Transparenz mit E-Procurement-Plattformen

Lieferengpässe ohne Folgen

Lieferengpässe können das Geschäft eines Unternehmens schnell ausbremsen. Damit das nicht passiert, können E-Procurement-Plattformen drohende Lieferrisiken identifizieren, analysieren und beim Gegensteuern helfen.

Corona-Krise, Suez-Blockade und Russland-Embargo sind nur einige der jüngeren Ereignisse, die zu Unterbrechungen im Welthandel bis hin zu Nachschubproblemen und milliardenschweren Einbußen führen. Besonders betroffen sind Endprodukte-Hersteller, die starke Preiserhöhungen für Rohstoffe und Zwischenprodukte hinnehmen müssen. In manchen Fällen führt die Verknappung dazu, dass sich bestehende Lieferverpflichtungen nicht einhalten lassen.

Strukturelle Handicaps

Doch markieren diese Ereignisse nur die Spitze des Eisbergs, wie eine aktuelle Bundesbankumfrage zeigt. Tatsächlich führt eine Vielzahl an Faktoren dazu, dass sich der Anteil der Industrieunternehmen in Deutschland, die mit Lieferengpässen zu kämpfen haben, von Mitte 2020 bis Januar 2021 auf fast 20 Prozent verdoppelt hat. Dies liegt zum einen an strukturellen Problemen des Weltmarkts, zum Beispiel der Knappheit an Rohstoffen wie Lithium, das für die Akkus von Notebooks und Handys und zunehmend für die Batterien von Elektroautos genutzt wird. Auch wirken sich verstärkte Sanktionen gegen Länder wie China aus, die zu Störungen der internationalen Transportwege führen. Hinzu kommen Lieferengpässe, die durch operative Probleme in der Zusammenarbeit mit Lieferanten entstehen. Zwar können auch einzelne Störfälle dafür verantwortlich sein – dann etwa, wenn ein Lieferantenfahrzeug in einen Unfall verwickelt wird und nicht rechtzeitig beim Kunden eintrifft. Jedoch gibt es auch Zulieferer, die es mit der Liefertreue generell nicht so genau nehmen oder permanente Qualitätsdefizite aufweisen.

Überblick herstellen

Um sich als Fertigungsbetrieb gegen strukturelle und operative Handicaps abzusichern, gilt es über die eigenen Unternehmensgrenzen hinweg Transparenz herzustellen. Auch über die Lieferantenbeziehungen, Kundenverpflichtungen und weltweiten Beschaffungsmärkte sollte eine zeitnahe Übersicht vorhanden sein. Dafür können Unternehmen mit ihren Handelspartnern in strukturierter Form elektronisch zusammenarbeiten. Die Grundlage bilden (Fast)-Echtzeitdaten auf Basis strukturierter Geschäftsdokumente, zum Beispiel für Bestellungen und Lieferavise.

Für die Analyse und Auswertung der Daten aus der externen Lieferkette, etwa bei Einkauf sowie Liefertreue, und der internen Produktions- und Absatzplanung bieten sich Analyse-Tools an. Diese können wichtige Informationen aggregieren und aus verschiedenen Perspektiven heraus darstellen. Einkäufer erhalten Einblicke in viele drohende Lieferrisiken und vorhandene Optionen, diese möglichst rasch abzuwenden oder zu kompensieren. Auch können sie zeitnah in die Prozessabläufe korrigierend eingreifen, falls nötig.

