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Audits und Fristen

Zertifizierung während der Corona-Krise

Unternehmen sind derzeit in vielerlei Hinsicht gefordert: Sie müssen ihr wirtschaftliches Überleben sichern, Mitarbeiter ins Homeoffice oder in Kurzarbeit schicken und neue Strategien entwickeln. Sind Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Energie oder Arbeitsschutz eingerichtet, stehen Audits durch den Zertifizierer an. Wann Remote-Audits möglich sind und Fristen verlängert werden können, zeigt der nachfolgende Artikel.

Bild: ©️chokniti/stock.adobe.com

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Die Deutsche Akkreditierungsstelle weist aktuell die Zertifizierer für Managementsysteme auf die Bestimmungen des informativen Dokuments IAF ID3:2011 hin. Danach soll die Verschiebung einer Überwachung von bis zu sechs Monaten grundsätzlich möglich sein. Durch die Kombination mit Remote-Techniken soll dies auch um noch längere Zeiträume ausgedehnt werden können.

Managementsysteme für Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz

Für Unternehmen, die ein Managementsystem nach den folgenden Normen bzw. Standards eingerichtet haben bzw. für die Energieaudits erforderlich sind, bedeutet das konkret:

  • ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001: Einige Zertifizierer führen derzeit sog. Remote-Auditverfahren durch. Dabei findet ein Teil des Auditprogramms per WebMeeting statt. Auditthemen, die dagegen eine Vor-Ort-Begehung erfordern, können zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden. Die Fristen dazu können im Einzelfall um bis zu 6 Monate verlängert werden.
  • EMAS: Die Validierung durch einem Umweltgutachter kann nur durch eine Vor-Ort-Begutachtung erfolgen. Um die Prüfung zeitlich zu optimieren, können jedoch auch Teile der Begutachtung per Remote auditiert werden. Alle EMAS Registrierungen, die bis zum 30. Juni anstehen, können auf Antrag in der Registrierungsstelle um drei Monate verlängert werden. Die Fristverlängerung führt nicht zu einer Verlängerung der Registrierung, nachfolgende Fristen sind davon also unberührt.
  • IATF 16949: Für das Zertifizierungsverfahren nach IATF16949 sind Remote-Audits nicht zugelassen. Unternehmen können jedoch Auditfristen verschieben, ohne dass Zertifizierungen ausgesetzt werden müssen. Zusätzliche Verlängerungen sind für Erstzertifizierung, Überwachungs-, Rezertifizierungs- und Transfer-Audits möglich. Die Gültigkeit aller gültigen Zertifikate wird aktuell um sechs Monate verlängert (inkl. ausgesetzte Zertifikate).

Unternehmen die bedingt durch die Corona-Krise ihr Energieaudit nicht fristgerecht durchführen konnten, müssen das Audit bzw. die Online-Erklärung nach Beendigung der Krise unverzüglich nachholen und eine kurze Begründung abgeben — beispielsweise kein Betretungsrecht durch Externe während der Corona-Pandemie. Während der Krise erfolgt keine Stichprobenkontrolle durch das BAFA.

Gründe dokumentieren

Da die Vor-Ort-Begehung Teil der DIN EN16247-1 ist, ist das Energieaudit erst vollständig abgeschlossen, wenn diese abgeschlossen wurde. Falls das Energieaudit aufgrund einer verspäteten Vor-Ort-Begehung verfristet abgeschlossen wurde, sollten die Gründe dokumentiert werden. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto hilfreicher ist es für die Beurteilung. Die Umstände werden bei der Beurteilung berücksichtigt. Die Vor-Ort-Begehung sollte, sobald die Corona-bedingte Ausnahmesituation beendet ist, unverzüglich nachgeholt werden.

Es empfiehlt sich, Kontakt mit dem zuständigen Zertifizierer aufzunehmen und die Vorgehensweise für das Zertifizierungsverfahren zu klären. Das Beratungsunternehmen QUMsult unterstützt Unternehmen beim Vorbereiten auf die Zertifizierung und führt beispielsweise interne Audits zu den Themen Qualität, Umwelt, Energie und Arbeitsschutz durch, derzeit vorwiegend in WebMeetings.


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