sollte die Prüfung möglichst parallel erfolgen, um Zeit zu sparen. Durch vordefinierte Workflows könnend die Aufgaben an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Erinnerungs- und Aufforderungsfunktionen können die Bearbeitung zusätzlich beschleunigen. Des Weiteren können in den Workflows unternehmensinterne Regeln definiert werden. Muss beispielsweise eine Eingangsrechnung ab einer bestimmten Rechnungssumme von der Geschäftsführung freigegeben werden und gilt dies bei günstigeren Anschaffungen nicht – eine solche Regel kann in den Workflow aufgenommen werden. Auch Vertretungen für krankheits- oder urlaubsbedingte Abwesenheiten können hinterlegt werden.

Routine automatisieren

Auch durch die Automatisierung von Routineaufgaben, die der Einsatz einer EIM-Lösung ermöglicht, lässt sich Zeit sparen. Ein Beispiel dafür ist die formelle Rechnungsprüfung. Bei Rechnungseingang und dem Auslesen derselben findet bereits eine softwaregestützte formelle Prüfung statt. Werden keine Abweichungen festgestellt, braucht kein Mitarbeiter mehr eingreifen. Dieser Prozess kann bei digitalen Rechnungseingängen sogar komplett automatisiert werden. Durch digitales Beschaffungs- und Eingangrechnungsmanagements wird er Prozess zudem transparenter. Alle dazugehörigen Dokumente werden strukturiert abgelegt und in einer gemeinsamen Bestellakte zur Verfügung gestellt. Das vermeidet in jeder Phase des Purchase-to-Pay-Prozesses langes Suchen nach wichtigen Informationen und Unsicherheiten bezüglich ihrer Aktualität.

Mehr Transparenz

Die Digitalisierung verschafft Unternehmen Vorteile gegenüber Wettbewerbern: Dazu gehören ein beschleunigtes Arbeiten bei geringeren Kosten und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Auch beim Purchase-to-Pay-Prozess können digitale Abläufe zur Vereinfachung beitragen. Dies kann mit dem Einsatz einer EIM-Lösung, die eng mit dem ERP-System verknüpft ist, erreicht werden. Der zentralisierte Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten sorgt dabei für mehr Transparenz.


Das könnte Sie auch interessieren:

Siemens hat die AI-Anomaly-Assistant-Industrie-App ins Portfolio genommen. Damit können Anwender per künstlicher Intelligenz Anomalien in der Prozessindustrie erkennen und diese auf ihre Geschäftsrelevanz bewerten.‣ weiterlesen

Bereits im April 2016 herausgegeben und 2021 erneut bestätigt: Die Richtlinie VDI/VDE 3516 Blatt 4 'Validierung im GxP-Umfeld – Automatisiertes Testen' stellt die Zielsetzungen und möglichen Vorteile automatisierter Tests im pharmazeutischen Umfeld dar.‣ weiterlesen

PerfectPattern hat die kostenlose Basisversion von Insights App vorgestellt. Mit der Software können Prozessingenieure, Produktionsexperten und Datenwissenschaftler die von PerfectPattern entwickelte KI-Technologie Aivis nutzen, um Einblicke in Produktionsprozesse zu erhalten.‣ weiterlesen

Die Buss-Unternehmensgruppe ist in vielen unterschiedlichen Geschäftsfeldern tätig. Eine Herausforderung, stand doch ein Wechsel des ERP-Systems ins Haus - mit mehr als 80 Unternehmen innerhalb der Gruppe. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister Sven Mahn IT gelang es, das Projekt innerhalb von 14 Wochen umzusetzen.‣ weiterlesen

Werden neue Technologien wie beispielsweise künstliche Intelligenz Teil des Arbeistalltages wünscht sich ein Großteil der unter 31-Jährigen, darüber informiert zu werden. Dies geht aus einer Studie des IT-Security-Anbieters Kaspersky hervor. Auch ein menschliches Antlitz könnte laut Studie für mehr Akzeptanz sorgen.‣ weiterlesen

Schlechtere Stimmung als noch im Juni. Geschäftsklima-Index des Ifo Instituts hat in der aktuellen Erhebung im Vergleich zum Vormonat nachgegeben.‣ weiterlesen

Die Sprints zu Covid19-Impfstoffen zeigen den Leistungsdruck, unter dem die Technologieentwicklung steht. In kürzester Zeit sollen Forscher und Ingenieure Lösungen für die kritischen Probleme unserer Zeit finden. Der Accelerated-Discovery-Ansatz soll helfen, Forschungs- und Entwicklungsprozesse mit KI, Hybrid Cloud und schließlich Quantencomputern um das zehn- bis hundertfache des heute Möglichen zu beschleunigen.‣ weiterlesen

Trebing + Himstedt hat die Partnerschaft mit Celonis bekanntgegeben. Die Unternehmen wollen zukünftig beim Thema Process Mining zusammenarbeiten.‣ weiterlesen

Im Rahmen einer Partnerschaft wollen Crate.io und Zühlke zukünftig gemeinsam an Smart Factory- und Industrie 4.0-Lösungen arbeiten.‣ weiterlesen

Die Dualis GmbH IT Solution hat für Lean-Manufacturing-Aufgabenstellungen ein Add-on zur 3D-Simulationsplattform Visual Components entwickelt. Basierend auf Process Modelling können damit automatisch branchengängige Standardized Work Sheets generiert werden.‣ weiterlesen

Um verschiedene Daten aufzubereiten und den Mitarbeitern nutzenbringend bereitzustellen, ist nicht immer ein großes IT-Projekt nötig. Wer schnell Daten für die Beschäftigten visualisieren möchte, sollte sich einmal näher mit Dashboards befassen.‣ weiterlesen

Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige
Anzeige