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Blick für Risiken schärfen

Stellt ein Lieferant eine Warensendung nicht oder nur verzögert zu, sollten die Informationen analysiert werden, die über ihn im IT-Beschaffungssystem gespeichert sind. Ziel muss es sein, Muster in seiner Liefertreue und Liefergeschwindigkeit auszumachen. Kommt die Datenanalyse zum Ergebnis, dass es bereits zuvor erhebliche Lieferschwierigkeiten gab, könnten Korrekturmaßnahmen oder eine Beendigung der Zusammenarbeit die passenden Folgen sein. Etwas komplizierter gestalten sich die Risikobetrachtungen bei strukturellen Lieferhandicaps, wie das Beispiel der Rohstoff-Verknappung zeigt. Werden benötigte Rohstoffe rar, sollte der Endprodukte-Hersteller die externen Marktdaten direkt mit den relevanten Informationen aus Einkauf, Produktions- und Absatzplanung und Vertrieb abgleichen. Sind auch eigene Warenbestellungen und Lieferverpflichtungen durch die Rohstoff-Knappheit beeinträchtigt, sollten Firmen nach alternativen Bezugsquellen suchen. Lösungen wie Scoutbee unterstützen dabei.

Just-in-time oder Lagerhaltung?

Viele Fertigungsbetriebe sind wieder zu einer Multisourcing-Strategie zurückgekehrt, um die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten zu vermeiden. Andere setzen zudem auf eine Bevorratung der benötigten Waren und nehmen zum Teil enorme Opportunitätskosten für die Lagerhaltung in Kauf. Ob sich diese auch künftig rechnen, lässt sich mit leicht mit Predictive Analytics, also mit vorausschauender Analytik klären. Dabei werden historische Daten zur Vorhersage der Kostenentwicklung in einem bestimmten Zeitraum verwendet. Einkaufsabteilungen erhalten in Einzelfällen Transparenz, ob nicht die Just-in-Time-Lieferung die günstigere Variante ist.

Auf zentraler Plattform

Auf dem Markt verfügbareE-Procurement-Plattformen stellen solche Supply-Chain-Informationen bereit und verwalten sie. Diese lokal nutzbaren IT-Systeme unterstützen zentrale Anforderungen des Einkaufs:

Nachhaltigkeit – Unterstützung von ökologischen und sozialen Kriterien bei der Lieferantenwahl, wie Go-Green-Initiativen, CO2-Reduktion oder Zero Waste,

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Flexibilität – flexible Versorgung von Gütern durch Echtzeit-Einkaufsinformationen, um zeitnah auf Störfälle reagieren und in laufende Prozesse eingreifen zu können (flexible Sourcing, Enhanced Sourcing & Contracting),

Effizienz – sie tragen zur effizienten Abbildung der Einkaufsabläufe bei, um die Prozesskosten zu senken und Einsparpotenziale zu heben, zum Beispiel durch Lieferanten-Pools.

Cloud-Lösung für den Einkauf

Die SAP-Anwendung für den Einkauf SAP S/4Hana for Central Procurement (CP) ist auf diese Anforderungen ausgerichtet und soll sich überdies intuitiv bedienen lassen. Im cloudbasierten System können zentrale Rahmenverträge dezentral genutzt und laufend auf ihre Ausschöpfung hin überwacht werden. Die Einkaufsanwendung unterstützt im Sinn eines Daten-Hubs die Zentralisierung der Einkaufsfunktionen und -prozesse über mehrere ERP-Systeme hinweg. In Kombination mit SAP Ariba Supply Chain Collaboration (SCC) und SAP Analytics Cloud (SAC) können Unternehmen zeitnah Informationen beziehen, anhand derer sie Lieferrisiken schnell identifizieren können. Während SCC die Effizienz und Transparenz in der Zusammenarbeit zwischen den Handelspartnern verbessern und die elektronische Abwicklung unterstützen soll, integriert SAC Echtzeitanalysen, Planungen und Prognosen. Zur Ausrichtung der strategischen und operativen Einkaufsfunktionen kann zudem auf das SAP Ariba-Händlernetzwerk zugegriffen werden. Sollen globale Einkaufsprozesse gestaltet und lokal ausgeübt werden, lässt sich CP auf einer oder mehreren SAP ERP-, S/4Hana- oder anderen ERP-Lösungen aufsetzen. Das Tool SAP Master Data Governance (MDG) ermöglicht dabei die unternehmensweit einheitliche Stammdaten-Verwaltung.