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Schlüssellos sicher bei Stabilus

Zutritts- und Zeitmanagement

Schlüssellos sicher bei Stabilus

Im Zuge des Wachstums der letzten Jahre wollte Stabilus das Zutrittsmanagement und die Zeitwirtschaft mit einem zukunftsfähigen System optimieren. Fündig wurde das Unternehmen bei Interflex Datensysteme. Zeitraubende Übertragungen von Buchungsdaten gehören nun ebenso der Vergangenheit an, wie die vielen Firmenschlüssel in den Hosentaschen der Mitarbeiter.

 (Bild: Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG) [1]

(Bild: Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG)

Nationale und internationale Geschäftsaktivitäten erfordern individuelle Sicherheitskonzepte. Schon seit Längerem war die Stabilus S.A. auf der Suche nach einem Sicherheitssystem, das zu den eigenen Anforderungen passen und zukunftsfähig sein sollte. Die Lösung musste insbesondere das Wachstum der bestehenden globalen Strukturen mittragen können. Zum Zeitpunkt der Suche waren viele der konzernweit rund 6.000 Mitarbeiter des Anbieters von Gasfedern, Dämpfern und elektromechanischen Antrieben noch mit verschiedenen Schlüsseln in den Firmengebäuden unterwegs. Die Zutrittsberechtigungen waren komplex und aufwendig zu verwalten. Nach sorgfältiger Prüfung wählte Stabilus eine maßgeschneiderte Lösung aus Hardware und Software von Interflex. Damit gehören nicht nur die Schlüsselvielfalt und die zeitraubende Zutrittsverwaltung der Vergangenheit an. Auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter werden nun automatisch bei Zutritt gebucht und lassen sich durch die passende Schnittstelle direkt im internen SAP-System verarbeiten.

Zentrale Verwaltung gefordert

Das Unternehmen mit Stammwerk in Koblenz verfügt über ein globales Produktionsnetzwerk in neun Ländern. Besonders beim Zutrittsmanagement war entscheidend, dass die bisher eingesetzten Schlüssel vollständig durch Firmenausweise ersetzt werden. Ziel war es, mithilfe einer effizienten, elektronischen Lösung alle Zugänge sowie die Rechtevergabe in einem zentralen System zu verwalten. Zentrale Anforderung an die Zeitwirtschaft war es, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter über eine zertifizierte Schnittstelle an die Gehaltsabrechnung von SAP zu übertragen. Interflex hielt für beide Anforderungen eine passende Gesamtlösung bereit. Der Anbieter mit Hauptsitz in Stuttgart entwickelt maßgeschneiderte Hard- und Softwarelösungen für Sicherheitskonzepte sowie Workforce Management und gehört seit mehr als 40 Jahren zu den Wegbereitern seiner Branche.

(Bild: Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG) [2]

(Bild: Interflex Datensysteme GmbH & Co. KG)

Ein Ausweis für Zutritt und Zeiterfassung

Stabilus hatte bereits seit mehreren Jahren ein herkömmliches Zutrittskontrollsystem im Einsatz. Der Zugang zu den Arbeitsräumen war dabei durch Zutrittsterminals oder Schlösser gesichert. Doch mit der Erneuerung der Zutrittskontrolle wollten die Verantwortlichen nicht nur die bestehenden Schlüssel durch Ausweise ersetzen. Vielmehr sollten die Mitarbeiter für die Zugänge im Unternehmen und für die Buchung ihrer Arbeitszeiten ab sofort nur noch einen Firmenausweis benötigen. Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung konnte die Interflex Datensysteme die Verantwortlichen von Stabilus mit ihrem individuell konfigurierbaren Lösungsangebot überzeugen. „Nach sorgfältiger Analyse des tatsächlichen Bedarfs bei Stabilus haben unsere Systemberater und Spezialisten einen detaillierten Projektplan entwickelt. Dieser erlaubte Stabilus die schrittweise Einführung einer zentralen elektronischen Zutrittskontrolle und die Ablösung des bisherigen Zeiterfassungssystems durch eine effizientere neue Lösung – und zwar inklusive SAP-Schnittstelle“, erläutert Bernhard Sommer, General Manager von Interflex.

Zutrittsrechte per Chip

Nach erfolgreicher Implementierung der Software sowie der Installation der Online- und Offline-Terminals im Unternehmen konnte die Verteilung der Ausweise an die Mitarbeiter beginnen. Zudem wurden die Angestellten, die das System bei Stabilus betreuen, intensiv in der Handhabung geschult. Bei Stabilus sind die Türen heute mit elektronischen Beschlägen ausgestattet, die über die NetworkOnCard-Technologie mit dem zentralen System verbunden sind. Im Pförtnergebäude werden Buchungen durchgeführt, bei denen die in der Software verwalteten Zutrittsrechte auf einen Chip des Mitarbeiterausweises geschrieben werden. Der Einsatz von Schlüsseln ist nicht mehr erforderlich. Jeder Mitarbeiter kann sich an den Zutrittspunkten auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz ausweisen.

