Lösch- und Aufbewahrungspflichten

Was kann gelöscht werden, und was nicht?

Zum Jahresbeginn stehen Unternehmen wieder vor der Frage, welche Unterlagen sie vernichten und welche Dateien sie löschen können. Oft herrscht zudem noch Unsicherheit darüber, welche Unterlagen oder Dateien nach DSGVO gar nicht erst lange gespeichert werden dürfen oder unter welchen Umständen solche Daten mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen. Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, gibt einen Überblick.

(Bild: Softwarebüro Krekeler)

„Grundsätzlich gilt, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen fest definierten Zeitraum aufbewahrt werden müssen“, sagt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, einem DMS-Spezialisten. Bei personenbezogenen Daten sei das etwas anders. Liege kein Speichergrund vor, seien Unternehmen nach Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung zur Löschung personenbezogener Daten verpflichtet. „Das trifft aber nicht für Fälle zu, in denen personenbezogene Daten wegen anderer gesetzlicher Pflichten, beispielsweise nach Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht, Steuer- und Handelsrecht oder laut Gewerbeordnung, für einen längeren Zeitraum archiviert werden müssen“, so Krekeler weiter. So fordert das Steuerrecht, dass Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das gilt dann auch für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.

Nicht alles speichern

Damit muss die Speicherung von personenbezogenen Daten über einen längeren Zeitraum erfolgen, wenn ein berechtigtes Interesse dafür vorliegt. Das ist etwa der Fall, wenn diese Daten notwendig sind, um bestimmte rechtlichen Anforderungen zu erfüllen. „Allerdings dürfen nicht einfach sämtliche vorhandenen Daten vorsorglich für zehn Jahre aufbewahrt und sich dabei auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten berufen werden. Für die Speicherung eines Datensatzes muss es einen definierten Zweck oder eine rechtliche Vorgabe geben, die die Archivierung rechtfertigt“, sagt Krekeler und erläutert das anhand eines Beispiels: „Ein Bewerber, der sich im Sommer dieses Jahres beworben, sich aber für ein anderes Unternehmen entschieden hat, kann die Löschung sämtlicher Daten rechtmäßig verlangen, da diese keinen Zweck mehr erfüllen. Wurden diesem Bewerber für seine Fahrt zum Bewerbungsgespräch jedoch Fahrtkosten erstattet, existiert darüber ein Beleg. Dieser muss aus buchhalterischen Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden und darf erst ab Januar 2033 vernichtet werden.“

Was ab Januar 2023 gelöscht werden darf

Ab 1. Januar 2023 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Angebote und Auftragsbestätigungen, Kassenzettel und Preislisten sowie Mahnungen vernichtet werden, die im Jahr 2016 erstellt wurden, so der DMS-Spezialist. Aus dem Jahr 2012 stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.

“Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer immer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt”, sagt Krekeler. „Wenn die letzte Buchung für 2010 erst im Jahr 2012 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können diese Unterlagen aus 2010 erst ab 1. Januar 2023 vernichtet werden. Für Rechnungen, die im Jahr 2022 erstellt wurden, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am 1. Januar 2023 und dauert bis 31. Dezember 2032.”

Das Softwarebüro Krekeler bietet mit dem ’Office Manager’ eine DMS-Lösung für mittelständische Unternehmen und Freiberufler an, die Anwender bei der Erfüllung der rechtlichen Vorschriften unterstützt. Die Software ermöglicht etwa die Definition von Aufbewahrungsfristen und das Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist möglich, wobei das Löschdatum von einem Internet-Zeitserver bestätigt wird, um Manipulationen zu verhindern.

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