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Robotic Process Automation

Software-Roboter in der Lieferkette

Lieferkettenschwierigkeiten verursachen rund 20 Prozent der Kosten von Fertigungsunternehmen, errechnen Fachleute. Robotergestützte Prozessautomatisierung kann viele der Stolpersteine aus dem Weg räumen, die zu diesen Ausgaben führen. Denn sie machen keine Fehler, halten sich an Regeln und arbeiten pausenlos – im Büro, Lieferantenmanagement und bei der Prozessoptimierung.

(Bild: ©ipopba/stock.adobe.com)

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Die Automatisierung der Fertigung war ein Meilenstein für die Effizienz des produzierenden Gewerbes. Nicht nur in der Automobilindustrie ist diese technologische Errungenschaft schon lange nicht mehr wegzudenken. Zugleich steht die fertigende Industrie heute vor Herausforderungen – volatile Märkte, Handelskriege, Fachkräftemangel, regulatorische Verschärfung und neue Mitbewerber sorgen dafür, dass sich Unternehmen nicht mehr auf ihrem bisherigen Vorsprung verlassen können. Mehr denn je stehen sie in der Pflicht, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und ihre Produktivität zu erhöhen, um im internationalen Wettbewerb mithalten zu können.

Geprägt durch Handarbeit

Gerade hinter den Kulissen der Fertigung und beim Kontakt mit Kunden laufen auch heute noch viele Prozesse manuell ab, obwohl sie sich genauso für die Automatisierung anbieten wie die Produktion selbst. Robotic Process Automation (RPA) bietet darauf eine Antwort: Software-Roboter arbeiten 24 Stunden am Tag, halten sich an die vorgegebenen Regeln, liefern nachvollziehbare, auditfähige Ergebnisse und machen keine Fehler. Sie sind dadurch prädestiniert dafür, repetitive und auch anspruchsvolle Verwaltungsaufgaben auszuführen. Für die Bearbeitung von komplexeren Aufgaben können Software-Roboter heute auch mit KI-Fähigkeiten ausgestattet werden.

Stabile Lieferketten als Grundvoraussetzung

Um Güter zu produzieren, sind Fertigungslinien darauf angewiesen, dass an ihrem Anfang Rohstoffe und Bauteile in ausreichender Quantität und Qualität zur Verfügung stehen. Dafür braucht die Fertigung eine funktionierende Stammdatenverwaltung, Bezugsquellenverwaltung, Arbeitsauftragsverwaltung, Nachfrage- und Angebotsplanung, Angebots-, Rechnungs- und Vertragsverwaltung, Retourenbearbeitung und Frachtverwaltung. Viele dieser Aufgaben werden komplett von Menschen ausgeführt, zuweilen sogar in Papierform. Etwa bei der Rechnungsbearbeitung: einkommende Rechnungen etwa werden eingescannt, an den entsprechenden Ansprechpartner zur Prüfung gemailt, dann vielleicht ausgedruckt und in ein anderes Postfach gesteckt für eine weitere Prüfung und landen dann nach Tagen erst in der Buchhaltung zur finalen Verbuchung. Das kostet Aufwand und Zeit, die sogar bares Geld kosten kann. Etwa wenn man durch einen langen Freigabeprozess Skontofristen nicht einhalten kann. Dazu kommt, dass in manchen Betrieben selbst hochqualifizierte Fachkräfte wie Ingenieure einen Teil ihrer Arbeitszeit auf repetitive Aufgaben verwenden müssen, die eigentlich nicht zu ihrem Tätigkeitsfeld gehören. Außerdem sinkt aufgrund von Routinearbeit oft die Konzentration und so entstehen Fehler.

Betriebsabläufe auf Grundlage von Daten

Software-Roboter dagegen können leicht Daten aus verschiedenen Quellen beziehen und regelbasiert verarbeiten. Dabei können sie auf digitale Systeme und Sensoren ähnlich einem menschlichen User zugreifen, ohne auf API und EDI angewiesen zu sein. So lösen sie repetitive Verwaltungsaufgaben wie die Rechnungsbearbeitung: per Email hereinkommende Rechnungen werden im Programm geöffnet, der Anhang wird heruntergeladen und abgelegt, die Details per OCR eingelesen, die Rechnungsdaten in die entsprechenden Datenbanken übertragen und abgeglichen und direkt in die Buchhaltung weitergeleitet, wenn keine Fehler entdeckt wurden. Bei Ungereimtheiten schickt der Software-Roboter die Rechnung zur Prüfung an einen menschlichen Kollegen. Wenn dieser die Freigabe gibt, läuft der Prozess automatisiert weiter. RPA bietet eine jederzeit nachvollziehbare Automatisierung, was bei Audits und potenziellen Streitigkeiten viel Ärger erspart.

Vielfältige Einsatzgebiete

RPA-Lösungen können aber auch auf Maschinen- und Anlagendaten zugreifen. Das vereinfacht den Einsatz von Prognosealgorithmen für die vorausschauende Wartung. So lassen sich etwa Kennzahlen zu Verschleiß und Operationseffizienz überwachen und automatisiert darauf reagieren. In der Qualitätssicherung können Software-Roboter Bildmaterial und sonstige digitale Informationen automatisch empfangen, verarbeiten, auswerten und kategorisieren. Zudem können sie die gesammelten Daten der Maschinen und der Qualitätssicherung sortieren und analysieren, wodurch Anwendern eine solide Faktengrundlage für Maßnahmen zur Steigerung der Prozesseffizienz und Kostenreduktion zur Verfügung steht. Darüber hinaus hilft die Automatisierung durch Software-Roboter dabei, die Übersicht über die Auswirkungen durch Änderungen von Regulatorien, Preisen und Marktbedingungen zu behalten. Sind entsprechende Daten verfügbar, können sie durch RPA direkt automatisiert weiterverarbeitet und in Maßnahmen umgesetzt werden. Dabei reduzieren umfassende, unwiderlegbare Audit-Protokolle über Prozessverläufe die Zeit und Kosten, die für Compliance-Maßnahmen aufgebracht werden müssen. Robotergestützte Prozessautomatisierung bietet leistungsstarke, flexible und vergleichsweise einfach einzurichtende Optionen, um Daten aus unterschiedlichen Systemen zu erfassen und zu verarbeiten – eine häufig lohnende Investition zur Optimierung von Prozessen.


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