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Tipps für Einsteiger

Worum geht es bei Process Mining?

Process Mining kann IT-gestützte Unternehmensprozesse analysieren und darauf hin verbessert werden. Worum es dabei genau geht und was es zu beachten gilt, hat der ERP-Anbieter ProAlpha zusammengefasst.

Bild: ©Africa Studio/stock.adobe.com

Prozessqualität und operative Exzellenz sind Ziele jedes Unternehmens. Für 42 Prozent, so eine Studie von Teknowlogy|PAC im Auftrag von ProAlpha, hat die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität sogar Top-Priorität, gefolgt von der Optimierung der Prozesse auf Platz zwei. Lösungsansätze dafür bietet Process Mining. Für alle, die gerade erst beginnen, sich damit zu befassen, gibt ProAlpha Antworten auf zentrale Fragen:

1. Was ist Process Mining?

Bei dieser Methode des Business Process Managements (BPM) erkennt und analysiert eine Software die Abläufe im Unternehmen. Anschließend wird deren Effizienz geprüft und optimiert. Dazu wertet die Anwendung die Log-Dateien derjenigen IT-Systeme aus, die an einem Geschäftsprozess beteiligt sind und erstellt daraus ein Prozessmodell. Mittels Process Mining kann somit sichtbar machen, was tatsächlich in den Systemen abläuft.

2. Was unterscheidet es von klassischem Business Process Management?

Ein wesentlicher Unterschied ist die Art der Erfassung der Ist-Prozesse. Anstatt diese in Workshops zu erfragen und zu dokumentieren, bildet die Software den Status quo automatisiert aus den Log-Daten aller relevanten Systeme ab. Das jeweilige Tool leitet daraus direkt die einzelnen Arbeitsschritte, Arbeits- und Wartezeiten ab – und visualisiert sie in einem standardisierten Flussdiagramm.

3. Wo liegen die Vorteile dieses technologischen Ansatzes?

Process Mining kann Schwachstellen, Fehleranfälligkeiten und Engpässe aufdecken. Zudem lässt sich damit die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Vorgaben überprüfen. Insgesamt dient das Verfahren dazu, die Qualität der Abläufe zu verbessern, die Produktivität zu erhöhen und die Prozesskosten zu senken. Auch die Customer Experience kann durch Process Mining verbessert werden.

4. Welche Voraussetzungen gibt es?

Ein Erfolgsfaktor liegt in den Daten. Das beginnt beim Zugang zu den Log-Daten aller in einem Prozess involvierten Systeme. Die Daten müssen einheitlich, vollständig und bei mehreren Quellen vor allem auch vergleichbar sein. Eventuell ist daher beim Zusammenführen der Daten eine Harmonisierung nötig.

5. Wer profitiert davon?

Grundsätzlich können alle IT-gestützten Abläufe analysiert werden. Je standardisierter diese bereits ablaufen, umso besser. Allerdings muss ein gewisser digitaler Reifegrad vorhanden sein, da die zu analysierenden Prozesse keine manuellen Arbeitsschritte enthalten dürfen. Schließlich ist die Arbeit von Mitarbeitern, die beispielsweise etwas ausdrucken und in eine andere Abteilung tragen, technisch weder analysier- noch messbar.

6. Was bringt Process Mining für den ERP-Einsatz?

Durch Process Mining lassen sich ERP-Abläufe optimieren. Das Verfahren ist daher kein Einmal-Projekt. Da sich Rahmenfaktoren immer wieder ändern, lohnen sich ein fortlaufendes Monitoring und eine regelmäßige Analyse.

7. Worauf ist bei der Toolauswahl zu achten?

Ältere Process-Mining-Werkzeuge konzentrierten sich rein auf Erfassung und Analyse. Die daraus abgeleiteten Workflow-Verbesserungen mussten mit anderen Automatisierungstools umgesetzt werden. Neuere Lösungen haben bereits umfassende Automatisierungsmöglichkeiten an Bord. Sie nutzen zudem künstliche Intelligenz für Prognosen zum weiteren Prozessverlauf, die in Echtzeit visualisiert werden.


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