Zutritts- und Zeitmanagement

Schlüssellos sicher bei Stabilus

Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung konnte die Interflex Daten -systeme die Verantwortlichen von Stabilus mit ihrem individuell konfigurierbaren Lösungsangebot überzeugen. (Bild: Interflex Datensysteme GmbH) [3]

Im Zuge einer öffentlichen Ausschreibung konnte die Interflex Daten -systeme die Verantwortlichen von Stabilus mit ihrem individuell konfigurierbaren Lösungsangebot überzeugen. (Bild: Interflex Datensysteme GmbH)

Automatisierte Zeitwirtschaft

Das bisherige Erfassungssystem für Zeitbuchungen war schon seit Jahren bei Stabilus im Einsatz. Die Daten aus der Zeitabrechnung wurden an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben, es gab allerdings keine zertifizierte SAP-Schnittstelle. Da Stabilus jedoch mehr und mehr mit der betriebswirtschaftlichen Standardsoftware von SAP arbeitete, war eine Anbindung der Zeitwirtschaftslösung an das SAP-System eine zentrale Projektanforderung. Interflex verfügt über mehrere Integrationsmöglichkeiten zu SAP-Modulen, darunter auch die HR-PDC-Schnittstelle als Interface für die Betriebsdatenerfassung von Personalzeiten und Mitarbeiterausgaben. Somit wurde die bestehende Zeiterfassung von Stabilus durch das neue System von Interflex inklusive der HR-PDC-Schnittstelle ersetzt.

Schnell und sicher buchen

Seitdem buchen die Mitarbeiter ihre An- und Abwesenheitszeiten unkompliziert per Firmenausweis am Zeiterfassungsterminal. Über die Datenschnittstelle werden die gebuchten Daten in das SAP-System geladen und verarbeitet. Die Ergebnisse können die Angestellten sowohl an den Terminals als auch an ihren PCs abrufen. So wird die Zeiterfassung für alle Beschäftigten zu einem einheitlichen, transparenten Prozess: Sie reduziert administrative Tätigkeiten in der Personalabteilung und erhöht die Abrechnungssicherheit für alle Vertragsmodelle – von Vollzeitarbeitnehmern über Teilzeitkräfte bis hin zu geringfügig Beschäftigten. Einen weiteren Vorteil bietet die Buchung und Verarbeitung der Mitarbeiterausgaben, beispielsweise in Kantinen und an Tankstellen.

Einheitlich und zugänglich

Mithilfe der neuen Lösung steuert Stabilus sein Zutritts- und Zeitmanagement nun in einem einheitlichen System. Damit wird der global organisierte Konzern zudem seinen Sicherheitsanforderungen gerecht und bietet den Angestellten ein hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit. „Dank der Skalierbarkeit der Interflex-Lösungen profitieren gerade große Konzerne wie Stabilus von Investitionssicherheit. Denn natürlich ist es in einem so international ausgerichteten Unternehmen von Zeit zu Zeit erforderlich, Erweiterungen oder Änderungen für sicherheitssensible Zonen einzurichten. Das ist mit unseren Systemen und aus der Hand unserer Spezialisten in aller Regel schnell und kosteneffizient erledigt“, sagt Sommer von Interflex.


Workforce Management mit Interflex IF-6020

Das Workforce-Management-System IF-6020 bietet eine Vielzahl an Funktionen für die unternehmensweite Organisation von Zeitwirtschaft und Personaleinsatz. Dazu zählen:
• Die Personaleinsatzplanung mit verschiedenen Arbeitszeitmodellen, welche die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Durch integrierte Planungsfunktionen lassen sich Personalkosten reduzieren, indem Überstunden, Zuschlagspflichten und unproduktive Arbeitszeiten vermieden werden.
• Mit der Dienstplanerstellung lassen sich automatisch Dienstpläne generieren. Dabei ermittelt die Software eine bedarfsgerechte Tagesbesetzung, prüft die Einhaltung gesetzlicher Regeln und liefert übersichtliche Plantafeln.
• Die Dienstplanbearbeitung reagiert flexibel auf Bedarfsschwankungen und optimiert automatisch Planungsprozesse. Mitarbeiter haben mit diesem Tool die Möglichkeit, Schichten zu tauschen und unproduktive Arbeitszeiten zu vermeiden.
• Zertifizierte Lohnschnittstellen übertragen Daten automatisch an gängige Lohnschnittstellen wie Datev, Sage, SAP, ADP und andere. Nachträgliche Änderungen der übertragenen Lohn- und Gehaltsdaten sind jederzeit möglich.
• Zeitdaten erfasst die IF-6020 zuverlässig, auf Wunsch auch mobil. Arbeitgeber und Mitarbeiter können jederzeit den aktuellen Status einsehen.
• Die Zeitwertermittlung unterscheidet Tarifverträge bei der Abrechnung, ermittelt Lohnformen wie Leistungslohn, Akkordlohn oder Prämienlohn und berücksichtigt geänderte Zeitdaten der Mitarbeiter rückwirkend in der Entgeltabrechnung.
• Projektzeiterfassung und Kostenstellenerfassung erlauben eine Zuordnung der Daten und ordnen diese den gewünschten Kategorien zu.
• Zahlreiche Auswertungen helfen bei Analysen und der Planung des zukünftigen Bedarfs: angefangen bei Krankheitsständen und Überstunden über Urlaubskonten, Projektkosten und Kostenstellen bis hin zu Langzeit-Auswertungen für Jahresvergleiche.
• Die zur Lösung passenden Terminals aus der Serie eVayo von Interflex lassen sich anwenderspezifisch anpassen und sind in verschiedenen Ausführungen vom Einstiegsmodell über leistungsstarke Terminals bis hin zu mobilen WLAN-Modulen erhältlich.